CFO’ens opgave er særlig udfordrende i forbindelse med årets afslutning, da den omfatter en gennemgang af samtlige afdelingers budgetter, regnskab, effektivitet og meget mere. For Finansafdelingen dækker dette både debitor- og kreditorbogføring samt de redskaber og processer, der er nødvendige for at udføre nøjagtige resultater af årsregnskabet. Dette er ikke en lille opgave, så derfor vi klæder dig på til at angribe udgiftshåndteringen på bedst mulig vis!
Hvor meget tid bruger dit team på manuel udgiftshåndtering?
Bogføringsopgaver er ofte manuelle, tidskrævende og medfører en høj risiko for fejl. Overvej hvor mange timer dine medarbejdere bruger på at oprette, gennemgå og behandle udgiftsrapporter hver måned. Dette kan og skal optimeres og automatiseres.
Automatiserede løsninger inden for udgiftshåndtering erstatter ikke medarbejderne. De gør dem i stand til at være mere produktive og bruge mere tid på opgaver, der skaber merværdi, og som giver større medarbejdertilfredshed og bedre resultater for forretningen.
Forestil dig, at der i dit team bliver brugt 15-30 minutter pr. udgiftsrapport. I mindre organisationer kan det løbe op i over 10+ timers arbejde om ugen for én enkelt bogholder. Det er en fjerdedel af en medarbejders arbejdstimer på en enkelt uge. Dette skaber ikke en merværdi for virksomheden, men er derimod en rutineopgave, som bare skal gøres og gerne effektivt.
Den tid, som bliver brugt på manuelt og krævende administration af udgiftshåndtering, kunne dine medarbejdere i stedet bruge på de strategiske og forretningskritiske opgaver, som skaber merværdi for virksomheden. Ved at automatisere din udgiftshåndteringsproces ville du netop opnå dette.
Hvordan sikrer du nøjagtighed og synlighed i jeres udgiftshåndteringen?
Er dine udgiftsrapporter tilbøjelige til at indholde fejl? Hvordan holder du styr på medarbejdernes kvitteringer og udgifter? Overvej løsninger som Acubiz, der digitaliserer processen og sikrer nøjagtighed ved at indeholde:
- OCR-teknologi: Scan kvitteringer med optisk tegngenkendelse for præcis dataindtastning.
- Digital arkivering: Opbevar udgiftsdokumenter elektronisk for nem adgang og undgå tab.
- Automatiserede godkendelser: Indfør automatiserede godkendelsesprocesser efter virksomhedens retningslinjer.
- Realtidsrapportering: Få en løbende oversigt over udgifterne for hurtig handling
- Analyse og rapportering: Brug analyseværktøjer til at identificere besparelsesmuligheder.
- Regelmæssig revision: Gennemgå processen regelmæssigt for at opdage fejl og svagheder.
- Medarbejdertræning: Sørg for, at medarbejdere er trænet i systemet og politikkerne.
- Leverandørkontrol: Samarbejd med leverandører for nøjagtige fakturaer.
- Datakvalitet: Hold en ensartet kodning af udgifter for præcis rapportering.
Hvordan sporer du udgifter og omkostninger i realtid?
Kan du nemt få adgang til detaljerede og øjeblikkelige oplysninger om udgifter, godkendelser og status?
En Acubiz løsning til håndtering af udgifter giver dig evnen til at få indblik i hver enkelt udgiftsproces – fra indsendelse til godkendelse, kontrol og betaling. Desuden giver det dig mulighed for at sortere udgifterne efter afdeling, omkostning, kategori eller enhver anden relevant faktor.
Er du nysgerrig efter at vide, hvilken afdeling, der lægger flest udgifter, og om der bliver brugt flest penge på benzin eller fly eller hvilken udgift, der er den største udgiftsfaktor i forretningen, så kan du det med Acubiz. Denne indsigt giver dig værdifuld information til at træffe informerede beslutninger og afrapportering af udgifter.
