Når man driver en virksomhed, opstår der udgifter. Det er uundgåeligt. De kan opstå, når medarbejdere rejser på vegne af virksomheden, når en sælger kører ud og skal tanke sin bil, eller når en medarbejder i marketingafdelingen køber annoncer eller software.
Ofte er det medarbejderne, der bruger virksomhedens penge - enten med udlæg eller med et firmakort. I disse tilfælde kan medarbejderne undre sig over, hvilket beløb der er acceptabelt at bruge på vegne af virksomheden. Og hvad betragtes som et forretningsrelateret køb, og hvad gør ikke?
Virksomheder skylder deres medarbejdere at kommunikere klare budskaber om, hvad der er okay, og hvad der ikke er okay. Det er her, en udgiftspolitik kommer ind i billedet.
Hvad er en indkøbspolitik?
Udgiftspolitikken opstiller retningslinjer og sætter rammerne for, hvordan udgifter skal håndteres i den pågældende virksomhed. Den definerer med andre ord, hvordan medarbejderne kan bruge virksomhedens penge.
Man skelner mellem offentlige og private udgiftspolitikker, og i dette blogindlæg fokuserer vi på private virksomheders udgiftspolitikker.
Et af formålene med en udgiftspolitik er at tydeliggøre, hvordan medarbejderne kan bruge penge inden for en vis grænse. Men den skal også sikre, at virksomheden køber ind på vilkår, hvor kvalitet, funktionalitet, pris, leveringssikkerhed, bæredygtighed osv. er væsentlige parametre.
Udgiftspolitikken kan også definere, hvilke betalingsmetoder og leverandører medarbejderne skal bruge. I dette blogindlæg vil vi ikke dykke ned i valg af specifikke leverandører osv., men i stedet fokusere på at beskrive, hvorfor det er en god idé at have en udgiftspolitik.
I dag har de fleste virksomheder ambitiøse klimapolitikker eller bæredygtighedsmål, og udgiftspolitikker er et effektivt værktøj til at sikre, at medarbejderne køber fra bæredygtige virksomheder.
Fem tips til udarbejdelse af en udgiftspolitik
Vi slår det lige fast endnu engang. Det er en god ide at have en tydeligt defineret indkøbspolitik, så der ikke opstår tvivl eller forvirring, når medarbejdere svinger enten privat- eller firmakortet.
Her får I fem gode råd til udarbejdelsen af jeres indkøbspolitik:
- Klare regler for Klare regler for udgiftskategorier – lav udgiftskategorier og definér bestemte regler inden for hver kategori. Kategorierne kan for eksempel være måltider, transport, indkvartering, udstyr til hjemmekontoret, gaver etc.
- Indsaml input fra medarbejderne – indkøbspolitikken skal være tilpasset virksomheden mest muligt. Især når det kommer til beløbsgrænse. Der er ingen grund til at sætte en beløbsgrænse på 500 kr. frokost, hvis de fleste medarbejdere alligevel kun bruger 250 kr.
- Hold indkøbspolitikken forståelig – få sat jeres indkøbspolitik op i et format, som er simpelt, forståeligt og enkelt. Alle medarbejdere skal kunne læse og forstå den uden at skulle et smut forbi finansafdelingen først.
- Undgå undtagelser – indkøbspolitikken er nemmere at forstå, hvis alle er klar over, at reglerne er, som de er. Det sparer også tid for finansafdelingen, at de ikke skal tage stilling til undtagelserne.
- Opdateret og let tilgængelig – det siger sig selv, men ikke desto mindre skal indkøbspolitikken være opdateret, hvis forbrugsvanerne ændrer sig eller nye leverandører kommer til. Den skal samtidig være nem og hurtig at finde frem til – naturligvis online.
Fordele ved indkøbspolitikker
En indkøbspolitik er først og fremmest fantastisk til at skabe klare retningslinjer for, hvor mange penge medarbejderen maksimalt må bruge på forskellige udgifter. Den medfører dog endnu flere fordele end det:
Minimerer risikoen for svindel
Udover at fastsætte spillereglerne for indkøb, er indkøbspolitikken også en måde at holde medarbejderne ansvarlige på, hvis de bryder reglerne. Meget svindel sker, fordi medarbejderne ofte ikke ved hvad der præcis udgør en overtrædelse. Derfor kan indkøbspolitikken gøre virksomheden mindre sårbar over for svindel. Svindel har vi berørt i én ad vores andre blogindlæg, som du kan læse her.
Mindre tvivl og færre spørgsmål
Indkøbspolitikker fjerner utvivlsomt en masse tvivl og minimerer antallet af spørgsmål til både kollegaer, ledere og finansafdeling. Tanken om hvorvidt det er “OK at bruge dette beløb” elimineres, da der er skabt klare regler for hvad der er i orden og hvad der ikke er i orden. Indkøbspolitikker har samtidig den fordel, at den bidrager til at begrænse pengeforbruget hos de medarbejdere, som er tilbøjelige til at bruge lidt for mange penge.
Alle på samme side
Gælder indkøbspolitikken for alle medarbejdere og afdelinger, er der større chance for, at ingen føler sig uretfærdigt behandlet. Overvej også, om indkøbspolitikken skal gælde for direktionen. Alle føler sig fair behandlet og er på samme side, hvis indkøbspolitikken vel og mærke er gældende for alle.
Kombinér indkøbspolitik med intern kontrol
Indkøbspolitikken kan med fordel suppleres med digitale værktøjer, der øger den interne kontrol og gennemsigtigheden. Visma Acubiz har i mange år hjulpet en stor del af vores kunder med vores service, Company Policy Manager. Company Policy Manager er en service der hjælper medarbejdere med at overholde virksomhedens regler, retningslinjer og politikker for udgifter – herunder indkøbspolitikken.
Konkret fungerer Company Policy Manager ved, at virksomheden opstiller beløbsgrænser, kontrolkriterier og stikprøvefrekvenser. Det kan være, at din virksomhed har et beløbsgrænse på repræsentationsudgifter på 750 kr. pr. person. Anvender to personer mere end 1.500 kr. tilsammen, vil personen, der registrerer udgiften, blive adviseret om, at grænsen er overskredet. Medarbejderen vil blive bedt om at tilføje en kommentar, hvorefter det er op til godkenderen og finansafdelingen at håndtere udgiften.
Ofte giver det ikke mening at kontrollere alle udgifter. Den interne kontrol kan nemt effektiviseres – fx hvis en medarbejder har købt en kop kaffe på firmakortet til 30 kr. Hvis data fra kortudsteder fortæller at der er købt noget til 30 kr. på en tankstation og medarbejderen registrerer købet på 30 kr. som en kop kaffe. Så er det overvejende sandsynligt, at registreringen er korrekt, hvorfor det giver mening at lade udgiften passere direkte til bogføring.
Vi håber, at blogindlæggets overskrift giver endnu mere mening nu end før du begyndte at læse blogindlægget. Vi håber også at det skinner igennem, at vi i Visma Acubiz mener, at indkøbspolitikken er et vigtigt dokument til at få bedre styr på virksomheders udgifter. Du er altid velkommen til at tage kontakt til os, hvis du vil vide mere om hvordan Acubiz kan bidrage til en mere effektiv håndtering af jeres udgifter.
