De fire største udfordringer ved manuelle processer

Hvilke udfordringer kan du støde på med en manuel udgiftsstyringsproces?
Kvinde sidder i sofaen med en macbook

Indhold

I en nylig udgivelse fra Levvel Research gives der en række forslag til, hvilke udfordringer en virksomhed kan støde på, når de håndterer deres udgiftsstyringsprocesser manuelt.

1. Indtastning og håndtering​

På en klar førsteplads ligger manuel indtastning og håndtering. Det er i sig selv ikke nødvendigvis et problem at det foregår manuelt, men mere de følgevirkninger, som det har. For det første er det enormt tidskrævende, og indebærer som oftest at flere medarbejderfunktioner bliver involveret i processen. Det betyder potentielt at en række medarbejdere skal fokusere på opgaver, som ikke ligger inden for deres kernekompetencer.

Proces-omkostningerne kan derfor meget vel løbe helt løbsk, hvis en højt betalt medarbejder f.eks. skal bruge tid på at udfylde og videresende brune kuverter med udfyldte skemaer og små krøllede kvitteringer i.

2. Manglende data-indsigt​

Hvis den pågældende virksomheds administration eller ledelse ikke har mulighed for at få indsigt i real-time data i forhold til f.eks. tidsforbrug på et givent projekt, efterlader det ledelsen uden mulighed for automatisk at blive notificeret, hvis der er brugt mere tid på en given kunde, end virksomheden evt. kan blive godtgjort for.

Det kan derfor hurtigt føre til en reel konflikt mellem virksomhed og kunde, hvis manglende indsigt i en medarbejders tids- eller pengeforbrug ikke er i overensstemmelse med firmapolitikken eller det, som der er aftalt med en kunde.

3. Firmapolitikker er ikke inkorporerede​

Det forrige punkt ligger fuldstændig i tråd med den næste store udfordring ved manuel håndtering af udgifter. Hvis en virksomhed har automatiseret sine processer omkring udgiftshåndtering, kan et fintmasket net af firmapolitikker sikre, at der udadtil ikke bliver brugt (leveret) mere end aftalt, samtidig med at det internt er muligt at komme to ting til livs: Svigagtigt overforbrug og slet og ret fusk med bilag og afregningen heraf.

4. Forsvundne rapporter​

Det kan lyde helt absurd, at en af de største udfordringer ved at håndtere udgifter og afregninger manuelt er at rapporter – eller de førnævnte brune kuverter – simpelthen bliver væk eller forsvinder. Men hele 24% af de adspurgte i undersøgelsen nævner faktisk netop det, som en af deres allerstørste udfordringer. Man må håbe at der blev taget en hard-copy backup af kvitteringerne, så der kan blive sendt endnu en brun kuvert afsted med intern post. Fejlmarginen vil bare altid være større, når vi skal håndbære i stedet for at automatisere.

Der er stort set altid plads til forbedringer og det i sig selv er også en del af rejsen imod at udvikle både forretningen, og sig selv.

Relaterede artikler

Mød Visma Acubiz: Rebecca fra Legal

I Ansigt på Acubiz møder vi Rebecca, Legal & Compliance Specialist hos Visma Acubiz. Hun har hurtigt sat et meget positivt præg i virksomheden med hendes skarpe sans for detaljer, imponerende samarbejdesevner og sociale væsen. Følg med og læs om Rebeccas arbejdsdag.

Acubiz og efacto indgår strategisk partnerskab for effektivisering af kreditorbogholderiet med automatiseret digital fakturabehandling

Visma Acubiz og efacto er gået sammen om at gøre fakturahåndtering nemmere og smartere for virksomheder. Dette nye partnerskab samler det bedste inden for automatiseret udgiftshåndtering og fakturateknologi.

Ny bogføringslov: Kend fordelene med et godkendt digitalt regnskabsprogram

Den nye bogføringslov kræver digital bogføring, hvilket stiller specifikke krav til den software, du bruger. Ved at vælge et godkendt digitalt regnskabsprogram sikrer du overholdelse, sparer tid og penge, garanterer en backup af dine optegnelser og forbedrer sikkerheden for dine finansielle data.

Dit regnskab skal være digitalt: Den nye bogføringslov 

Bogføringsloven trængte til en modernisering for at blive tidssvarende. Derfor trådte en ny bogføringslov i kraft 1. juli 2022.

Ifølge den nye bogføringslov skal du føre dit regnskab digitalt – og det stiller krav til det regnskabsprogram, du anvender. Klarer du din bogføring i Excel, vil det med stor sandsynlighed betyde, at du ikke lever op til den nye lovs digitaliseringskrav.

Varme hveder skal stadig spises på en fridag

Den sidste dag i februar i år blev Store Bededag afskaffet som helligdag i 2024 af et flertal i Folketinget. Men hos Visma Acubiz mener vi stadig, at "Hveder" skal nydes på en fridag.