5 Questions for You, CFO!

CFO’ens rolle er særligt udfordrende i forbindelse med årsafslutningen, da den indebærer gennemgang af alle afdelingsbudgetter, regnskaber, effektivitet og meget mere. For Finansafdeling, hvilket omfatter både tilgodehavender og leverandørgæld, samt de værktøjer og processer, der er nødvendige for at udarbejde nøjagtige årsregnskaber. Det er ingen lille opgave, så vi er her for at give dig de rette redskaber til at klare udgiftsstyring på den bedst mulige måde!

TL;DRNu hvor året nærmer sig sin afslutning, opfordrer Acubiz økonomidirektører til at gennemgå fem afgørende aspekter af deres udgiftsstyring: det tidsforbrug, der går tabt på manuel behandling, nøjagtigheden af deres rapportering, deres overholdelse af lovgivningen, kvaliteten af integrationen mellem deres værktøjer, og i hvor høj grad deres nuværende system understøtter strategisk beslutningstagning. Automatiseret udgiftsstyring frigør økonomiteams, så de kan skifte fokus fra rutinepræget administration til værdiskabende analyser.

Hvor meget tid bruger dit team på manuel udgiftshåndtering?

Regnskabsopgaver er ofte manuelle, tidskrævende og fejlbehæftede. Tænk på, hvor mange timer dine medarbejdere bruger på at oprette, gennemgå og behandle udgiftsrapporter hver måned. Dette kan og bør optimeres og automatiseres.

Automatiserede løsninger inden for udgiftshåndtering erstatter ikke medarbejderne. De gør dem i stand til at være mere produktive og bruge mere tid på opgaver, der skaber merværdi, og som giver større medarbejdertilfredshed og bedre resultater for forretningen.

Forestil dig, at der i dit team bliver brugt 15-30 minutter pr. udgiftsrapport. I mindre organisationer kan det løbe op i over 10+ timers arbejde om ugen for én enkelt bogholder. Det er en fjerdedel af en medarbejders arbejdstimer på en enkelt uge. Dette skaber ikke en merværdi for virksomheden, men er derimod en rutineopgave, som bare skal gøres og gerne effektivt.

Den tid, som bliver brugt på manuelt og krævende administration af udgiftshåndtering, kunne dine medarbejdere i stedet bruge på de strategiske og forretningskritiske opgaver, som skaber merværdi for virksomheden. Ved at automatisere din udgiftshåndteringsproces ville du netop opnå dette.

Hvordan sikrer du nøjagtighed og synlighed i jeres udgiftshåndteringen?

Er der ofte fejl i jeres udgiftsrapporter? Hvordan holder I styr på medarbejdernes kvitteringer og udgifter? Overvej løsninger som Acubiz, som digitaliserer processen og sikrer nøjagtighed gennem:

• OCR-teknologi: Scan kvitteringer med optisk tegngenkendelse for at sikre præcis dataindtastning.
• Digital arkivering: Gem udgiftsbilag elektronisk, så de er lette at finde og ikke går tabt.
• Automatiske godkendelser: Indfør automatiserede godkendelsesprocesser baseret på Firmapolitikker.
• Rapportering i realtid: Få løbende indsigt i udgifterne, så du kan handle hurtigt.
• Analyse og rapportering: Brug analyseværktøjer til at identificere muligheder for besparelser.
• Regelmæssig revision: Gennemgå processen regelmæssigt for at afdække fejl og svagheder.
• Medarbejderuddannelse: Sørg for, at medarbejderne bliver uddannet i brugen af systemet og i retningslinjerne.
• Leverandørkontrol: Samarbejd med leverandørerne for at sikre korrekte fakturaer.
• Datakvalitet: Sørg for ensartet udgiftskodning for at sikre en præcis rapportering.

Hvordan sporer du udgifter og omkostninger i realtid?

Kan du nemt få adgang til detaljerede og øjeblikkelige oplysninger om udgifter, godkendelser og status?

En Acubiz løsning til håndtering af udgifter giver dig evnen til at få indblik i hver enkelt udgiftsproces – fra indsendelse til godkendelse, kontrol og betaling. Desuden giver det dig mulighed for at sortere udgifterne efter afdeling, omkostning, kategori eller enhver anden relevant faktor.

Er du nysgerrig efter at vide, hvilken afdeling, der lægger flest udgifter, og om der bliver brugt flest penge på benzin eller fly eller hvilken udgift, der er den største udgiftsfaktor i forretningen, så kan du det med Acubiz. Denne indsigt giver dig værdifuld information til at træffe informerede beslutninger og afrapportering af udgifter.

Overvej værdien af at have en samlet platform til udgiftshåndtering, der giver dig øjeblikkelig indsigt.

Hvordan optimerer du leverandørforholdene af din expense managementleverandør?

