The Digital Accountancy – Part 3: Why your bookkeeping practice is important

Med dette blogindlæg fortsætter jeg med at kigge ind i tendensen omkring digitalisering og automatisering af processerne i økonomifunktionen. Et område hvor der sker hurtig udvikling af teknologien, som muliggør dette. Mange økonomi- og finansprocesser er oplagte emner ift. digitalisering og automatisering. Det er de, fordi de ofte er kendetegnet ved en høj grad af struktur, regler og repetition. Med andre ord, er en stor andel af de data der arbejdes med, relativt nemme at strukturere og mange af processerne, som er i spil for at behandle dem, er i bund og grund regelbaserede.

TL;DRIkke alle økonomisystemer kan support tilpasse sig de specifikke bogføringsmetoder i hver enkelt organisation, og denne uoverensstemmelse er en hyppig årsag til mislykkede digitaliseringsprojekter. Det er afgørende at have et indgående kendskab til jeres egen virksomhed, herunder hvordan I klassificerer, godkender og bogfører udgifter, inden I vælger et digitalt værktøj til automatisering af økonomifunktionerne.

Det er dog værd at bemærke, at tingene kan blive komplicerede, og det hænger sammen med den praksis, som en given organisation følger i sine økonomiprocesser. Dvs. den specifikke bogføring og regnskabspraksis. Det betyder, at man skal være opmærksom, når man går i gang med at digitalisere og automatisere de finansielle processer. Hvis jeg for eksempel ser på processen i forbindelse med udgiftskvitteringer og omkostningsfakturaer, så er det langt fra alle digitale værktøjer til udgiftsstyring, håndtering af kvitteringer eller fakturahåndtering der kan support tilpasse sig netop din virksomheds arbejdsgange.

Fokuser på din domæneviden

Applikationer som hjælper dig med at drive digitale og automatiserede økonomi- og finansprocesser kan være guld værd for din forretning. De kan f.eks. bidrage til at reducere tidsforbruget til manuelle repetitive opgaver ligesom de kan øge kvalitet og præcision i outputtet. Du skal dog passe på, at du ikke bliver forblændet af salgsgas og løfter omkring kapabiliteterne ved diverse nye smarte systemer. For i alt for mange tilfælde er der begrænsninger ift. om systemerne rent faktisk kan understøtte din organisations måde at arbejde på. Du skal således altid huske på, at den helt unikke domæneviden som ligger i din virksomhed ikke glemmes. Indenfor det felt vi diskuterer her, drejer det sig om den rent økonomifaglige domæneviden samt den virksomhedsspecifikke domæneviden, når det gælder jeres regnskabsprincipper og bogføringspraksis i kreditorbogholderiet. Her kan det, i min optik, ikke anbefales at gå på kompromis. Når det så er sagt, skader det naturligvis aldrig at lade sig udfordre i sin måde at gøre tingene på af f.eks. en system- eller softwareleverandør – men det skal ikke være for enhver pris.

Understøttelse eller undergravning af din forretning?​

Når du vælger at investere i software der hjælper dig med at digitalisere og automatisere, er det afgørende at du går grundigt til værks i arbejdet med at afdække om softwaren understøtter din forretning fuldt ud. Hvis vi bliver ved eksemplet med værktøjer til udgifts- og bilagshåndtering og din virksomhed opererer med multiple finansielle dimensioner, så skal det værktøj du køber ind på naturligvis understøtte dette. Det kan også være, at dit workflow omkring godkendelse af udgifts- og udlægsbilag skal være dynamisk alt efter kontering eller afhængig af hvilke dimensionsværdier der tilknyttes udgiften. Eksemplet her kunne være, at en udgiftstransaktion tilknyttes et specifikt projekt af en medarbejder, hvorefter der udløses en godkendelsesproces, hvor en projektleder skal godkende udgiften, fremfor medarbejderens nærmeste leder, som normalt godkender udgifterne. I dette tilfælde bør du spørge dig selv (og softwareleverandøren) om din dimensionsstruktur understøttes. Hvis ikke det er tilfældet eller hvis leverandøren ligner et stort spørgsmålstegn, når du stiller spørgsmålet, skal du virkelig overveje om du vil gå på kompromis eller finde en anden leverandør.

