Fassung DEZEMBER 2021
Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie die Acubiz-Mobilanwendung ("Acubiz-App") und die Acubiz-Webschnittstelle ("Acubiz-Web"), die von der Firma Visma Acubiz A/S ("Visma Acubiz" oder "wir"; "uns" und "unser" entsprechend definiert) bereitgestellt werden, personenbezogene Daten über Sie (den "Nutzer" oder "Sie") erheben, verwenden und weitergeben, wenn Sie die Acubiz-Software nutzen.
Die Acubiz-App und Acubiz-Web wurden entwickelt, um als integraler Bestandteil des Acubiz-Spesenverwaltungsdienstes ("Acubiz") verwendet zu werden, der von Visma Acubiz für Geschäftskunden bereitgestellt wird. Der Zweck besteht darin, Unternehmen die Möglichkeit zu geben, ihren Mitarbeitern, Vorstandsmitgliedern usw. eine einfache Möglichkeit zu bieten, geschäftsbezogene Ausgaben zu registrieren und zu genehmigen, den Kilometerstand zu verfolgen sowie Zeit- und Abwesenheitsberichte zu erstellen, indem sie die Acubiz-App und Acubiz-Web verwenden.
Personenbezogene Daten über Sie, die über Acubiz erfasst werden, werden aufgrund Ihrer Beziehung (in der Regel als Angestellter, Vorstandsmitglied, Freiwilliger oder Lehrer) zu einem unserer Geschäftskunden (der "Kunde") erfasst, mit dem Visma Acubiz eine Vereinbarung über den Zugang des Kunden zur Nutzung von Acubiz geschlossen hat. Wenn der Kunde, in der Regel über einen Acubiz-Pro-User, der in der Finanz-, Lohnbuchhaltungs- oder Personalabteilung des Kunden arbeitet, Sie als Benutzer von Acubiz konfiguriert, werden personenbezogene Daten über Sie, wie z. B. Ihr vollständiger Name, Ihre Initialen und Ihre berufliche E-Mail-Adresse, vom Kunden in der Acubiz-Lösung registriert; und wenn Acubiz (einschließlich der Acubiz-App und der Acubiz-App) anschließend von Ihnen und dem Kunden verwendet wird, können weitere personenbezogene Daten erfasst und verarbeitet werden, wie weiter unten erläutert.
Acubiz agiert als Datenverarbeiter für den Kunden, und diese Datenschutzerklärung für den Datenverarbeiter dient lediglich dazu, Ihnen bestimmte zusätzliche Informationen über Acubiz zur Verfügung zu stellen.
Der Kunde ist der für die Datenverarbeitung Verantwortliche in Bezug auf die personenbezogenen Daten, die über die Acubiz-App und das Acubiz-Web erhoben und/oder anderweitig verarbeitet werden. Visma Acubiz handelt in dieser Hinsicht also nur als Datenverarbeiter für den Kunden. Visma Acubiz hat daher mit dem Kunden eine Datenverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen, um sicherzustellen, dass wir personenbezogene Daten nur im Auftrag des Kunden und in Übereinstimmung mit der EU-Datenschutzgrundverordnung (GDPR) erheben und verarbeiten. Diese Datenschutzerklärung des Datenverarbeiters ändert nichts an den Bedingungen der Vereinbarung mit dem Kunden, sondern dient lediglich dazu, Ihnen bestimmte Informationen über die Acubiz-App und die Acubiz-Website zur Verfügung zu stellen.
Es wird darauf hingewiesen, dass diese Datenschutzerklärung ausschließlich zu Informationszwecken bereitgestellt wird. Die Datenschutzerklärung des Auftragsverarbeiters stellt keine vertragliche Zusage von Visma Acubiz an Sie dar. Um Zweifel auszuschließen, ändert das Vorhandensein dieser Datenschutzerklärung für den Auftragsverarbeiter nichts daran, dass der Kunde als der für die Datenverarbeitung Verantwortliche im Sinne der geltenden Datenschutzgesetze in Bezug auf die Sie betreffenden personenbezogenen Daten angesehen wird, die über die Acubiz-App und die Acubiz-Website erhoben und/oder anderweitig verarbeitet werden. Die in dieser Datenschutzerklärung enthaltenen Informationen ersetzen nicht die Informationen, die der Kunde zur Erfüllung seiner Pflichten als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher Ihnen in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Verfügung stellen kann oder bereits zur Verfügung gestellt hat, und Sie sollten sich bei Fragen darüber, wie Daten über Sie innerhalb von oder in Bezug auf Acubiz (einschließlich der Acubiz-App und Acubiz-Web) verarbeitet werden, an den Kunden wenden.
