I en nylig udgivelse fra Levvel Research gives der en række forslag til, hvilke udfordringer en virksomhed kan støde på, når de håndterer deres udgiftsstyringsprocesser manuelt.
1. Indtastning og håndtering
På en klar førsteplads ligger manuel indtastning og håndtering. Det er i sig selv ikke nødvendigvis et problem at det foregår manuelt, men mere de følgevirkninger, som det har. For det første er det enormt tidskrævende, og indebærer som oftest at flere medarbejderfunktioner bliver involveret i processen. Det betyder potentielt at en række medarbejdere skal fokusere på opgaver, som ikke ligger inden for deres kernekompetencer.
Proces-omkostningerne kan derfor meget vel løbe helt løbsk, hvis en højt betalt medarbejder f.eks. skal bruge tid på at udfylde og videresende brune kuverter med udfyldte skemaer og små krøllede kvitteringer i.
2. Manglende data-indsigt
Hvis den pågældende virksomheds administration eller ledelse ikke har mulighed for at få indsigt i real-time data i forhold til f.eks. tidsforbrug på et givent projekt, efterlader det ledelsen uden mulighed for automatisk at blive notificeret, hvis der er brugt mere tid på en given kunde, end virksomheden evt. kan blive godtgjort for.
Det kan derfor hurtigt føre til en reel konflikt mellem virksomhed og kunde, hvis manglende indsigt i en medarbejders tids- eller pengeforbrug ikke er i overensstemmelse med firmapolitikken eller det, som der er aftalt med en kunde.
3. Firmapolitikker er ikke inkorporerede
Det forrige punkt ligger fuldstændig i tråd med den næste store udfordring ved manuel håndtering af udgifter. Hvis en virksomhed har automatiseret sine processer omkring udgiftshåndtering, kan et fintmasket net af firmapolitikker sikre, at der udadtil ikke bliver brugt (leveret) mere end aftalt, samtidig med at det internt er muligt at komme to ting til livs: Svigagtigt overforbrug og slet og ret fusk med bilag og afregningen heraf.
4. Forsvundne rapporter
Det kan lyde helt absurd, at en af de største udfordringer ved at håndtere udgifter og afregninger manuelt er at rapporter – eller de førnævnte brune kuverter – simpelthen bliver væk eller forsvinder. Men hele 24% af de adspurgte i undersøgelsen nævner faktisk netop det, som en af deres allerstørste udfordringer. Man må håbe at der blev taget en hard-copy backup af kvitteringerne, så der kan blive sendt endnu en brun kuvert afsted med intern post. Fejlmarginen vil bare altid være større, når vi skal håndbære i stedet for at automatisere.
Der er stort set altid plads til forbedringer og det i sig selv er også en del af rejsen imod at udvikle både forretningen, og sig selv.
