Acubiz strømliner udgiftshåndteringen ved at automatisere rejsen fra transaktion til bogføring for virksomhedskreditkort. Deres "Fast Track"-system gør det muligt at bogføre udgifter i realtid, hvilket ofte eliminerer behovet for manuel verifikation. Med digitale spor og skræddersyet Firmapolitikker sikrer Acubiz rettidig, effektiv og lovmedholdelig bogføring og reducerer traditionelt papirarbejde.
TL;DRAcubiz’ Fast Track-system gør det muligt at bogføre udgifter på firmakort, der overholder lovkravene og Firmapolitikker , automatisk i realtid, hvorved det traditionelle trin med godkendelse og gennemgang af dokumentation helt undgås. Ni ud af ti Acubiz-kunder bruger nu Fast Track, hvilket gør automatiseret bogføring i realtid til den nye standard snarere end en undtagelse.
Ved at kombinere firmakreditkorts og automatisering har Acubiz fjernet behovet for unødvendig kontrol af udgifter, der overholder lovgivningen og de lokale Firmapolitikker.
Den gode gamle rejseafregning Det, der skal godkendes af virksomheden efter en vellykket forretningsrejse, vil snart være fortid.
Det gælder ikke kun den traditionelle, manuelle afregning med excel-ark og en stak bilag fra turen til München, bogholderiet kan fornøje sig med. Det gælder allerede også den nyere digitale afregning med visuelle bilag i elektronisk form – ofte boner fotograferet med en smartphone. Med kreditkortinformationer og automatisering har den danske fintech virksomhed Acubiz således bragt udviklingen yderligere et par skridt frem, så godkendelse af visuelle bilag i elektronisk form ofte er helt unødvendig.
Acubiz kalder det »Hurtigt spor»når udgifter automatisk kan bogføres i realtid, fordi de opfylder alle lovmæssige krav samt virksomhedens udgiftspolitikker.«
»90 procent af vores kunder bruger Fast Track, som er blevet den nye standard for os, mens traditionelle rejseafregninger med digital dokumentation allerede hører fortiden til. Fast Track og den traditionelle rejseafregning kan dog stadig kombineres, når det giver mening at gøre det,« siger Kim Pawrup, CSO hos Acubiz.
Direkte bogføring
Med Acubiz kan udgifter afregnes på to måder: enten ved traditionel udbetaling til medarbejderen i kontanter eller med dennes eget kort, eller som en betaling med et firmakreditkort. Den første mulighed kræver efterfølgende godkendelse fra økonomiafdelingen. Mange virksomheder fastsætter dog et lavt beløbsgrænse for udgifter, så man undgår at bruge tid på unødvendig kontrol. Den anden mulighed er digital og kan automatiseres i overensstemmelse med regnskabsbestemmelser, skatteregler og virksomhedens egne retningslinjer.
»Det digitale spor viser, hvor firmakortet er blevet brugt, hvor meget der er brugt, hvilken valuta der er anvendt, og hvornår transaktionen fandt sted. Oplysningerne gør det muligt at automatisere godkendelse og bogføring, for hvis du i appen bekræfter oplysningerne på baggrund af det elektroniske spor, kan mange ting allerede afkrydses. Vi kan selvfølgelig stadig indstille løsningen, så du tager et billede og vedhæfter dokumentationen manuelt. Når medarbejderen bekræfter et køb, der falder inden for de kriterier for udgiftsgrænser og formål, som virksomheden selv har defineret i systemet, er det relevant at spørge, om flere personer skal se på den pågældende dokumentation. I stedet kan det bogføres direkte i virksomhedens økonomisystem, som er integreret med løsningen. Nogle steder kræver lokal lovgivning, at den originale kvittering opbevares, men de fleste brugere af vores løsning kan smide kvitteringen ud, så snart den er registreret,” Kim Pawrup forklarer.
Mange virksomheder vælger at opsætte stikprøvekontrol af bilag efter omkostningstype, så for eksempel 10 procent af de automatisk bogførte bilag bliver udvalgt tilfældigt og kan kontrolleres.
Det elektroniske spor
Mens en bon fra et kontant medarbejderudlæg kan kræve visuel kontrol for at blive godkendt, kan kontrol af transaktioner på firmakreditkort altså foregå helt digitalt. Når medarbejderen bruger firmakreditkort, er det nemt at opdage transaktioner, der er i strid med firmaets rejsepolitik eller lige frem ulovlige. Hvis ikke medarbejderen bekræfter bilagets indhold og formål, vil appen nemlig rykke for det, straks transaktionen er gennemført.