Die Acubiz-App und das Acubiz-Web werden in Verbindung mit Acubiz verwendet, um einzelne Transaktionen und Spesenabrechnungen zu registrieren und zu genehmigen oder abzulehnen. Um diesen Dienst bereitzustellen, werden über die Acubiz-App und das Acubiz-Web verschiedene Arten von personenbezogenen Daten über den Nutzer erfasst. Die spezifischen Arten von personenbezogenen Daten, die erfasst werden, können je nachdem, wie der Kunde Acubiz konfiguriert hat und nutzt, und je nach der Nutzung der Acubiz-App und des Acubiz-Web durch den Nutzer, Folgendes umfassen:
Die Acubiz-App und das Acubiz-Web verwenden die Unternehmens-E-Mail-Adresse, die Unternehmens-ID und das Passwort des Nutzers für die Anmeldung. Diese Informationen werden zur eindeutigen Identifizierung des Nutzers und zur Zuweisung von Transaktionen verwendet.
Die Datenformulare in der Acubiz-App und im Acubiz-Web sind Spesen, Rechnung, Tagessatz, Kilometergeld und Zeit, die jeweils als Vorgangsarten bezeichnet werden. Es hängt von der Vereinbarung des Kunden mit Visma Acubiz und der Konfiguration von Acubiz durch den Kunden ab, welche dieser Vorgangsarten Sie in Acubiz über die Acubiz-App und Acubiz-Web eingeben können.
Abhängig von der Transaktionsart und der Konfiguration von Acubiz durch den Kunden können relevante Geschäfts- und Buchhaltungsdaten zu einzelnen Transaktionen (Transaktionsdaten), wie z. B. Datum, Betrag, Währung, Zweck der Transaktion, Start- und Endadresse, Route, Abteilungscode oder Projektnummer, ein oder mehrere Fotos eines Belegs und andere nicht sensible persönliche Daten, die für den Buchhaltungsprozess relevant sind, in die Acubiz-App und Acubiz-Web eingegeben werden. Weitere Einzelheiten zu den einzelnen Transaktionsarten finden Sie in den folgenden Abschnitten.
Acubiz verwendet nicht-spezifische Geräteinformationen, wie z.B. Gerätetyp, Spracheinstellungen und Betriebssystem, um die Nutzererfahrung zu optimieren und um Fehler in der Acubiz-App und im Acubiz-Web zu beheben oder Abstürze zu vermeiden.
Die Eingabe sensibler personenbezogener Daten in die Acubiz-App und Acubiz-Web ist nicht gestattet: Der Nutzer darf KEINE personenbezogenen Daten in die Acubiz-App oder das Acubiz-Web eingeben oder eingeben lassen, die zu einer der folgenden Kategorien gehören, da die Acubiz-App und das Acubiz-Web nicht für die Verarbeitung personenbezogener Daten dieser Kategorien bestimmt sind:
Die Acubiz-App kann verwendet werden, um Fotos von Quittungen, Rechnungen und anderen Anlagen (Zahlungsbelegen) zu machen, die für die Dokumentation einer geschäftsbezogenen Ausgabe relevant sind. Je nach Konfiguration von Acubiz durch den Kunden können buchhaltungsrelevante Details wie Betrag, Währung, Datum, Land und Art der Kosten und möglicherweise Kommentare über die Acubiz-App oder Acubiz-Web der Ausgabenregistrierung hinzugefügt werden, und die kombinierte Registrierung mit dem/den Foto(s) (falls hinzugefügt) und den genannten Daten kann anschließend über die Acubiz-App oder Acubiz-Web-App zur weiteren Genehmigung und Bearbeitung eingereicht werden.
