Hos Acubiz er vi på en mission. En mission, hvor målet er at lette administrative processer for virksomheder og deres medarbejdere. Det kan gøres i mange henseender, og vores kerne er Expense Management.
Det handler om de virksomhedsrelaterede udgifter som medarbejdere afholder, når de udfører deres arbejde. Det paradoksale er, sjovt nok, at hver gang en medarbejder afholder en udgift, så opstår der mere arbejde ift. at dokumentere, retfærdiggøre, kontrollere, godkende, kontere, bogføre og evt. afregne udgiften. Vores mål er netop at digitalisere og automatisere udgiftstransaktionens komplette rejse, fra det øjeblik den opstår, til det øjeblik den bogføres.
I dette blogindlæg koncentrerer jeg mig om udgifter, der betales med et firmakort, og forklarer hvordan du skaber en ubrudt digital værdikæde i forbindelse med udgiftens rejse – lige fra transaktion til bogføring.
De sorte huller
Overskriften her og begrebet ”sorte huller” i forbindelse med transaktioner på firmakort kommer oprindeligt fra vores ven, Lars Kristoffersen. Lars arbejder som Cash Manager i Nordea, og rådgiver således erhvervskunder om bl.a. anvendelsen af firmakort. Lars brugte for nylig denne analogi ved en session vi havde med Nordeas Cash Management team, omkring vores fælles satsning med pakketering af First Card og Acubiz, og jeg synes, at den er spot on.
Som jeg indledningsvist beskrev, opstår der netop mere arbejde, hver gang en medarbejder svinger et firmakort. Arbejdet består i at berige den enkelte transaktion med de informationer, der er nødvendige for at kunne bogføre udgiften. Både under hensyntagen til lovmæssige krav samt den enkelte virksomheds krav og regler. Så for at bruge Lars’ ord, kan de manglende informationer betragtes som ”sorte huller” og informationsberigelsen på hver enkelt transaktion handler simpelthen om at udfylde de sorte huller.
Når udgifter betales med et firmakort, vil visse informationer allerede være til rådighed digitalt. Det drejer sig f.eks. om oplysninger som dato og tid for transaktionen, valuta samt information om købssted (via MCC-koder). Disse informationer hjælper naturligvis i udgiftens fortsatte rejse mod bogføringen.
Men hvilke typer information er det, der kan karakteriseres som ”sorte huller”? Jo, hvis vi starter med det lovgivningsmæssige, så er det bilaget / kvitteringen på selve udgiften. Ifølge bogføringsloven, skal bilaget eller en kopi (og den må gerne være digital), opbevares i 5 år. De øvrige ”sorte huller” relaterer sig i høj grad til den enkelte virksomheds struktur og krav til bogføring samt øvrig dokumentation omkring udgifter. Selve konteringsarbejdet kan gå fra at følge en simpel kontoplan på omkostningssiden til at være mere kompleks, med f.eks. krav til allokering på afdelinger, projekter eller kunder alt efter den enkelte virksomheds kompleksitet og struktur ift. finansielle dimensioner. Derudover kan der også være ”sorte huller” omkring dokumentationen for, at en udgift har gennemgået en godkendelsesproces – typisk fra medarbejder igennem en eller flere ledere.
Hvis vi lige springer tilbage til konteringsarbejdet, så er det en opgave, som traditionelt ligger i økonomi- og finansafdelingen. Men når det gælder udgifter på firmakort, så mener jeg, at opgaven skal ligges ud til medarbejderen – de ”sorte huller” skal udfyldes i samme øjeblik som udgiften opstår.
En digital værdikæde
Hvordan får du så skabt den digitale værdikæde, som forbinder din virksomheds firmakort med økonomisystemet? Og hvordan kan dine medarbejdere selv håndtere opgaven med at kontere deres udgifter? Jo, ser du, det gøres ved at finde et værktøj, som kan:
- Hente transaktionsdata fra din virksomheds firmakort.
- Facilitere at den enkelte bruger / kortholder, via simple handlinger, kan udfylde de ”sorte huller”.
- Aflevere bogføringsklar data til dit økonomisystem.
Det er naturligvis her, en løsning som vores kommer ind i billedet og nedenstående illustration viser, helt overordnet, kæden.
Når du kigger efter et værktøj, som kan hjælpe dig med at skabe denne kæde, er der mange ting du skal undersøge. Men det er vigtigt, at du tænker på følgende:
- Brugervenlighed - værktøjet skal være nemt og intuitivt at arbejde med, ellers får du aldrig sælgere, konsulenter osv. til at lave kontering af udgifter.
- Sikkerhed - husk på, at værktøjet kommer til at behandle kreditkort- og transaktionsdata. Det skal ske på forsvarlig vis.
- Funktioner og integrationsmuligheder - kig på dine øvrige medarbejderrelaterede udgifter, f.eks. relateret til kørsel i egen bil eller private udlæg for de medarbejdere som ikke har firmakort, og sørg for at løsningen har features og perspektiv til at håndtere flere ting. Integrationsmulighederne er naturligvis også afgørende, for hvis ikke værktøjet kan tale sammen med lige præcis dine firmakort og dit økonomisystem, så nytter det ikke noget.
Nu ved du jo helt sikkert hvordan f.eks. sælgere normalt er, og så spørger du måske en ekstra gang, hvorvidt det ”overhovedet er muligt” at få dem til at lave korrekt kontering af udgifter? Svaret er, at det er fuldt ud muligt, hvis det gribes an på den rigtige måde. Hør bare hvad Per Baltsen, der er CFO hos Dansk Brandteknik A/S, har at sige om det.
"Technology packed card"
Der er mange facetter i en Expense Management løsning, men én af de betragtninger jeg anlægger på det er, at den rent faktisk gør dig i stand til at give virksomhedens firmakort flere kræfter – superkræfter endda! Du fylder så at sige noget teknologi i kortene. Teknologi, som gør kortene mere intelligente. Teknologi, som gør det nemt at udfylde de sorte huller. Teknologi, som muliggør at du kan skabe den kæde jeg har skitseret i dette blogindlæg. Teknologi, som sparer din virksomhed for en masse tid – både i økonomiafdelingen og ude hos kortholderne.
Din virksomheds firmakort kommer med andre ord til at klare det meste af bogføringen for dig, når det gælder udgifterne, som betales med kortene! Din virksomheds firmakort kommer også til at hjælpe dine sælgere, konsulenter og andre brugere med at holde styr på bilag og kvitteringer.
