Er din virksomhed på udkig efter en ny SaaS-løsning til at løse nogle af jeres forretningsbehov? Så vil jeg gerne bidrage med nogle perspektiver på, hvad du skal være opmærksom på og tænke over, før du træffer din beslutning. For det er bestemt ikke ønskværdigt at vælge den forkerte SaaS-leverandør, og du kan blive brændt økonomisk i det lange løb. Gør derfor dit hjemmearbejde grundigt, brug tid på at udforske markedet og screen potentielle leverandører ud fra nedenstående punkter.
Her kommer derfor mine 10 gode råd, som vi, i Acubiz, har erfaret er vigtige at tage med i overvejelserne, inden I vælger jeres nye SaaS-leverandør. I al beskedenhed, er vores viden og erfaring ret omfattende med tusindvis af implementeringer i en periode på over to årtier.
1. Best-of-Breed eller Best-of-Suite?
Start med at finde ud af om I vil forfølge en Best-of-Breed eller Best-of-Suite strategi. Altså, om I vil indkøbe software og applikationer ud fra en betragtning om, at I ønsker de bedste værktøjer til rådighed for at løse en given opgave (Best-of-Breed). Eller om indkøbet skal foregå ud fra betragtningen om at samle mest muligt engagement hos én leverandør (Best-of-Suite). Schweizerkniven (Best-of-Suite) kan være god, hvis de forskellige dele er gode, men du kan også risikere at være bundet til en halvdårlig saks, kniv og sav mv. Jeg har tidligere skrevet et blogindlæg, der går meget mere i dybden med både fordele og ulemper ved de to strategier; Best-of-Breed eller Best-of-Suite.
2. Afdæk jeres behov og udarbejd en procesbeskrivelse
Det er helt afgørende, at I finder ud af hvilke behov løsningen skal dække hos jer. Er det vigtigt, at den er brugervenlig, at I sparer tid i dagligdagen eller måske at den er nem at integrere med jeres øvrige systemlandskab? Lav en liste over jeres behov og vurdér, hvilke features er vigtigst for jer.
Vores egen erfaring fortæller os, at både den indledende dialog og selve implementeringsprocessen foregår en hel del nemmere og hurtigere, hvis I på forhånd har gjort jer tanker om selve den proces der skal ændres. Og jo højere detaljegrad jo bedre.
3. Undersøg leverandørens tilgang til datasikkerhed
Dette råd er absolut ét af de vigtigste. Du skal huske på, at du og din leverandør deler ansvaret for sikkerheden, når vi taler SaaS-løsninger, men det kan hurtigt blive en dyr affære, hvis du vælger en leverandør der ikke er sin opgave voksen. Du kan sagtens forlange dokumentation for hvordan leverandøren har tænkt sig at behandle jeres følsomme data. Sagt med andre ord, du skal undersøge om leverandøren behandler dataene sikkert og korrekt jf. seneste standarder og ikke mindst persondataforordningen. Et godt pejlemærke er at se på, om leverandøren er ISAE 3402 Type II certificeret - en international anerkendt standard som blåstempler, dokumenterer og garanterer, at serviceleverandører har styr på egenkontrol, drift og generelle forretningsgange.
4. Hvor erfaren er leverandøren?
En virksomhed med høj anciennitet har selvsagt en hel del erfaring at trække på, når de skal implementere en løsning for jer. Løsningen vil ofte afspejle en forståelse for brugernes behov, som kommer fra mange års samarbejde med kunder og tilpasninger derefter. Dermed ikke sagt, at en nystartet SaaS-leverandør ikke er løsningen for jer, da der findes et hav af dygtige, nystartede og relativt ”unge” leverandører. Erfaring er heller ikke lig med ekspertise, men ofte vil erfarne leverandører være skarpe til at sætte sig ind i jeres behov og guide jer godt igennem hele processen fra A til Z.
5. Hvordan ser regnskaberne ud?
Det er et banalt råd, men det er altid fornuftigt at tjekke en potentiel leverandørs finanser. Der er åbenlyst større sikkerhed for, at din leverandør ikke går konkurs, hvis de har overskud og driver en solid forretning. De fleste danske virksomheders regnskaber er tilgængelige i det danske CVR-register.
6. Tjek referencer
Mange leverandører har referencekunder på deres hjemmesider, og det kan være fin læsning for at få et billede af leverandøren. Ofte vil det også være muligt at spørge leverandøren, om de kan sætte dig i forbindelse med en kunde. Her er det naturligvis vigtigt at tale med en kunde, som er færdig med at implementere løsningen og har den nyeste version. Tal med kunder, der ligner jer, og som har lignende behov – f.eks. nogle i samme branche, med samme målgruppe eller med samme størrelse som jeres. Spørg f.eks. til deres erfaringer med produktet, implementeringsprocessen og leverandørens service.
7. Organisationen bag leverandørens løsning
Se på om organisationen bagved leverandøren er stærk og favner bredt. Organisationen skal både kunne understøtte en sikker og effektiv implementering samt efterfølgende uddannelse og support med de rette kompetencer. Samtidig er det vigtigt, at jeres leverandør, med sine specialister, er gearet til at imødekomme forandringer og jeres specifikke behov. For forandringerne vil uden tvivl opstå, og her er det vigtigt, at leverandøren kan håndtere dem.
8. Test løsningen af
Jeg synes selv, at dette er et rigtigt godt tip! Du kan bede en leverandør om adgang til en testløsning eller en prøveperiode, inden du træffer det endelige valg. På den måde får du en føling med hvad systemet kan. Vær opmærksom på, at det ikke er alle SaaS-leverandører der tilbyder dette.
9. Er løsningen brugervenlig?
De daglige brugere af løsningen skal finde den brugervenlig. Hvis dette slår fejl, er indkøbet af den nye SaaS-løsning en fiasko i mine øjne. Se bl.a. på om løsningen er intuitiv, om I hurtigt og med få klik får adgang til det I skal bruge, og om den er tilgængeligt på de relevante platforme.
10. Pris vs. kvalitet
Husk på, at der som med alle andre produkter og løsninger, ofte er en sammenhæng mellem kvalitet og pris. Dermed ikke sagt, at en løsning til en lavere pris ikke kan dække netop jeres behov, men vær opmærksom på sammenhængen. Hvis noget er billigt, så betyder det nogle gange at leverandøren har sparet visse funktionaliteter eller ydelser væk. Undersøg derfor først og fremmest om leverandøren lever op til dine behov og kan levere en løsning, som effektiviserer jeres processer.
Gennemgår I samtlige punkter, er I allerede godt på vej mod at finde den rigtige SaaS-leverandør. Når I har valgt leverandøren, så husk at have fokus på medarbejderne. Uanset hvordan man vender og drejer det og fremhæver de forretningsmæssige fordele, så er det afgørende punkt, at medarbejderne tager den nye løsning til sig. Den vil nemlig påvirke deres hverdag i form af nye rutiner, arbejdsgange mv. Her ligger et stort arbejde i at få dem med ombord og få dem til at tage ejerskab over den nye løsning.
Hvis SaaS-løsningen skal blive en succes, så kræver det altså en god screening af potentielle leverandører, og så kræver det god forandringsledelse, når den skal implementeres.
