Med dette blogindlæg fortsætter jeg med at kigge ind i tendensen omkring digitalisering og automatisering af processerne i økonomifunktionen. Et område hvor der sker hurtig udvikling af teknologien, som muliggør dette. Mange økonomi- og finansprocesser er oplagte emner ift. digitalisering og automatisering. Det er de, fordi de ofte er kendetegnet ved en høj grad af struktur, regler og repetition. Med andre ord, er en stor andel af de data der arbejdes med, relativt nemme at strukturere og mange af processerne, som er i spil for at behandle dem, er i bund og grund regelbaserede.
Man skal dog være opmærksom på, at det hurtigt kan blive komplekst og det skyldes i høj grad den praksis en given virksomhed arbejder efter i deres økonomi- og finansprocesser. Dvs. virksomhedens specifikke bogføringspraksis. Det betyder, at du skal kigge dig godt for når du går i gang med at digitalisere og automatisere finansprocesserne. Hvis jeg, som eksempel, tager processen omkring udgiftsbilag og omkostningsfakturaer, er det er nemlig langt fra alle digitale værktøjer til bilagshåndtering, udgiftshåndtering, udlægshåndtering eller fakturahåndtering som understøtter lige netop din virksomheds måde at gøre tingene på.
Fokuser på din domæneviden
Applikationer som hjælper dig med at drive digitale og automatiserede økonomi- og finansprocesser kan være guld værd for din forretning. De kan f.eks. bidrage til at reducere tidsforbruget til manuelle repetitive opgaver ligesom de kan øge kvalitet og præcision i outputtet. Du skal dog passe på, at du ikke bliver forblændet af salgsgas og løfter omkring kapabiliteterne ved diverse nye smarte systemer. For i alt for mange tilfælde er der begrænsninger ift. om systemerne rent faktisk kan understøtte din organisations måde at arbejde på. Du skal således altid huske på, at den helt unikke domæneviden som ligger i din virksomhed ikke glemmes. Indenfor det felt vi diskuterer her, drejer det sig om den rent økonomifaglige domæneviden samt den virksomhedsspecifikke domæneviden, når det gælder jeres regnskabsprincipper og bogføringspraksis i kreditorbogholderiet. Her kan det, i min optik, ikke anbefales at gå på kompromis. Når det så er sagt, skader det naturligvis aldrig at lade sig udfordre i sin måde at gøre tingene på af f.eks. en system- eller softwareleverandør – men det skal ikke være for enhver pris.
Understøttelse eller undergravning af din forretning?
Når du vælger at investere i software der hjælper dig med at digitalisere og automatisere, er det afgørende at du går grundigt til værks i arbejdet med at afdække om softwaren understøtter din forretning fuldt ud. Hvis vi bliver ved eksemplet med værktøjer til udgifts- og bilagshåndtering og din virksomhed opererer med multiple finansielle dimensioner, så skal det værktøj du køber ind på naturligvis understøtte dette. Det kan også være, at dit workflow omkring godkendelse af udgifts- og udlægsbilag skal være dynamisk alt efter kontering eller afhængig af hvilke dimensionsværdier der tilknyttes udgiften. Eksemplet her kunne være, at en udgiftstransaktion tilknyttes et specifikt projekt af en medarbejder, hvorefter der udløses en godkendelsesproces, hvor en projektleder skal godkende udgiften, fremfor medarbejderens nærmeste leder, som normalt godkender udgifterne. I dette tilfælde bør du spørge dig selv (og softwareleverandøren) om din dimensionsstruktur understøttes. Hvis ikke det er tilfældet eller hvis leverandøren ligner et stort spørgsmålstegn, når du stiller spørgsmålet, skal du virkelig overveje om du vil gå på kompromis eller finde en anden leverandør.
Hvis du vælger at gå på kompromis, risikerer du, at de ønskede effekter ved implementeringen af en løsning udebliver. Det betyder f.eks. at du skal bruge betydelige ressourcer til efterbehandling af data og dermed udebliver effektiviseringsgevinsterne. I værste fald betyder det, at du simpelthen begynder at undergrave din egen forretning fordi du sætter din domæneviden, og de deraf afledte krav, i anden række og implementerer det pågældende software på trods af begrænsningerne (hvad enten du er vidende heromkring eller ej). I eksemplet her, hvor vi taler udgifts- og bilagshåndtering, så vil det, hvis du giver afkald på muligheden for f.eks. at knytte transaktioner op på dine finansielle dimensioner, betyde, at du mister muligheden for at for at lave detaljeret rapportering og indsigt i din virksomheds økonomiske performance. Det kan hurtigt blive dyrt.
Best-of-breed giver de bedste forudsætninger
Lad mig slå pointen fast; hvis din bogføringspraksis har blot en smule kompleksitet, bør du kigge efter best-of-breed løsninger til at understøtte digitaliseringen af dit bogholderi. Når vi taler udgiftshåndtering, er det nemlig helt afgjort, at visse løsninger simpelthen er svært sammenlignelige, også selvom det grundlæggende er den samme proces de tapper ind i. Tag f.eks. lønsystemers indbyggede funktion til at registrere udlæg eller visse firmakortudbyderes app til at dokumentere transaktionerne. Her får du bare ikke de nødvendige muligheder for at konfigurere dimensionsstruktur eller workflow, så det passer til din virksomhed. Sammenlignes sådanne løsninger med ægte best-of-breed løsninger til udgiftshåndtering, kan man vel sige, at det er som at sammenligne et økonomisystem med et Excel-ark.