Overvej værdien af at have en samlet platform til udgiftshåndtering, der giver dig øjeblikkelig indsigt.
Hvordan optimerer du leverandørforholdene af din expense managementleverandør?
- Kontinuerlig Evaluering: Gennemgå reglmæssigt dine leverandører for at sikre den bedste pris og de bedste betingelser. Vurder om dine nuværende leverandører fortsat opfylder dine behov, og om der er muligheder for forbedringer eller besparelser.
- Automatisering af processer: Implementer automatiserede løsninger til at forhandle og optimere processer. Automatisering af udgiftshåndteringen kan reducere fejl, øge effektiviteten og frigøre ressourcer til mere strategiske opgaver som leverandørforhandlinger.
- Dataindsigt: Brug dataindsigter fra udgiftshåndteringsløsningen til at analysere udgiftsmønstre, volumen og tendenser. Disse oplysninger giver dig en bedre forståelse af udgiftskategorier og muligheder for besparelser, der kan styrke dine forhandlingspositioner.
- Strategiske forhandlinger: Brug nøjagtige oplysninger fra udgiftshåndteringsløsningen til at forhandle mere strategisk med leverandører. Præsenter faktabaserede argumenter baseret på tidligere udgifter og volumen for at opnå bedre priser og vilkår.
- Leverandørdialog: Opbyg en åben dialog med leverandører og del data samt indsigter om samarbejdet. Diskuter muligheder for at optimere processer og opnå gensidige fordele gennem samarbejdet.
- Fokus på kvalitet: Sørg for en ensartet kodning af udgifter for nøjagtig rapportering og analyse. Dette sikrer større gennemsigtighed og præcision i udgiftsdata.
- Løbende tilpasning: Vælg en udgiftshåndteringsløsning, der kan tilpasses ændringer i virksomhedens behov og leverandørstruktur. Dette giver mulighed for hurtig reaktion på ændringer og bedre resultater.
Ved at overveje disse punkter, samt udnytte udgiftshåndteringsløsningen som en strategisk partner, kan du optimere leverandørforholdene, opnå besparelser og skabe gensidig værdi for både din virksomhed og din leverandør.
Hvordan forenkler du finansårets afslutning og rapportering?
Er de sidste måneder af regnskabsåret stressende for dig og din afdeling?
Afslutning af økonomiske transaktioner kan være en frygtindgydende og tidskrævende opgave. Men du kan gøre det mindre belastende for dig og din afdeling. Automatiserede løsninger til udgiftshåndtering hjælper dig med at holde styr på udgifter og kvitteringer eller fakturaer ved at lagre dem digitalt, så du ved regnskabsårets afslutning nemt kan hente det nødvendige information og bilag ned. Ingen grund til at jagte løse papirer eller bede medarbejdere om at indsende deres udgifter til tiden.
Og hvis du skulle blive revideret, vil processen forløbe gnidningsløst takket være digital dokumentation.
Og hvad kan du, som CFO, tage med fra dette skriv?
Som CFO er der flere afgørende spørgsmål at stille dig selv for at sikre en effektiv udgiftshåndtering, som kan optimere værdien for dine medarbejdere.
Ved at overveje den tid og de omkostninger, der bruges på manuelle opgaver, nøjagtighed og synlighed i forbindelse med udgiftshåndteringen, samt simplificering ved finansårets afslutning og rapportering, kan du strategisk forbedre virksomhedens ydeevne og samtidig frigøre ressourcer til mere værdiskabende opgaver. Med den rette indsigt, automatisering og samarbejde med løsninger kan du forvandle din udgiftshåndtering til en smidig og værdiskabende proces.
Acubiz er en af de mange gode løsninger på området og har hjulpet virksomheder med at digitalisere og effektivisere virksomheders processer omhandlende udgiftshåndtering i over 25 år.