Je nach Nutzungsverhalten des Nutzers der Acubiz-App kann es vorkommen, dass der Nutzer über die Acubiz-App auf ein zuvor aufgenommenes Foto eines Zahlungsbelegs zugreifen und dieses hochladen möchte. Dazu muss der Nutzer der Acubiz-App die Erlaubnis erteilen, auf die Fotobibliothek des Mobilgeräts des Nutzers zuzugreifen. Acubiz unterstützt die folgenden Einstellungen für die Fotobibliothek: "Alle Fotos", "Ausgewählte Fotos" oder "Keine"; damit kann Acubiz auf alle Fotos in der Bibliothek zugreifen, nur auf ausgewählte Fotos zugreifen oder überhaupt keinen Zugriff auf die Fotobibliothek haben.
Jede Erlaubnis für die Acubiz-App, die Kamera zu verwenden und/oder auf die Fotobibliothek des Mobilgeräts des Nutzers zuzugreifen, wird vom Nutzer bei der ersten Nutzung der Funktion erteilt. Der Nutzer kann die Berechtigungseinstellungen in der Acubiz-App oder in den Systemeinstellungen des Mobilgeräts jederzeit einfach ändern.
Die Acubiz-App verwendet bei der Registrierung von Ausgaben keine Standortverfolgungsfunktionen des Mobilgeräts des Nutzers.
Für die Transaktionsart Kilometerstand (sofern Teil der Konfiguration von Acubiz durch den Kunden) kann die Acubiz-App oder Acubiz-Web genutzt werden, um geschäftsbezogene Kilometer zu erfassen und über eine advanced Regel- und Tarifmatrix die Kilometerforderungen des Kunden zu berechnen. So kann die Registrierung der Reise einschließlich der zurückgelegten Strecke, des Zwecks der Reise sowie der Start- und Zieladresse in Acubiz app oder Acubiz web eingegeben und über die Acubiz app oder Acubiz web zur weiteren Genehmigung und Bearbeitung eingereicht werden.
Der Nutzer kann seine Start- und Zieladresse manuell eingeben. Alternativ kann der Nutzer für eine bequemere Nutzung der Acubiz-App und eine genauere Berechnung der Entfernung zwischen Start- und Zielort die Standortverfolgungsfunktion des mobilen Geräts des Nutzers nutzen, um die tatsächlich zurückgelegte Strecke zu verfolgen. Bei der Verwendung der Ortungsfunktion werden die Standortdaten in der Acubiz-Lösung des Kunden gespeichert, um die zurückgelegte Strecke auf einer Karte als Nachweis für den Kilometeraufwand einzeichnen zu können.
Jede Erlaubnis für die Acubiz-App, die Standortverfolgungsfunktion des Mobilgeräts des Nutzers zu verwenden, wird vom Nutzer bei der ersten Nutzung der Funktion erteilt. Der Nutzer kann die Berechtigungseinstellungen in Acubiz oder in den Systemeinstellungen des Mobilgeräts jederzeit einfach ändern.
Wenn der Benutzer nicht möchte, dass die Acubiz-App den Standortdienst des Mobilgeräts verwendet, sollte die Einstellung "Nicht zulassen" gewählt werden.
Andernfalls kann der Nutzer die Einstellung "Während der Nutzung der App zulassen" des Ortungsdienstes wählen. Die GPS-Ortung wird dann verwendet, um den aktuellen Standort anzuzeigen, die Route zu kartieren und die zurückgelegte Strecke zu berechnen. Darüber hinaus wird durch die Verwendung der Standortverfolgung im Hintergrund sichergestellt, dass der Nutzer das Mobilgerät während der Fahrt für andere legale Zwecke nutzen kann.
Die Acubiz-App verfolgt den Standort des Benutzers (auch wenn die Einstellung "Immer" ausgewählt ist) erst, wenn er/sie mit der Verfolgung der Route beginnt. Die Verfolgung des Standorts wird beendet, sobald der Benutzer die Verfolgung der Route beendet.
