Der er en række forslag til, hvilke udfordringer en virksomhed kan støde på, når de administrerer deres udgiftsstyringsprocesser manuelt. For at give dig et hurtigt overblik har vi samlet de største problemer til dig her:
1. Indtastning og håndtering
Det største og mest almindelige problem, når man endnu ikke har automatiseret sine processer, er manuel indtastning og håndtering.
Det er ikke nødvendigvis et problem i sig selv, men konsekvenserne er ofte omfattende, da manuelt arbejde er ekstremt tidskrævende, og det medfører normalt, at flere medarbejdere bliver involveret i processen. Det betyder, at en række medarbejdere skal fokusere på opgaver, der ikke er en del af deres kernekompetencer.
Procesomkostningerne kan derfor pludselig komme ud af kontrol, hvis en højtlønnet medarbejder skal bruge tid på at udfylde og videresende kuverter med udfyldte ordninger og kvitteringer.
2. Manglende data-indsigt
Indsigt i realtidsdata er afgørende for, at en virksomheds administration eller ledelse kan holde styr på alt og bevare overblikket.
Uden muligheden for at få realtidsindsigt i f.eks. den tid, der bruges på et givet projekt, vil ledelsen heller ikke have mulighed for automatisk at blive underrettet, hvis der er brugt mere tid på projektet, end virksomheden kan få refunderet.
Derfor kan det hurtigt føre til en konflikt mellem kunde og virksomhed, hvis manglen på dataindsigt i en medarbejders tids- eller pengeforbrug ikke er i overensstemmelse med virksomhedens politik eller hvad der er aftalt med kunden.
3. Firmapolitikker er ikke inkorporeret
Det foregående punkt er helt i tråd med den næste store udfordring med manuel håndtering af udgifter. Hvis en virksomhed har automatiseret sine processer omkring udgiftsstyring, så Firmapolitikker kan sætte begrænsninger for at sikre, at der ikke kan bruges flere penge end aftalt.
Samtidig er det muligt at afværge to ting: svigagtigt overforbrug og snyd med udgifter og afregning heraf. Inkorporering af Firmapolitikker er derfor en god idé.
4. Forsvundne rapporter
Det kan virke ret absurd, men en af de største udfordringer ved at styre udgifter er langt, at rapporter ofte går tabt, før de bliver håndteret, eller forsvinder et sted i processen.
Med en manuel proces til håndtering af udgiftsrapporter vil fejlmarginen altid være større end hvis processen var blevet automatiseret. På denne måde kan udgifterne rapporteres med det samme, og du behøver ikke bekymre dig om at holde styr på dine kvitteringer.
Der er stort set altid plads til forbedringer og det i sig selv er også en del af rejsen imod at udvikle både forretningen, og sig selv.
Vil du vide mere?
Kontakt os, hvis du vil vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed, eller book en gratis online demo for at få mere at vide.
