Olen viime aikoina ollut hyvin kiinnostunut siitä, miten robottiprosessien automatisointia (RPA) voidaan soveltaa erilaisissa taloushallinnon prosesseissa. RPA on varsin kuuma aihe rahoitustoimintojen johtajien keskuudessa. Tämä liittyy ilmeisesti sen mahdollisuuksiin automatisoida tehokkaasti toistuvia ja aikaa vieviä tehtäviä ja siten mahdollistaa merkittävien kustannussäästöjen saavuttaminen tai resurssien vapauttaminen lisäarvoa tuottaviin tehtäviin.
Miten päästä alkuun?
Joidenkin mielestä RPA-projektin aloittaminen saattaa kuitenkin kuulostaa ylivoimaiselta, mutta totuus on, että yleensä aloitukseen tarvittavat resurssit eivät välttämättä ole kovin suuret. Uskon, että pian RPA rahoitusprosesseissa muuttuu "nice to have" -asenteesta "need to have" -asenteeksi kaikentyyppisissä organisaatioissa. On myös tärkeää olla tietoinen siitä, että vaikka uskotkin (luultavasti ensimmäisen aavistuksen perusteella), että tietty prosessi ei sovellu RPA:lle, yritä kuitenkin hieman vääntää aivojasi ja miettiä, mihin osaan prosessia RPA:ta voidaan soveltaa. Usko minua, mahdollisuus löytyy melkein mistä tahansa, ja on itse asiassa hyvä idea aloittaa askel askeleelta mallin avulla. Tosiasia on, että jotkut menestyksekkäimmistä RPA-toteutuksista ovat alkaneet prosessien osista. Kannattaa kuitenkin muistaa, että teknologian nopea kehitys mahdollistaa RPA:n kehittymisen yhä pidemmälle - se, mikä tänään saattaa tuntua kaukaiselta, on täällä jo huomenna.
RPA kulujen hallinnan alalla
Acubiz toimii fintech-alalla. Pyrimme jatkuvasti kehittämään Expense Management -ratkaisuamme. Siihen sisältyy myös RPA-ominaisuuksia, joiden tarkoituksena on optimoida ja yksinkertaistaa tapahtumien rekisteröinti- ja hyväksymisprosesseja kirjanpitoon ja valvontaan asti. Kaikki tämä hyödyttää sekä toimintojen johtajia että talousjohtajia.
Näemme mahdollisuuksia erityisesti kirjanpito- ja valvontaprosessissa. Sisällyttämällä ominaisuuksia, jotka voivat automaattisesti erottaa käyttäjien tavanomaisen käyttäytymisen "tavanomaisesta" poikkeavasta käyttäytymisestä ilman, että siihen liittyy ihmisen valvontatehtävä, voimme auttaa vapauttamaan aikasäästöjä. Ja aikasäästöt ovat aina käteviä nykypäivän kilpailutilanteessa. Joskus ihmettelen, miksi tietyille työntekijöille, esimerkiksi myyntiedustajille, annetaan toisaalta valtuudet allekirjoittaa taloudellisesti suuria sopimuksia, jotka sitovat organisaatiot useiksi vuosiksi (ja joihin liittyy joskus huomattavia riskejä). Toisaalta näillä työntekijöillä on kuitenkin oltava hyväksyntä (ja heidän on saatava manuaalinen valvonta) alle 50 euron menoihin. Tämä liittyy tietysti tietyn yrityksen erityisiin kulukäytäntöihin, joita olisi noudatettava. Mielestäni tällaisten tapahtumien valvontaan liittyvissä manuaalisissa tehtävissä ei kuitenkaan ole mitään järkeä, ja meidän on löydettävä keinoja optimoida ja yksinkertaistaa näitä prosesseja ottamalla käyttöön RPA.
"Acubot"
Kuten aiemmin mainittiin, Acubiz on jo ottanut ensimmäiset askeleet tällä alalla yrityspolitiikan hallinnoijan kautta. Sitä ohjaa itse asiassa robotti (olemme nimenneet hänet Robertiksi ja hän on "Acubot"), joka pystyy hoitamaan suurimman osan kulujen hallintaan liittyvistä valvontatehtävistä. Ja nämä ovat tunnetusti aikaa vieviä. Tämän ominaisuuden ansiosta useat asiakkaamme käyttävät nyt RPA:ta kahden kolmasosan kulujen valvontatehtävistä hoitamiseen. Se on siistiä! Jos johdat talousosastoa, sinulla on luultavasti melko hyvä käsitys tämäntyyppisiin tehtäviin käyttämästäsi ajasta. Olen myös varma, että tiedät sisäisen tuntihintasi sentin tarkkuudella, ja sen jälkeen on helppoa matematiikkaa laskea säästöpotentiaalisi, jos investoit robottiin, joka tekee suurimman osan valvonnasta.
Tämä on kuitenkin vasta alkua, ja olemme sitoutuneet jatkamaan keskittymistä ja investointeja ratkaisumme RPA-toimintojen kehittämiseen - kaikkien Acubiz EMS -käyttäjien hyödyksi.