Für die Transaktionsart Zeit (wenn sie Teil der Konfiguration von Acubiz durch den Kunden ist) wird die Acubiz-App oder Acubiz-Web hauptsächlich dazu verwendet, projektbezogene Zeitaufwendungen sowie Abwesenheit und Standardzeit im Vergleich zu einem Wochenarbeitszeitplan zu erfassen. Der Kunde hat ggf. die entsprechenden Lohnarten und Pflichtkommentare für den Geschäftszweck des Nutzers eingerichtet.
Die entsprechenden Angaben (die davon abhängen, wie der Kunde Acubiz konfiguriert hat, und z. B. die Angabe von Konto, Typ, Abmessungen und Datum umfassen können) können vom Nutzer in der Acubiz-App oder im Acubiz-Web registriert werden, und die Zeitregistrierungen können anschließend über die Acubiz-App oder das Acubiz-Web zur weiteren Genehmigung und Bearbeitung eingereicht werden.
Die Acubiz-App verwendet bei der Meldung von Zeit und Abwesenheit keine Standortverfolgungsfunktionen des Mobilgeräts des Nutzers.
Einige der personenbezogenen Daten, die über die Acubiz-App und das Acubiz-Web erfasst werden, werden von Acubiz abgerufen, z. B. Konfigurationsinformationen, die vom Kunden bei der Konfiguration als Acubiz-Benutzer bereitgestellt wurden, Informationen, die Sie zuvor in Acubiz eingegeben haben (einschließlich über die Acubiz-App oder das Acubiz-Web), und in einigen Fällen Transaktionsdaten von dem/den vom Kunden verwendeten Kreditkartenunternehmen. Die übrigen personenbezogenen Daten über Sie werden von Ihnen (einschließlich Ihres Mobilgeräts) in Verbindung mit Ihrer Nutzung der Acubiz-App und der Acubiz-Website erhoben.
Zur Klarstellung: Die über die Acubiz-App und das Acubiz-Web erhobenen personenbezogenen Daten stehen dem Kunden (dem für die Datenverarbeitung Verantwortlichen) zur Verfügung. (Dementsprechend können sie auch anderen Nutzern, Personen oder Dritten zur Verfügung stehen, denen der Kunde Zugang zu diesen Daten gewährt (sei es über die Acubiz-App oder die Acubiz-Website oder anderweitig).
Darüber hinaus können wir im Rahmen unserer Datenverarbeitungsvereinbarung mit dem Kunden die personenbezogenen Daten an Unterauftragsverarbeiter weitergeben, die wir bei der Erbringung der Acubiz-Dienstleistung für den Kunden einsetzen.
Außer in den oben genannten Fällen geben wir die personenbezogenen Daten nicht ohne Ihre vorherige Zustimmung an Dritte weiter, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben.
Acubiz setzt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um in Bezug auf die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ein Sicherheitsniveau zu gewährleisten, das dem dänischen Recht, der DSGVO und dem Vertrag zwischen dem Kunden und Acubiz entspricht.
Der Zeitraum, in dem wir die personenbezogenen Daten aufbewahren, wird in Übereinstimmung mit unserer Vereinbarung mit dem für die Datenverarbeitung Verantwortlichen (d. h. dem Kunden) festgelegt.
Unter bestimmten Umständen können Ihnen lokale Datenschutzgesetze (wie die DSGVO) bestimmte Rechte gegenüber dem für die Datenverarbeitung Verantwortlichen (d. h. dem Kunden) in Bezug auf die personenbezogenen Daten einräumen. Diese Rechte können, je nach den Umständen, eines oder mehrere der folgenden umfassen:
Wenn der Nutzer Fragen zu diesen Rechten hat oder sie geltend machen will, sollte er sich an den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, d. h. den Kunden, wenden.
Acubiz kann diese Datenschutzerklärung für den Prozessor jederzeit und ohne Vorankündigung ändern und aktualisieren, auch um geltenden Gesetzen und anderen Anforderungen zu entsprechen. Die neueste Version ist jederzeit hier verfügbar: acubiz.com/legal-documents/acubiz-privacy-policy. Wir empfehlen Ihnen, diese Erklärung regelmäßig auf Änderungen hin zu überprüfen.