Keep track of expenditure with an expense policy

Udgiftspolitikken udstikker retningslinjer og sætter rammerne for, hvordan udgifter skal håndteres i den pågældende virksomhed.

TL;DREn udgiftspolitik fastlægger, hvordan medarbejderne må anvende virksomhedens midler, hvad der udgør en berettiget forretningsudgift, og hvilke betalingsmetoder og leverandører der skal benyttes. Uden en klar politik mangler medarbejderne retningslinjer, og virksomhederne mangler de nødvendige rammer til at sikre overholdelse af reglerne, kontrollere omkostningerne og opfylde bæredygtighedsmålene.

Når man driver en virksomhed, opstår der udgifter. Det er uundgåeligt. De kan opstå, når medarbejdere rejser på vegne af virksomheden, når en sælger er ude på farten og skal tanke sin bil op, eller når en medarbejder i marketingafdelingen køber annoncer eller software.
Oftest er det medarbejderne, der bruger virksomhedens penge – enten i form af udgifter eller ved at firmakort. I sådanne tilfælde kan medarbejderne måske undre sig over, hvor meget det er acceptabelt at bruge på vegne af virksomheden. Og hvad betragtes som et forretningsrelateret køb, og hvad gør ikke?
Virksomheder har en forpligtelse over for deres medarbejdere til at formidle klare budskaber om, hvad der er i orden, og hvad der ikke er i orden. Det er her, en udgiftspolitik kommer ind i billedet.

Hvad er en indkøbspolitik?

Udgiftspolitikken fastlægger retningslinjer og rammerne for, hvordan udgifter skal håndteres i den pågældende virksomhed. Med andre ord definerer den, hvordan medarbejderne må bruge virksomhedens penge.
Der skelnes mellem det offentlige og det private udgiftsregler, og i dette blogindlæg sætter vi fokus på udgiftspolitikkerne i private virksomheder.
Et af formålene med en udgiftspolitik er at præcisere, hvordan medarbejderne kan bruge penge inden for en bestemt ramme. Men den skal også sikre, at virksomheden indkøber på vilkår, hvor kvalitet, funktionalitet, pris, leveringssikkerhed, bæredygtighed osv. er afgørende parametre.
Udgiftspolitikken kan også fastlægge, hvilke betalingsmetoder og leverandører medarbejderne skal benytte. I dette blogindlæg vil vi ikke gå i dybden med valg af specifikke leverandører m.m., men i stedet fokusere på at beskrive, hvorfor det er en god idé at have en udgiftspolitik.
I dag har de fleste virksomheder ambitiøse klimapolitikker eller bæredygtighedsmål, og udgiftspolitikker er et effektivt redskab til at sikre, at medarbejderne køber ind hos bæredygtige virksomheder.

Fem tips til udarbejdelse af en udgiftspolitik

Vi vil nævne det endnu én gang. Det er en god idé at have en klart defineret udgiftspolitik, for på den måde undgår man tvivl og forvirring, når medarbejderne bruger enten deres egne eller firmakort.

Her får I fem gode råd til udarbejdelsen af jeres indkøbspolitik:

1. Tydelige regler for udgiftskategorier – Opret udgiftskategorier og fastlæg specifikke regler for hver kategori. Eksempler på kategorier kan være måltider, transport, overnatning osv.
2. Indsamle input fra medarbejderne – udgiftspolitikken skal tilpasses virksomheden så meget som muligt. Især når det gælder begrænsninger. Det ville ikke give mening at fastsætte et beløbsloft på 500 DKK til frokost, hvis de fleste medarbejdere alligevel kun bruger 250 DKK.
3. Sørg for, at politikken er let at forstå – Sørg for, at din politik er udformet i et enkelt og præcist sprog. Alle medarbejdere skal kunne læse og forstå den uden at skulle spørge økonomiafdelingen.
4. Undgå undtagelser – udgiftspolitikken bliver lettere at forstå, hvis alle er klar over, at regler er regler. Det vil spare økonomiafdelingen tid, da de så ikke behøver at tage højde for undtagelser.
5. Opdateret og tilgængelig – det er jo nærmest en selvfølge, men udgiftspolitikken skal opdateres, hvis forbrugsvanerne ændrer sig, eller der kommer nye leverandører til. Den skal være nem og hurtig at få fat i – selvfølgelig online.