Et bilag, der er kategoriseret forkert, bliver fanget, når det matches med bilagets elektroniske spor, som leder tilbage til stedet, hvor kortet er brugt. Alle steder, hvor du kan bruge kreditkort, er registreret med en branchekode (den såkaldte MCC-kode), der identificerer hvilken type forretning der er tale om.
”Vi kommer først ind i processen, når pengene er brugt, men vi kan med det samme se, at pengene er blevet brugt på noget forkert og gøre godkenderen i virksomheden opmærksom på det i realtid. Medarbejderens virksomhed kan selv indstille, om der er MCC-koder, hvor kortet ikke må kunne benyttes.”
Dynamisk rejsepolitik
Virksomheden kan indstille sin Acubiz-løsning helt efter sine egne ønsker og behov. Den kan vælge at lade bestemte typer bilag bogføre automatisk, mens andre stadig skal godkendes. Virksomheden kan også definere forskellige regler for forskellige medarbejdere.
”Man kan opsætte mange forskellige afhængigheder, og alt handler om at fjerne unødigt ressourcespild i virksomheden. Man undgår at bruge tid på at kigge på ting, der er givet på forhånd. Kombinationen af firmakreditkort og automatisering styrker bogholderi og compliance, og virksomhedens rejsepolitik bliver et dynamisk redskab til adfærdsregulering. Og det hele sker i realtid.”
Om Acubiz
Vi er specialister i digital håndtering af rejseudgifter, udgiftsrapporter, leverandørfakturaer, kørselsgodtgørelse, diæter, Tidsregistrering, osv. Vi blev grundlagt i 1997 og har i dag kunder i 43 lande. Acubiz bruges af mange forskellige typer organisationer, lige fra enkeltmandsvirksomheder med én bruger til store koncerner med 15.000 brugere. Vi har aftaler med alle udbydere af firmakreditkort. Desuden muliggør Acubiz automatisk refusion af udgifter i udlandet moms.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er Acubiz Fast Track, og hvordan fungerer det?
Fast Track er Acubiz’ system til automatisk bogføring af udgifter, der overholder gældende regler, direkte i regnskabet i realtid uden manuel kontrol. Når en transaktion med et firmakort opfylder alle gældende lovkrav og virksomhedens udgiftspolitikker, bogføres udgiften straks uden behov for manuel kontrol. 90 % af Acubiz’ kunder bruger nu denne funktion.
Hvilke betingelser skal være opfyldt, for at en udgift kan komme i betragtning til automatisk bogføring via Fast Track?
Udgiften skal overholde alle relevante lovmæssige krav samt virksomhedens egne udgiftsretningslinjer, som de er konfigureret i Acubiz. Dette indebærer, at der skal være knyttet passende dokumentation til transaktionen, og at eventuelle kategorispecifikke regler skal overholdes. Udgifter, der ikke opfylder alle betingelser, følger den standardiserede arbejdsgang for manuel gennemgang.
Fungerer Fast Track både ved betalinger med firmakort og ved medarbejdernes kontante udgifter?
Fast Track er primært opbygget omkring transaktioner med firmakort. Kontante udgifter og medarbejdernes egne udlæg følger den traditionelle proces for udbetaling og godkendelse, selvom Acubiz kan håndtere kombinationer af begge tilgange. De to modeller kan eksistere side om side inden for samme virksomhedsopsætning.
Hvordan påvirker realtidsbogføring med Fast Track månedsafslutningsprocesserne?
Når udgifterne bogføres i realtid, efterhånden som de opstår, bliver månedsafslutningen betydeligt enklere. Der er ingen ophobning af ubehandlede transaktioner, der skal gennemgås, og hovedbogen afspejler de faktiske udgifter løbende i stedet for i periodiske batcher. Dette gør regnskabsrapporteringen hurtigere og mere præcis.
Er den traditionelle rejseafregning stadig nødvendig, når man bruger Acubiz?
For de fleste transaktioner, der håndteres via Fast Track, er svaret nej. Den traditionelle udgiftsrapport med manuel gennemgang af dokumentation er reelt blevet erstattet for 90 % af de kunder, der benytter denne funktion. I særlige tilfælde eller specifikke scenarier er den traditionelle fremgangsmåde stadig tilgængelig og kan efter behov kombineres med Fast Track.
