Vores grundlægger og direktør, Lars de Nully, er en flittig skribent på vores blogindlæg, hvor han tager mange emner indenfor, og rundt om, Expense Management under kærlig behandling. Lars er uden tvivl én af de personer der ved absolut mest om digital udgiftshåndtering i hele landet, og derfor læser jeg altid selv interesseret med. I sit sidste blogindlæg skrev Lars omkring vigtigheden af at holde fokus på brugerne og vigtigheden af en god brugeroplevelse (UX), når det kommer til at sikre adoption af en given SaaS-løsning blandt medarbejdere.
Jeg vil gerne gribe bolden og spille den en postgang tilbage. For som Lars rigtig nok skriver, så vil en "en veldesignet og gennemtænkt brugeroplevelse øger succesraten for implementering i en organisation markant". Det er helt korrekt, og vi oplever heldigvis at vores kunder anser vores applikationer som intuitive og brugervenlige. Min fornemmeste opgave som Senior Consultant er at gøre en glad køber til en glad kunde. Og min erfaring fortæller mig, at det også øger succesraten og glæden betydeligt, når medarbejderne ved hvorfor de skal ændre vante strukturer og nuværende arbejdsvaner.
Nye arbejdsvaner kræver mere kommunikation
Blandt konsulenterne hos Acubiz er der bred enighed om, at god forandringsledelse er et centralt punkt for en succesfuld implementering af en SaaS-løsning. Det er centralt, da en ny løsning som regel vil påvirke medarbejderens hverdag i form af nye rutiner, arbejdsgange mv. Helt grundlæggende har mennesker et behov for at vide hvorfor de skal ændre vaner og vante strukturer.
Kommunikation om forandringen er helt essentiel, og det skaber altså modstand allerede inden projekter er søsat, hvis virksomheden ikke kommunikerer hvorfor en ny løsning er nødvendig og hvad brugerne kan forvente. Det er dog en sandhed med visse modifikationer. Nogle medarbejdere elsker forandringer og tager dem til sig med det samme, andre har brug for at vide hvorfor noget skal ændres imens nogle fra starten kan vise modstand og har brug for særligt gode argumenter (og tid).
Heri bunder noget af det mest spændende ved mit arbejde. Udover at sørge for, at løsningen er korrekt sat op, så hjælper jeg også kunden med at sikre opbakning til Acubiz blandt medarbejdere - selvom det meste af ansvaret for dette trods alt ligger hos kunden. Herunder kommer jeg med to gode råd til at sikre opbakningen. Der er mange flere, men dem berører jeg på et senere tidspunkt.
Skab forståelse for de nye arbejdsvaner
Så langt så godt. Nu starter arbejdet med at få medarbejderne med ombord og få dem til at tage ejerskab og bruge den nye løsning. Jeg vil ikke lege ekspert indenfor forandringsledelse og -kommunikation, men jeg vil gerne dele ud af de erfaringer, som vi har gjort os ifm. implementeringer af Acubiz. Inden en virksomhed, som er blevet til en kunde, kontaktede Acubiz, har de enten haft en anden Expense Management-leverandør eller arbejdet med en manuel eller delvis manuel proces. Uanset hvad, så bliver udgiftshåndteringen forandret og det stiller krav til virksomheden ift. at sikre adoptionen af en ny løsning blandt medarbejderne.
Vi anbefaler, at virksomheder skaber en forståelse for behovet for forandring og samtidig sammensætter en gruppe af nøglemedarbejdere der går forrest og står på mål for den nye løsning.
Der kan være mange grunde til, at I, som virksomhed, vælger at investere i en ny SaaS-løsning. Årsagerne skal kommunikeres til medarbejderne. Ellers bliver det i hvert fald svært at skabe en forståelse for behovet for forandring.
Her tager jeg udgangspunkt i Acubiz. Forklar at I skifter, da finansafdelingen bruger alt for meget tid på manuel håndtering, og fordi I ønsker processen omkring udgifter automatiseret og digitaliseret. Eller fordi der er betydelige økonomiske besparelser at hente i form af lavere drifts- og vedligeholdelsesomkostninger. Det kan også være, at I ønsker at stille digitale værktøjer til rådighed for medarbejdere, og at godkendere skal kunne godkende udgifter, tidsregistreringer, fakturaer osv. på farten. Årsagerne er mange. Forklar dem.
Når medarbejderne forstår behovet for den nye løsning, gælder det om at nedsætte et team af nøglemedarbejdere, der med stærk formel/uformel indflydelse, bred ekspertise og høj troværdighed evner at skabe tillid. Altså respekterede medarbejdere i organisation. De skal agere som ambassadører for løsningen, og kunne fungere som ”superbrugere” for resten af medarbejderne, som dermed kan komme til dem for gode råd og spørgsmål. Det er altid nemmere at tage en løsning til sig, hvis respekterede og tillidsfulde kollegaer går forrest.
Det skal naturligvis nævnes, at SaaS-løsningens kompleksitet er ret afgørende, da visse simple løsninger ikke berører særlig mange mennesker og derfor ikke behøver den helt store og omfattende implementering. Men når der er tale om SaaS-løsninger der involverer store dele, eller samtlige, af medarbejderne, giver det ekstra god mening at gå all-in på en succesfuld implementering.
Vær ikke bange for at spørge leverandøren til råds
Vi anbefaler, at I spørger hvordan den valgte leverandør ser løsningen udrullet. Her skal leverandøren være i stand til at give gode råd. I Acubiz har vi selv mange tusinde implementeringer i bagagen, og deler gerne ud af vores erfaringer. Vi er nemlig af den overbevisning, at en skæv implementering fra starten medfører en lavere adoption hos brugerne (en god brugeroplevelse kan dog heldigvis rette op på meget).
Jeg vil gerne slutte hvor jeg startede. Med vigtigheden af den gode brugeroplevelse jævnfør Lars’ blogindlæg. En løsning med en høj grad af brugervenlighed og intuitiv brugergrænseflade vil medføre, at de fleste medarbejdere relativt smertefrit vænner sig til den nye løsning. Og hvis de samtidig ved hvorfor virksomheden skifter løsning, kan se fordelene og ved hvem de skal gå til med spørgsmål, så er der for alvor valuta for pengene.
Der findes flere gode råd end dem jeg har nævnt i dette blogindlæg, og dem har jeg fået fornøjelsen af at skrive lidt mere om i de kommende uger og måneder. Så stay tuned!
