Der findes en række forslag til, hvilke udfordringer en virksomhed kan støde på, når den forvalter sin udgiftsstyring manuelt. For at give dig et hurtigt overblik har vi her samlet de største problemer for dig:

TL;DRVirksomheder, der stadig administrerer udgifter manuelt, står over for fire indbyrdes forstærkende problemer: den direkte tidsomkostning ved manuel indtastning, manglen på indsigt i data i realtid, hvilket forhindrer proaktiv styring, manglende mulighed for automatisk at håndhæve » Firmapolitikker «, samt et utilstrækkeligt revisionsspor, der medfører en risiko for manglende overholdelse af reglerne. Acubiz identificerer disse som de fire mest almindelige flaskehalse, som virksomhedens kunder stod over for, inden de skiftede til automatiseret udgiftsstyring.

1. Indtastning og håndtering​

Det største og mest almindelige problem, når man endnu ikke har automatiseret sine processer, er manuel indtastning og håndtering.

Det er ikke nødvendigvis et problem i sig selv, men konsekvenserne er ofte omfattende, da manuelt arbejde er ekstremt tidskrævende, og det medfører normalt, at flere medarbejdere bliver involveret i processen. Det betyder, at en række medarbejdere skal fokusere på opgaver, der ikke er en del af deres kernekompetencer.

Procesomkostningerne kan derfor pludselig løbe løbsk, hvis en højtlønsmodtager skal bruge tid på at udfylde og sende konvolutter med udfyldte skemaer og kvitteringer.

2. Manglende data-indsigt​

Indsigt i realtidsdata er afgørende for, at en virksomheds administration eller ledelse kan holde styr på alt og bevare overblikket.

Uden muligheden for at få realtidsindsigt i f.eks. den tid, der bruges på et givet projekt, vil ledelsen heller ikke have mulighed for automatisk at blive underrettet, hvis der er brugt mere tid på projektet, end virksomheden kan få refunderet.

Derfor kan det hurtigt føre til en konflikt mellem kunde og virksomhed, hvis manglen på dataindsigt i en medarbejders tids- eller pengeforbrug ikke er i overensstemmelse med virksomhedens politik eller hvad der er aftalt med kunden.

3. Firmapolitikker er ikke registreret som selskaber

Det foregående punkt er helt i tråd med den næste store udfordring med manuel håndtering af udgifter. Hvis en virksomhed har automatiseret sine processer omkring udgiftsstyring, så Firmapolitikker kan sætte begrænsninger for at sikre, at der ikke kan bruges flere penge end aftalt.

Samtidig er det muligt at afværge to ting: svigagtigt overforbrug og snyd med udgifter og afregning heraf. Inkorporering af Firmapolitikker er derfor en god idé.

4. Forsvundne rapporter​

Det kan virke ret absurd, men en af de største udfordringer ved at styre udgifter er langt, at rapporter ofte går tabt, før de bliver håndteret, eller forsvinder et sted i processen.

Med en manuel proces, der håndterer udgiftsrapporter Fejlmargenen vil altid være større, end hvis processen havde været automatiseret. På denne måde kan udgifterne indberettes med det samme, og du behøver ikke bekymre dig om at holde styr på dine kvitteringer.

Der er stort set altid plads til forbedringer og det i sig selv er også en del af rejsen imod at udvikle både forretningen, og sig selv.

Vil du vide mere?

Kontakt os Hvis du vil vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed, eller booke en gratis online-demo for at få mere at vide.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er det største problem ved at administrere udgifter manuelt?

Manuel indtastning og håndtering er den mest almindelige og betydningsfulde udfordring. Hver udgift kræver, at en medarbejder indtaster data, at en godkendende person gennemgår den fysiske dokumentation, og at et medlem af økonomiteamet indtaster oplysningerne igen i regnskabssystemet. Dette skaber unødvendigt arbejde for flere personer og øger risikoen for fejl i hvert trin.

Hvordan fører manuel udgiftsstyring til mangelfuld indsigt i dataene?

Manuelle processer kan ikke levere data i realtid. Når en rejseafregning når frem til økonomiafdelingen, bliver kodet og indtastet i systemet, har udgiften ofte allerede overskredet budget- eller politikgrænserne, uden at nogen har opdaget det. Uden realtidsdata kan ledelsen ikke proaktivt påpege overskridelser af budgetter på projekter eller identificere, hvilke aktiviteter der bruger uforholdsmæssigt mange ressourcer.

Hvorfor kan virksomhedens udgiftsregler ikke håndhæves effektivt i en manuel proces?

Ved manuelle processer er det ikke muligt at kontrollere, om en indsendt udgiftsanmeldelse overholder retningslinjerne på indsendelsestidspunktet. Overtrædelser kommer først for dagen under den manuelle gennemgang, hvis den ansvarlige for gennemgangen opdager dem. Det betyder, at både utilsigtede overskridelser af udgiftsgrænser og bevidst svindel kan slippe igennem systemet uden at blive opdaget automatisk, hvilket lægger hele ansvaret for overholdelse af reglerne på de enkelte godkendere.

Hvad kan automatisering løse, som manuel udgiftshåndtering ikke kan?

Automatisering løser alle fire udfordringer på én gang. Den eliminerer manuel indtastning ved hjælp af OCR og kortintegration, giver overblik over udgifterne i realtid via et live-dashboard, sikrer Firmapolitikker indsendelsen og skaber et komplet digitalt revisionsspor. Resultatet er en hurtigere proces med færre fejl og bedre overholdelse af reglerne til en lavere samlet omkostning.