Efter min mening er det altid vigtigt, at virksomhedsledere konstant søger at optimere administrative processer og opgaver. Og især nu er det vigtigere end nogensinde. De fleste finansfolk har hørt om digitalisering og automatisering af kreditorprocessen. Mange af de økonomiafdelinger, der endnu ikke er digitale på dette område, har automatisering af kreditorbogholderiet (AP automation) på listen over kommende projekter. Derfor tror jeg, at de fleste har hørt om fordelene: Vi skal spare tid, vi skal arbejde mere effektivt, og vi skal øge produktiviteten. I denne blog vil jeg argumentere for, hvorfor det er en god idé at implementere accounts payable automation lige nu.
Et markant produktivitetsløft i finansafdelingen
Den mest tungtvejende fordel ved at digitalisere og automatisere kreditorprocessen er, at det vil øge medarbejdernes produktivitet i økonomiafdelingen betydeligt. Forskning, blandt andet fra Institute of Finance Management, afslører, at en fuldtidsansat i økonomiafdelingen kan behandle 16 gange så mange leverandørfakturaer, hvis de håndteres digitalt i forhold til manuel håndtering. Det er en bemærkelsesværdig produktivitetsforbedring. Naturligvis vil effekten variere afhængigt af virksomhedens størrelse og volumen. Nogle gange hører jeg, at mindre og mellemstore virksomheder afviser nødvendigheden af AP-automatisering. De siger, at det er på grund af lave fakturamængder, og at det ikke er en investering værd. Min erfaring er, at behovet for automatisering i større organisationer også er til stede i mindre virksomheder, for slet ikke at tale om det faktum, at der er færre hænder i økonomiafdelingen. Når der frigøres ressourcer fra medarbejderne på denne måde, er det vigtigt at overveje, hvad man skal gøre fremadrettet. Grundlæggende er der to veje at gå: enten at høste de direkte besparelser gennem personalereduktioner eller at bruge de frie ressourcer til at udføre mere værdifuldt arbejde. Eksempler på mere værdifuldt arbejde kunne være at opbygge en mere strategisk tilgang til leverandører og sælgere med fokus på bedre betalingsbetingelser, kontantrabatter gennem hurtigere fakturabetalinger osv. Dette er også en måde at finde penge på. Pointen er, at manuel håndtering af leverandørfakturaer er en tidskrævende og rutinebaseret opgave, og det er altid en god idé at eliminere den slags, fordi tiden kan bruges bedre. I de fleste tilfælde kan der opbygges en god business case omkring automatisering af AP.
Hvad med resten af organisationen?
Et digital og automatiseret proces omkring leverandørfakturaer kommer ikke kun økonomi- og finansafdelingen til gode. En sådan proces omfatter nemlig også et godkendelses-workflow, som sikrer let og effektiv kontrol og godkendelse af bilag på tværs af hele forretningen. En manuel proces omkring denne dette medfører typisk en lang procestid fordi det hele foregår papirbåret (helt eller delvist) eller drevet gennem e-mail kommunikation uden automatisering. Konsekvenserne af dette er ofte for sene betalinger og deraf følgende rykkergebyrer, samt manglende præcision omkring rapportering af omkostninger.
Hvordan ser en automatiseret og digital proces ud?
Overordnet set er der tre trin i en automatiseret fakturahåndteringsproces:
- Scanning og afløftning af data
- Workflow
- Integration til ERP/økonomisystem
Processen er også illustreret nedenfor
I trin 1 starter digitaliseringen med scanning og afløftning af data. Og nej, selvom du allerede modtager de fleste fakturaer som PDF-dokumenter, betyder det ikke at din proces er digital. Du skal have løftet relevante data af fakturadokumenterne, hvad enten de er papirbaserede eller kommer i et elektronisk format. Herefter skal data struktureres, så der kan arbejdes videre med dem i en digital proces.
I trin 2 initieres et automatiseret workflow, som sørger for at berige data fra fakturaen med godkendelsesspor samt kontering af udgifterne. De bedste systemer på markedet tilbyder naturligvis at denne del kan håndteres via en mobil-app, så opgaven kan klares uafhængigt af tid og sted.
I trin 3 leveres data til et økonomisystem, således der kan bogføres og afregnes.
Dette er den grundlæggende proces / værdikæde og så er det klart, at der findes mange løsninger på området der tilbyder forskellige konfigurationsmuligheder og tillægsmoduler. Specielt for små og mellemstore virksomheder der vil i gang med elektronisk fakturahåndtering er det dog vigtigt, at finde en simpel og sikker løsning, der tilbyder end-to-end funktionalitet fra afløftning af data til workflow og aflevering af et output, der er klar til bogføring.
Hvor mange penge er der i det?
Hos Acubiz har vi kundecases, der dokumenterer op til 80 % besparelse på omkostningerne til fakturabehandling. Dette bakkes op af forskellige undersøgelser, som denne fra Levvel Research, der viser, at virksomheder, der automatiserer deres kreditorproces, i gennemsnit sparer 84 % af de omkostninger, der er forbundet med dette. Som jeg indledningsvis påpegede, er det altid vigtigt at arbejde med procesoptimering. I en tid, hvor betingelserne for at drive en virksomhed er under pres, er vigtigheden af dette faktisk forstærket. For mange virksomheder er automatisering af kreditorbogholderiet en "Quick Win", og det behøver ikke at være et kompliceret projekt at implementere. Der er en yderst relevant mulighed for at høste en produktivitetsgevinst lige her - lige nu.