Fordele ved indkøbspolitikker

En udgiftspolitik er først og fremmest et fantastisk redskab til at fastlægge retningslinjer for, hvor mange penge medarbejderne må bruge på forskellige typer udgifter. Men der er endnu flere fordele ved at have en sådan politik:
Minimer risikoen for svindel
Ud over at fastlægge spillereglerne for udgifter er en udgiftspolitik også en måde at stille medarbejderne til ansvar, hvis de overtræder reglerne. Ofte opstår svindel, fordi medarbejderne ikke er klar over, hvornår en regel præcist er blevet overtrådt. En udgiftspolitik kan derfor gøre en virksomhed mindre sårbar over for svindel. Svindel er noget, vi tidligere har skrevet om i et andet blogindlæg, som du kan læse her.
Mindre tvivl og færre spørgsmål
Udgiftspolitikker fjerner en stor del af usikkerheden og minimerer antallet af spørgsmål fra kolleger, ledere og økonomiafdelingen. Tvivlen om, hvorvidt det er i orden at bruge det ene eller det andet beløb, fjernes, da der er fastlagt klare regler for, hvad der er i orden, og hvad der ikke er.
Samtidig kan udgiftspolitikker være med til at begrænse udgifterne forårsaget af medarbejdere, der til tider bruger for meget.
Alle er lige
Hvis politikken gælder for alle medarbejdere på tværs af alle afdelinger, er der større sandsynlighed for, at ingen føler sig uretfærdigt behandlet. Det er også en god idé at overveje, om politikken også bør gælde for ledelsen.

Kombiner udgiftspolitikken med interne kontrol

Udgiftspolitikken kan med fordel implementeres ved hjælp af digitale værktøjer, hvilket vil styrke den interne kontrol og gennemsigtigheden. I mange år har Acubiz hjulpet en lang række af vores kunder med den interne kontrol gennem vores service Leder af virksomhedspolitik. Company Policy Manager er en tjeneste, der hjælper medarbejderne med at overholde virksomhedens regler, retningslinjer og udgiftspolitikker – herunder udgiftspolitikken.
Via Company Policy Manager kan en virksomhed fastsætte beløbsgrænser, kontrolkriterier og hyppigheden af stikprøvekontroller. Det kan være, at din virksomhed har en beløbsgrænse på 750 DKK pr. person for repræsentationsudgifter. Hvis to personer tilsammen bruger mere end 1.500 DKK, får den person, der registrerer udgiften, besked om, at grænsen er overskredet. Medarbejderen vil blive bedt om at tilføje en kommentar, hvorefter det er op til godkenderen og økonomiafdelingen at behandle udgiften.
I de fleste tilfælde giver det ikke mening at kontrollere alle udgifter. Den interne kontrol kan nemt strømlines – lad os sige, at en medarbejder har købt en kop kaffe med firmakortet for 30 DKK. Hvis data fra kortudstederen viser, at der er købt noget for 30 DKK på en tankstation, og medarbejderen registrerer købet på 30 DKK som en kop kaffe, er det ganske sandsynligt, at registreringen er korrekt, og derfor giver det mening at lade udgiften gå direkte til bogføring.
Vi håber, at overskriften på dette blogindlæg giver endnu mere mening nu end før du begyndte at læse. Vi håber også, at det står klart, at vi hos Acubiz mener, at udgiftspolitikken er et vigtigt dokument for at opnå bedre kontrol med virksomhedens udgifter. Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du vil vide mere om, hvordan Acubiz kan bidrage til en mere effektiv håndtering af dine udgifter.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er en udgiftspolitik, og hvorfor har virksomheder brug for en sådan?

En udgiftspolitik fastlægger reglerne for, hvordan medarbejderne må bruge virksomhedens midler. Den fastlægger udgiftsgrænser, tilladte udgiftskategorier, krævet dokumentation og godkendte betalingsmetoder. Uden en sådan politik kan medarbejderne ikke vide, hvad der er tilladt, og virksomheden har ikke et ensartet grundlag for at godkende eller afvise udgiftsanmeldelser.

Hvad bør en udgiftspolitik indeholde?

En velstruktureret udgiftspolitik bør omfatte udgiftsgrænser pr. kategori, sondringen mellem forretningsrelaterede og private udgifter, den nødvendige dokumentation for refusion, godkendte betalingsmetoder samt eventuelle krav til leverandører eller bæredygtighed. Den bør være så klar, at en medarbejder selv kan afgøre, om et køb er tilladt.

Kan en udgiftspolitik support virksomheds bæredygtighedsmål?

Ja. Mange virksomheder har forpligtelser inden for klima eller bæredygtighed, og en udgiftspolitik er et praktisk redskab til at sikre, at medarbejderne køber ind hos bæredygtige leverandører eller vælger rejseformer med lavere emissioner. Ved at indarbejde bæredygtighedskriterier i politikken omsættes overordnede forpligtelser til medarbejdernes daglige adfærd.

Hvordan mindsker en udgiftspolitik risikoen for overtrædelser af reglerne eller udgiftssvindel?

En klar politik fjerner uklarheder, som er hovedårsagen til ubevidste fejl og det første forsvar mod bevidst misbrug. Når reglerne er tydelige og formidlet, er det sværere for medarbejderne at påberåbe sig uvidenhed, og det er lettere for de godkendende personer at afvise indsendelser, der ikke overholder reglerne, på en konsekvent måde.

Hvad er forskellen mellem en udgiftspolitik i den offentlige sektor og en i den private sektor?

Udgiftspolitikker i den offentlige sektor er typisk underlagt formelle regler og krav om offentlig ansvarlighed, med strengere begrænsninger og mere fastlagte procedurer. Politikker i den private sektor fastlægges af virksomheden selv og afspejler dens egen risikovillighed, kultur og forretningsmæssige behov, hvilket giver større fleksibilitet i udformningen.