Fra tid til anden rammer historier omkring svindel med offentlige midler, eller svindel med udgiftsbilag, forsiden hos de danske nyhedsmedier. Historier der uomtvisteligt er skidt for offentlige institutioners legitimitet og skaber dårlig omtale. Vi må nok erkende, at det er svært at komme problemet helt til livs. Det har altid eksisteret og vil også gøre det fremover – forhåbentlig i mindre omfang.
Heldigvis er det muligt at få bedre styr på processerne og intensivere forsvaret mod svindel og misbrug. Jeg kan ikke sætte to streger under facit, men jeg vil forsøge at afdække udfordringen og jeg præsenterer nogle af mine perspektiver på, hvordan det er muligt at få bedre styr på de processer, relateret til udgifter, som kan være udsatte for svindel og misbrug.
Der foregår i øvrigt også svindel blandt medarbejdere for private virksomheders penge. I dette blogindlæg har jeg valgt at eksemplificere ud fra offentlige instanser, men forsvarsmekanismerne er langt hen ad vejen de samme.
Øget fokus fra offentlig side
Økonomistyrelsen har for nylig, i starten af juni, igangsat en flerårig indsats om styrket intern kontrol, tilsyn og risikostyring som en konsekvens af sagerne om svindel og misbrug af offentlige midler i statslige institutioner.
Flere aktiviteter og indsatser er allerede igangsat, herunder obligatoriske og specialiserede kursuspakker, tværstatslige netværk og webinarer. Det er tydeligt, og glædeligt, at den ledelsesmæssige opmærksomhed og viden prioriteres og forsøges styrket.
I kommuner har ledere et økonomisk ledelsestilsyn. Det er en opgave som kommunale ledere skal varetage, hvor bilagskontrol indgår. Formålet med ledelsestilsynet er at sikre, at de økonomiske rammer anvendes korrekt, sikre mod væsentlige fejl (forkert bogføring mv.), sikre mod uberettiget mistænkeliggørelse af medarbejdere samt sikre mod svindel og misbrug. Flere kommuner er begyndt at digitalisere det økonomiske ledelsestilsyn. Det kan jeg kun bifalde – for som jeg kommer ind på lidt senere, så gør digitale løsninger det meget nemmere at foretage kontrol og tilsyn.
Jeg er vild med det øgede fokus, som problemstillingen får. Det kan forhåbentlig hjælpe med at nedbringe omfanget med tiden. Lad os se på hvordan svindel og misbrug opstår og finde ud af hvilke forsvarsmekanismer, som organisationer kan tage i brug.
Hvordan opstår svindel og misbrug?
Lad os starte med at slå fast, at det heldigvis er et fåtal der snyder med udgiftsbilag. De fleste organisationer har ingen udfordringer på den front.
Alligevel har flere sager ramt offentligheden inden for de sidste par år, hvor sagen i Forsvarets Ejendomsstyrelse og sagen om Kommunaldirektøren i Greve Kommune måske huskes bedst. Ifølge en revisionsrapport har der i Forsvarets Ejendomsstyrelse været tæt på frit spil for svindel, hvor medarbejdere har kunnet bestille varer og tjenesteydelser, kvittere for modtagelsen og godkende betalingen. I Greve Kommune blev kommunaldirektøren hjemsendt og senere afskediget som en konsekvens af, at private indkøb blev foretaget på Greve Kommunes kreditkort.
Der har været mange sager de sidste par år, hvor kommunernes kreditkort anvendes til privatforbrug. I mange tilfælde bliver dokumentationen i form af en kvittering eller faktura ikke vedlagt. I andre tilfælde er godkendelsesprocedurene ikke på plads og dermed har visse medarbejdere kunne godkende indkøb til egen fordel.
I Acubiz har vi arbejdet med alle former for medarbejder-initierede udgifter siden 1997, og vi kender til diverse former for svindel med udgiftsbilag. Udover de ovenstående former for svindel, kan andre typer også nævnes:
- Medarbejdere kan forsøge at indsende den samme udgift flere gange
- Medarbejdere indsender bilaget med korrekte informationer, men hvor beløbet er højere end hvad kvitteringen viser
- Medarbejdere rapporterer flere kilometer end der reelt er kørt for at opnå en højere skattefri kørselsgodtgørelse
- Medarbejdere søger refusion for fiktive køb hvor der er vedhæftet en falsk kvittering
Få styr på dokumentationen af udgifterne
Der er ingen tvivl om, at svindel og bedrageri er nemmere at komme afsted med, hvis virksomheden eller organisationen arbejder manuelt og håndbåret med udgiftsbilag. Her vil kontrolmekanismerne ofte være svagere, hvilket alt andet lige vil friste medarbejdere, som måske er tynget af en lidt tvivlsom moral og etik.
Omvendt vil en digital løsning til udgiftshåndtering (eller Expense Management som det også kaldes) gøre det langt nemmere at holde styr på udgiftsprocessen. De fleste Expense Management-løsninger vil kunne hjælpe med at kontrollere hvorvidt alle forhold omkring en given transaktion er i orden. Det kan vi i hvert fald hos Acubiz. Både når det gælder den lovpligtige dokumentation, og når det gælder transaktionens compliance med virksomhedens egne regler for køb på firmakort.
Acubiz kan ikke forhindre at der opstår snyd, men når det sker, giver løsningen mulighed for at du kan få indsigt i dokumentationen omkring transaktionerne. På den måde bliver det lettere at identificere hvorvidt der er sket et brud på regler og retningslinjer. Samtidig kan løsningen sættes op, så den kan give advarsler om anormalt forbrug – helt ned på brugerniveau.
I Acubiz finder vi, lige som Økonomistyrelsen, intern kontrol vigtigt. Derfor er det muligt at anvende robotteknologi til at foretage kontroller og stikprøver af de bilag der løber igennem vores løsning. Det er altså endnu en god forsvarsmekanisme mod svindel.
Ofte bliver medarbejdere fanget i ”svindel” fordi de ikke forstår præcis hvad der udgør en overtrædelse. Derfor er det vigtigt, at I hjælper og informerer jeres medarbejdere om de gældende regler og policies.
Opsummering
Acubiz fungerer ikke som en firewall. Vi kan ikke forhindre svindel i at ske, men avanceret rapportering, fuld transparens omkring dokumentation, elektroniske godkendelsesprocesser, dubletkontroller og robotteknologi til at foretage kontroller gør det alt andet lige en hel del sværere for svigagtige udgifter at passere uopdaget.
Få styr på, og digitalisér, jeres udgiftsprocesser. Det minimerer risikoen for svindel og deraf dårlig omtale. Samtidig giver det en lang række andre fordele for både medarbejdere, godkendere og økonomiafdelingen.