• Løbende evaluering: Gennemgå jævnligt dine leverandører for at sikre de bedste priser og betingelser. Vurder, om dine nuværende leverandører stadig opfylder dine behov, og om der er muligheder for forbedringer eller besparelser.
• Procesautomatisering: Indfør automatiserede løsninger til at forhandle og optimere processer. Automatisering af udgiftsstyringen kan mindske fejl, øge effektiviteten og frigøre ressourcer til mere strategiske opgaver, såsom forhandlinger med leverandører.
• Dataanalyse: Brug indsigterne fra udgiftsstyringsløsningen til at analysere udgiftsmønstre, omfang og tendenser. Disse indsigter giver en bedre forståelse af udgiftskategorier og besparelsesmuligheder, som kan styrke jeres forhandlingsposition.
• Strategiske forhandlinger: Brug præcise oplysninger fra udgiftsstyringsløsningen til at forhandle mere strategisk med leverandørerne. Fremfør faktabaserede argumenter, der bygger på tidligere udgifter og mængder, for at opnå bedre priser og vilkår.
• Leverandørdialog: Etabler en åben dialog med leverandørerne, og del data og indsigt om samarbejdet. Drøft mulighederne for at optimere processerne og opnå gensidige fordele gennem samarbejdet.
• Fokus på kvalitet: Sørg for ensartet kodning af udgifter for at sikre nøjagtig rapportering og analyse. Dette sikrer større gennemsigtighed og præcision i udgiftsdataene.
• Løbende tilpasning: Vælg en løsning til udgiftsstyring, der kan tilpasses ændringer i virksomhedens behov og leverandørstruktur. Det giver mulighed for hurtigt at reagere på ændringer og opnå bedre resultater.

Ved at overveje disse punkter, samt udnytte udgiftshåndteringsløsningen som en strategisk partner, kan du optimere leverandørforholdene, opnå besparelser og skabe gensidig værdi for både din virksomhed og din leverandør.

Hvordan forenkler du finansårets afslutning og rapportering?

Er de sidste måneder af regnskabsåret stressende for dig og din afdeling?

Afslutning af økonomiske transaktioner kan være en frygtindgydende og tidskrævende opgave. Men du kan gøre det mindre belastende for dig og din afdeling. Automatiserede løsninger til udgiftshåndtering hjælper dig med at holde styr på udgifter og kvitteringer eller fakturaer ved at lagre dem digitalt, så du ved regnskabsårets afslutning nemt kan hente det nødvendige information og bilag ned. Ingen grund til at jagte løse papirer eller bede medarbejdere om at indsende deres udgifter til tiden.

Og hvis du skulle blive revideret, vil processen forløbe gnidningsløst takket være digital dokumentation.

Og hvad kan du, som CFO, tage med fra dette skriv?

Som CFO er der flere afgørende spørgsmål at stille dig selv for at sikre en effektiv udgiftshåndtering, som kan optimere værdien for dine medarbejdere.

Ved at overveje den tid og de omkostninger, der bruges på manuelle opgaver, nøjagtighed og synlighed i forbindelse med udgiftshåndteringen, samt simplificering ved finansårets afslutning og rapportering, kan du strategisk forbedre virksomhedens ydeevne og samtidig frigøre ressourcer til mere værdiskabende opgaver. Med den rette indsigt, automatisering og samarbejde med løsninger kan du forvandle din udgiftshåndtering til en smidig og værdiskabende proces.

Acubiz er en af de mange fremragende løsninger på dette område og har i over 25 år hjulpet virksomheder med at digitalisere og strømline deres udgiftsstyringsprocesser.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor meget tid koster manuel udgiftsstyring egentlig et økonomiteam?

Forskning og Acubiz’ egne undersøgelser tyder på, at det tager cirka 15 til 30 minutter at behandle en enkelt udgiftsrapport manuelt. I en mindre organisation kan dette løbe op i mere end 10 timers arbejde om ugen for en regnskabsmedarbejder, hvilket svarer til cirka en fjerdedel af vedkommendes arbejdstid, der bruges på rutineopgaver i stedet for opgaver, der skaber merværdi.

Hvordan sikrer Acubiz nøjagtigheden i udgiftsrapporteringen?

Acubiz anvender OCR-teknologi til at scanne kvitteringer og udtrække data ved hjælp af optisk tegngenkendelse, hvilket mindsker fejl ved manuel indtastning. Udgifter gemmes digitalt med al dokumentation vedhæftet, og den automatiske validering markerer uoverensstemmelser, inden de når frem til godkenderen. Dette reducerer fejlprocenten betydeligt sammenlignet med papirbaserede eller regnearksbaserede processer.

Hvad bør en økonomidirektør gennemgå i forbindelse med udgiftsstyringen ved årets afslutning?

Fem centrale områder: den tid, dit team bruger på manuel behandling, nøjagtigheden og sporbarheden af dine udgiftsdata, overholdelse af interne retningslinjer og skatteregler, integrationen mellem dit udgiftsværktøj og økonomisystemet samt hvorvidt dataene fra udgifterne danner grundlag for strategiske beslutninger. Mangler på et af disse områder er gode mål for investeringer i automatisering.

Kan automatisering af udgiftsstyringen bidrage til overholdelse af lovgivningen?

Ja. Automatiserede systemer sikrer overholdelse af Firmapolitikker regnskabskrav allerede ved indsendelsen, ikke bagefter. Acubiz anvender automatisk regler vedrørende kvitteringsdokumentation, moms og dagpengegrænser, hvilket betyder, at økonomiteamene bruger mindre tid på at indhente rettelser, og at revisorerne får et mere overskueligt og fuldt dokumenteret regnskab.