Datenschutzerklärung des Auftragsverarbeiters in Bezug auf Acubiz

In dieser Datenschutzerklärung des Verarbeiters wird beschrieben, wie die mobile Anwendung von Acubiz („Acubiz-App") und die Acubiz-Weboberfläche ("Acubiz Web"), das von der Firma Visma Acubiz A/S bereitgestellt wird („Visma Acubiz" oder "wir"; "uns" und "unser" entsprechend definiert), personenbezogene Daten über Sie erheben, verwenden und weitergeben (die „Benutzer" oder "du") bei der Nutzung der Acubiz-Software.

Die Acubiz-App und Acubiz Web wurden entwickelt, um als integraler Bestandteil des Acubiz-Spesenmanagement-Dienstes genutzt zu werden („Acubiz"), das von Visma Acubiz für Geschäftskunden bereitgestellt wird. Damit sollen Unternehmen die Möglichkeit erhalten, ihren Mitarbeitern, Vorstandsmitgliedern usw. eine einfache Möglichkeit zu bieten, geschäftsbezogene Ausgaben, Fahrtenbuchdaten sowie Zeit- und Abwesenheitsmeldungen mithilfe der Acubiz-App und von Acubiz Web zu erfassen und zu genehmigen.

Personenbezogene Daten über Sie, die über Acubiz erhoben werden und aufgrund Ihrer Beziehung (in der Regel als Mitarbeiter, Vorstandsmitglied, ehrenamtlicher Mitarbeiter oder Lehrkraft) zu einem unserer Geschäftskunden erhoben werden (der „Kunde") mit dem Visma Acubiz eine Vereinbarung über den Zugang des Kunden zur Nutzung von Acubiz geschlossen hat. Wenn der Kunde – in der Regel über einen Acubiz-Pro-Benutzer, der in der Finanz-, Lohn- oder Personalabteilung des Kunden tätig ist – Sie als Benutzer von Acubiz anlegt, werden personenbezogene Daten über Sie, wie beispielsweise Ihr vollständiger Name, Ihre Initialen und Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, vom Kunden in der Acubiz-Lösung erfasst; und da Acubiz (einschließlich der Acubiz-App) anschließend von Ihnen und dem Kunden genutzt wird, können zusätzliche personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden, wie im Folgenden näher erläutert wird.

Acubiz fungiert als Auftragsverarbeiter für den Kunden, und diese Datenschutzerklärung für Auftragsverarbeiter dient lediglich dazu, Ihnen bestimmte zusätzliche Informationen zu Acubiz zur Verfügung zu stellen.

Der Kunde ist der Verantwortliche für personenbezogene Daten über Sie, die über die Acubiz-App und Acubiz Web erhoben und/oder anderweitig verarbeitet werden. Visma Acubiz fungiert in dieser Hinsicht somit lediglich als Auftragsverarbeiter für den Kunden. Aus diesem Grund hat Visma Acubiz eine Datenverarbeitungsvereinbarung mit dem Kunden geschlossen, um sicherzustellen, dass wir personenbezogene Daten ausschließlich gemäß den Anweisungen des Kunden und in Übereinstimmung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erheben und verarbeiten. Diese Datenschutzerklärung des Auftragsverarbeiters ändert keine Bestimmungen einer Vereinbarung mit dem Kunden, sondern dient lediglich dazu, Ihnen bestimmte Informationen bezüglich der Acubiz-App und von Acubiz Web zur Verfügung zu stellen.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass diese Datenschutzerklärung des Auftragsverarbeiters ausschließlich zu Informationszwecken bereitgestellt wird. Die Datenschutzerklärung des Auftragsverarbeiters stellt keine vertragliche Zusage von Visma Acubiz Ihnen gegenüber dar. Zur Vermeidung von Zweifeln sei zudem darauf hingewiesen, dass die Existenz dieser Datenschutzerklärung des Auftragsverarbeiters in keiner Weise daran etwas ändert, dass der Kunde im Sinne der geltenden Datenschutzgesetze als Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten über Sie gilt, die über die Acubiz-App und Acubiz Web erhoben und/oder anderweitig verarbeitet werden. Die in dieser Datenschutzerklärung enthaltenen Informationen ersetzen keine Informationen, die der Kunde Ihnen zur Erfüllung seiner Pflichten als Verantwortlicher hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten zur Verfügung stellt oder bereits zur Verfügung gestellt hat, und Sie sollten alle Fragen dazu, wie Daten über Sie innerhalb von oder im Zusammenhang mit Acubiz (einschließlich der Acubiz-App und Acubiz Web) verarbeitet werden, direkt an den Kunden richten.

Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten in der Acubiz-App und auf der Acubiz-Website

Die Acubiz-App und Acubiz Web werden in Verbindung mit Acubiz genutzt, um einzelne Transaktionen und Spesenabrechnungen zu erfassen und zu genehmigen oder abzulehnen. Zur Erbringung dieses Dienstes werden über die Acubiz-App und Acubiz Web verschiedene Arten von personenbezogenen Daten über den Nutzer erhoben. Zu den konkreten Arten von personenbezogenen Daten, die erhoben werden, können – je nachdem, wie der Kunde Acubiz konfiguriert hat und nutzt sowie wie der Nutzer die Acubiz-App und Acubiz Web nutzt – folgende gehören:

• Vollständiger Name
• Dienst-E-Mail-Adresse
• Unternehmens-ID
• Initialen
• Mitarbeiter-Nr.
• Handynummer
• Konfigurationsdaten (Benutzername, Passwort/Zugangscode, Auswahl der Sprache für die Benutzeroberfläche, Genehmigungslimit, Name des/der Vorgesetzten, Zuordnung zur Unternehmensstruktur, z. B. Abteilungscode oder Kostenstelle usw.)
• Zahlungskartendaten
• Transaktionsdaten (siehe unten)
• Kfz-Kennzeichen
• Private Adresse
• Bankverbindung (BIC/SWIFT, IBAN)

Die Acubiz-App und Acubiz Web verwenden die geschäftliche E-Mail-Adresse, die Unternehmens-ID und das Passwort des Benutzers für die Anmeldung. Diese Informationen dienen der eindeutigen Identifizierung des Benutzers und der Zuordnung von Transaktionen.

Die Datenerfassungsformulare in der Acubiz-App und im Acubiz-Web sind „Ausgaben“, „Rechnungen“, „Tagegelder“, „Kilometerpauschalen“ und „Zeiterfassung“; diese werden jeweils als Transaktionsarten bezeichnet. Welche dieser Transaktionsarten Sie über die Acubiz-App und das Acubiz-Web in Acubiz erfassen können, hängt von der Vereinbarung des Kunden mit Visma Acubiz und der Konfiguration von Acubiz durch den Kunden ab.

Je nach Transaktionsart und der Konfiguration von Acubiz durch den Kunden können relevante Geschäfts- und Buchhaltungsdaten zu einzelnen Transaktionen (Transaktionsdaten) – wie Datum, Betrag, Währung, Verwendungszweck, Start- und Zieladresse, Route, Abteilungscode oder Projektnummer –, ein oder mehrere Fotos eines Belegs sowie weitere nicht sensible personenbezogene Daten, die für den Buchhaltungsprozess relevant sind, in die Acubiz-App und Acubiz Web eingegeben werden. Weitere Einzelheiten zu den einzelnen Transaktionsarten finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Acubiz nutzt unspezifische Geräteinformationen wie Gerätetyp, Spracheinstellungen und Betriebssystem, um die Benutzererfahrung zu optimieren sowie Fehler oder Abstürze der Acubiz-App und der Acubiz-Webseite zu beheben.

Die Eingabe sensibler personenbezogener Daten in die Acubiz-App und auf Acubiz Web ist nicht gestattet: Der Nutzer darf KEINE personenbezogenen Daten, die zu einer der folgenden Kategorien gehören, in die Acubiz-App oder auf Acubiz Web eingeben oder deren Eingabe veranlassen, da die Acubiz-App und Acubiz Web nicht für die Verarbeitung personenbezogener Daten dieser Kategorien vorgesehen sind:

• Sensible personenbezogene Daten (personenbezogene Daten im Sinne von Artikel 9 der DSGVO), d. h. personenbezogene Daten, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten über das Sexualleben oder die sexuelle Orientierung einer natürlichen Person;
• Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit strafrechtlichen Verurteilungen und Straftaten (personenbezogene Daten im Sinne von Artikel 10 der DSGVO); oder
• Daten zu CPR-Nummern (oder zu sonstigen allgemein verwendeten nationalen Identifikationsnummern/Identifikatoren, für deren Verarbeitung gemäß den Rechtsvorschriften der Mitgliedstaaten besondere Bedingungen gelten, vgl. Artikel 87 der DSGVO).

Die Transaktionsarten „Ausgabe“ und „Rechnung“:

Mit der Acubiz-App können Fotos von Belegen, Rechnungen und anderen Anlagen (Zahlungsbelegen) aufgenommen werden, die für den Nachweis einer geschäftlich bedingten Ausgabe relevant sind. Je nach Konfiguration von Acubiz durch den Kunden können buchhalterische Angaben wie Betrag, Währung, Datum, Land und Art der Kosten sowie gegebenenfalls Kommentare über die Acubiz-App oder die Acubiz-Web-App zur Spesenmeldung hinzugefügt werden. Die kombinierte Meldung mit den Fotos (sofern hinzugefügt) und den genannten Daten kann anschließend über die Acubiz-App oder die Acubiz-Web-App zur weiteren Genehmigung und Bearbeitung eingereicht werden.