Hvis du vælger at gå på kompromis, risikerer du, at de ønskede effekter ved implementeringen af en løsning udebliver. Det betyder f.eks. at du skal bruge betydelige ressourcer til efterbehandling af data og dermed udebliver effektiviseringsgevinsterne. I værste fald betyder det, at du simpelthen begynder at undergrave din egen forretning fordi du sætter din domæneviden, og de deraf afledte krav, i anden række og implementerer det pågældende software på trods af begrænsningerne (hvad enten du er vidende heromkring eller ej). I eksemplet her, hvor vi taler udgifts- og bilagshåndtering, så vil det, hvis du giver afkald på muligheden for f.eks. at knytte transaktioner op på dine finansielle dimensioner, betyde, at du mister muligheden for at for at lave detaljeret rapportering og indsigt i din virksomheds økonomiske performance. Det kan hurtigt blive dyrt.

Best-of-breed giver de bedste forudsætninger​

Lad mig gøre det helt klart: Hvis din bogføring er bare en smule kompleks, bør du overveje at den bedste i sin klasse løsninger til en support digitalisering af jeres økonomiafdeling. Når vi taler om udgiftsstyring, er det tydeligt, at nogle løsninger er meget svære at sammenligne, selvom de i grunden bygger på den samme proces. Lad os se på den indbyggede funktionalitet til udgiftsrapport...i løn- og lønsystemer eller apps fra visse udbydere af firmakort, som muliggør dokumentation af transaktioner. Med den slags løsninger får man simpelthen ikke de nødvendige muligheder for at konfigurere økonomiske dimensioner eller arbejdsgange, så de passer til ens virksomhed. Hvis man sammenligner sådanne løsninger med de virkelige førende løsninger inden for udgiftsstyring, kan man vel sige, at Det er som at sammenligne et økonomisystem med et Excel-ark.

Ofte stillede spørgsmål

Hvorfor mislykkes nogle digitaliseringsprojekter inden for finanssektoren, selv når softwaren teknisk set er i stand til at klare opgaven?

Mange digitale værktøjer kan ikke tilpasses en bestemt organisations specifikke bogføringspraksis. Når softwaren ikke support en virksomhed rent faktisk bogfører eller godkender udgifter support , opstår der omveje, anvendelsen falder, og de forventede fordele realiseres ikke. Værktøjet kan være teknisk imponerende, men alligevel være dårligt egnet til organisationen.

Hvad er domæneviden inden for finans, og hvorfor er den vigtig i forbindelse med valg af software?

Domæneviden er den samlede viden om, hvordan netop din organisation håndterer finansielle processer: kodningsregler, godkendelseshierarkier, kontostrukturer og compliancekrav. Denne viden må ikke gå tabt i forbindelse med digitaliseringen. Software, der ikke kan tage højde for denne viden, vil tvinge uønskede procesændringer igennem.

Hvad bør økonomichefer være opmærksomme på, når de vurderer software til udgifts- eller fakturahåndtering?

Vær på vagt over for salgsargumenter, der hævder, at et system kan »klare alt uden besvær«. Vurder, om softwaren rent faktisk kan support virksomheds specifikke bogføringspraksis, og ikke blot generelle anvendelsesscenarier. Bed om referencer fra virksomheder med en tilsvarende kompleksitet i regnskabsføringen.

Hvordan bør økonomiafdelingerne gribe digitaliseringen an uden at miste vigtig procesviden?

Udarbejd en detaljeret oversigt over jeres nuværende proces, inden I vælger software. Dokumentér, hvordan I bogfører udgifter, hvilke godkendelsesregler der gælder, og hvordan regnskabsposterne ser ud. Brug dette som en specifikation, når I vurderer leverandører, og test løsningen i forhold til konkrete scenarier fra jeres virksomhed, inden I træffer en beslutning.