Je nach Nutzungsgewohnheiten des Nutzers der Acubiz-App möchte dieser möglicherweise über die Acubiz-App auf ein zuvor aufgenommenes Foto eines Zahlungsbelegs zugreifen und dieses hochladen. Dazu muss der Nutzer der Acubiz-App die Berechtigung erteilen, auf die Fotobibliothek seines Mobilgeräts zuzugreifen. Acubiz unterstützt die folgenden Einstellungen für die Fotobibliothek: „Alle Fotos“, „Ausgewählte Fotos“ oder „Keine“; dadurch kann Acubiz jeweils auf alle Fotos in der Bibliothek zugreifen, nur auf ausgewählte Fotos zugreifen oder gar keinen Zugriff auf die Fotobibliothek haben.

Jegliche Berechtigung für die Acubiz-App zur Nutzung der Kamera und/oder zum Zugriff auf die Fotobibliothek des Mobilgeräts des Nutzers wird vom Nutzer bei der erstmaligen Nutzung der Funktion erteilt. Der Nutzer kann die Berechtigungseinstellungen jederzeit ganz einfach in der Acubiz-App oder über die Systemeinstellungen des Mobilgeräts ändern.

Die Acubiz-App nutzt bei der Erfassung von Ausgaben keine Standortbestimmungsfunktionen des Mobilgeräts des Nutzers.

Die Transaktionsart „Meilen“:

Für die Transaktionsart „Kilometer“ (sofern diese Teil der Acubiz-Konfiguration des Kunden ist) können die Acubiz-App oder Acubiz Web genutzt werden, um geschäftsbezogene Kilometer zu erfassen und mithilfe einer advanced Matrix advanced und Sätzen die Kilometererstattungsansprüche des Kunden zu berechnen. So können die Daten zur Fahrt – einschließlich der zurückgelegten Strecke, des Fahrtzwecks sowie der Start- und Zieladresse – in der Acubiz-App oder im Acubiz-Web eingegeben und über die Acubiz-App oder das Acubiz-Web zur weiteren Genehmigung und Bearbeitung übermittelt werden.

Der Nutzer kann seine Start- und Zieladresse manuell eingeben. Alternativ kann der Nutzer, um die Acubiz-App bequemer zu nutzen und die Entfernung zwischen Start- und Zielort genauer zu berechnen, der Acubiz-App gestatten, die Standortverfolgungsfunktion seines Mobilgeräts zu nutzen, um die tatsächlich zurückgelegte Route zu erfassen. Bei Nutzung der Standortverfolgungsfunktion werden Standortdaten in der Acubiz-Lösung des Kunden gespeichert, um die zurückgelegte Route auf einer Karte als Nachweis für die Fahrtkosten darzustellen.

Jede Berechtigung, die die Nutzung der Standortverfolgungsfunktion des Mobilgeräts des Nutzers durch die Acubiz-App betrifft, wird vom Nutzer bei der erstmaligen Nutzung dieser Funktion erteilt. Der Nutzer kann die Berechtigungseinstellungen jederzeit ganz einfach in Acubiz oder über die Systemeinstellungen des Mobilgeräts ändern.

Wenn der Nutzer nicht möchte, dass die Acubiz-App den Standortdienst des Mobilgeräts nutzt, sollte die Einstellung „Nicht zulassen“ ausgewählt werden.

Andernfalls kann der Nutzer die Einstellung „Während der Nutzung der App zulassen“ des Ortungsdienstes wählen. Die GPS-Ortung wird dann verwendet, um den aktuellen Standort anzuzeigen, die Route auf einer Karte darzustellen und die zurückgelegte Strecke zu berechnen. Darüber hinaus stellt die Nutzung der Ortungsfunktion im Hintergrund sicher, dass der Nutzer das Mobilgerät während der Fahrt für andere rechtmäßige Zwecke nutzen kann.

Die Acubiz-App verfolgt den Standort des Nutzers nicht (auch wenn die Einstellung „Immer“ ausgewählt ist), bis er mit der Routenaufzeichnung beginnt. Die Standortverfolgung wird beendet, sobald der Nutzer die Routenaufzeichnung beendet.

Die Transaktionsart „Zeit“:

Für die Transaktionsart „Zeit“ (sofern diese Teil der Acubiz-Konfiguration des Kunden ist) wird die Acubiz-App oder Acubiz Web hauptsächlich dazu verwendet, projektbezogene Zeitaufwendungen sowie Abwesenheiten und Standardzeiten im Vergleich zu einem wöchentlichen Arbeitsplan zu erfassen. Gegebenenfalls hat der Kunde die entsprechenden Lohnarten und Pflichtangaben für die geschäftlichen Zwecke des Benutzers eingerichtet.

Die entsprechenden Angaben (die davon abhängen, wie der Kunde Acubiz konfiguriert hat, und beispielsweise Angaben zu Konto, Art, Abmessungen und Datum umfassen können) können vom Benutzer in der Acubiz-App oder auf Acubiz Web erfasst werden; die Zeiterfassungen können anschließend über die Acubiz-App oder Acubiz Web zur weiteren Genehmigung und Bearbeitung übermittelt werden.

Die Acubiz-App nutzt bei der Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten keine Standortbestimmungsfunktionen des Mobilgeräts des Nutzers.

Quellen der personenbezogenen Daten

Einige der personenbezogenen Daten über Sie, die von der Acubiz-App und Acubiz Web erfasst werden, stammen aus Acubiz, z. B. Konfigurationsinformationen, die vom Kunden bei Ihrer Einrichtung als Acubiz-Nutzer bereitgestellt wurden, Informationen, die Sie zuvor in Acubiz eingegeben haben (auch über die Acubiz-App oder Acubiz Web), sowie in einigen Fällen Transaktionsdaten von Kreditkartenunternehmen, die vom Kunden genutzt werden. Die übrigen personenbezogenen Daten über Sie werden im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung der Acubiz-App und der Acubiz-Webseite von Ihnen (einschließlich Ihres Mobilgeräts) erhoben.

Weitergabe personenbezogener Daten

Zur Klarstellung: Die über die Acubiz-App und Acubiz Web erhobenen personenbezogenen Daten stehen dem Kunden (dem für die Datenverarbeitung Verantwortlichen) zur Verfügung. (Dementsprechend können sie auch anderen Nutzern, Personen oder Dritten zugänglich sein, denen der Kunde den Zugriff auf diese Daten gewährt (sei es über die Acubiz-App, Acubiz Web oder auf andere Weise).)

Darüber hinaus können wir, soweit dies gemäß unserer Datenverarbeitungsvereinbarung mit dem Kunden zulässig ist, die personenbezogenen Daten an etwaige Unterauftragsverarbeiter weitergeben, die wir bei der Erbringung des Acubiz-Dienstes für den Kunden einsetzen.

Abgesehen von den oben genannten Fällen geben wir personenbezogene Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben oder wir haben Ihre vorherige Einwilligung dazu.

Sicherheit und Aufbewahrung personenbezogener Daten

Acubiz ergreift geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ein Sicherheitsniveau zu gewährleisten, das den dänischen Rechtsvorschriften, der DSGVO und der Vereinbarung zwischen dem Kunden und Acubiz entspricht.

Der Zeitraum, während dessen wir die personenbezogenen Daten aufbewahren, richtet sich nach unserer Vereinbarung mit dem für die Datenverarbeitung Verantwortlichen (d. h. dem Kunden).

Ihre Rechte

Unter bestimmten Umständen können Ihnen lokale Datenschutzgesetze (wie beispielsweise die DSGVO) bestimmte Rechte gegenüber dem für die Datenverarbeitung Verantwortlichen (d. h. dem Kunden) in Bezug auf die personenbezogenen Daten einräumen. Diese Rechte können je nach den Umständen eines oder mehrere der folgenden Rechte umfassen:

• Das Recht auf Widerruf der Einwilligung
• Recht auf Auskunft über personenbezogene Daten
• Das Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten
• Das Recht auf Löschung personenbezogener Daten
• Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten
• Das Recht auf Datenübertragbarkeit
• Das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten

Sollte der Nutzer Fragen dazu haben oder von diesen Rechten Gebrauch machen wollen, sollte er sich an den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, d. h. den Kunden, wenden.

Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung des Verarbeiters

Acubiz kann diese Datenschutzerklärung für Auftragsverarbeiter jederzeit und ohne vorherige Ankündigung ändern und aktualisieren, unter anderem um geltenden Gesetzen und anderen Anforderungen gerecht zu werden. Die aktuellste Version ist jederzeit hier verfügbar: acubiz.com/rechtliche-hinweise/acubiz-datenschutzerklärung. Wir empfehlen Ihnen, diese Erklärung regelmäßig auf etwaige Änderungen zu überprüfen.

Dezember 2021