Acubiz strømliner udgiftshåndtering ved at digitalisere rejsen fra transaktion til bogføring for firmakort. Ved at tage hånd om "sorte huller" i data som kvitteringer og virksomhedsspecifikke detaljer gør Acubiz kort til effektive, teknologidrevne værktøjer, der forenkler bogførings- og dokumentationsopgaver.
TL;DRAcubiz digitaliserer hele forløbet fra transaktioner med firmakort til bogføringsposteringer og udfylder dermed datahuller, såsom manglende kvitteringer og uafstemte transaktioner, der bremser arbejdet i økonomiafdelingerne. Resultatet er en automatiseret værdikæde fra kortgennemlæsning til bogføring i ERP-systemet, uden manuel genindtastning på noget trin.
Acubiz har sat sig som mål at forenkle de administrative processer for virksomheder og deres medarbejdere. Dette kan gøres på mange måder, og Acubiz’ kerneområde er Expense Management.
Udgiftsstyring handler om de forretningsrelaterede udgifter, som mange medarbejdere har i forbindelse med deres arbejde. Det er dog paradoksalt og ret morsomt, at hver gang en medarbejder har en udgift, medfører det mere arbejde i forbindelse med dokumentation, begrundelse, kontrol, godkendelse, bogføring, hvor udgiften registreres og i nogle tilfælde afregnes. Vores mål er at digitalisere og automatisere hele forløbet for en udgiftstransaktion, fra det øjeblik den opstår, til det øjeblik den bogføres.
I dette blogindlæg vil jeg fokusere på de udgifter, der betales med firmakort og jeg vil forklare, hvordan man kan opbygge en fuldstændig digital værdikæde omkring en udgifts forløb – fra transaktion til bogføring.
De sorte huller
Overskriften til dette afsnit og udtrykket »sorte huller« i forbindelse med transaktioner med firmakort stammer fra vores ven, Lars Kristoffersen. Lars arbejder som Cash Manager hos Nordea, og han rådgiver blandt andet erhvervskunder om brugen af firmakort. For nylig brugte Lars denne analogi under et møde, vi havde med Nordeas Cash Management-team om vores fælles tilbud med First Card og Acubiz, og jeg synes, det rammer helt plet.
Som jeg indledningsvist beskrev, opstår der netop mere arbejde, hver gang en medarbejder svinger et firmakort. Arbejdet består i at berige den enkelte transaktion med de informationer, der er nødvendige for at kunne bogføre udgiften. Både under hensyntagen til lovmæssige krav samt den enkelte virksomheds krav og regler. Så for at bruge Lars’ ord, kan de manglende informationer betragtes som ”sorte huller” og informationsberigelsen på hver enkelt transaktion handler simpelthen om at udfylde de sorte huller.
Når udgifter betales med et firmakort, vil visse informationer allerede være til rådighed digitalt. Det drejer sig f.eks. om oplysninger som dato og tid for transaktionen, valuta samt information om købssted (via MCC-koder). Disse informationer hjælper naturligvis i udgiftens fortsatte rejse mod bogføringen.
Hvilken type oplysninger kan man så betegne som »sorte huller«? Tja, hvis vi tager udgangspunkt i det juridiske aspekt, er kvitteringen for en given udgift vigtig. I henhold til den danske regnskabslov skal udgiftskvitteringen eller en kopi heraf (den kan være digital) opbevares i 5 år. De øvrige »sorte huller« vedrører den enkelte organisations struktur og krav til regnskabsføring samt yderligere dokumentation i forbindelse med udgifter. Selve regnskabsarbejdet kan strække sig fra at følge en enkel kontoplan at være mere kompleks, f.eks. med fordelingskrav til bestemte afdelinger, projekter eller kunder, i betragtning af kompleksiteten og strukturen i forbindelse med de finansielle dimensioner. Derudover kan der også være »sorte huller« i forbindelse med dokumentationen for godkendelse af udgifter – typisk fra medarbejdere via en eller flere ledere.
Hvis vi vender tilbage til bogførings- og regnskabsarbejdet, er dette en opgave, der traditionelt hører under økonomiafdelingen. Når det imidlertid drejer sig om udgifter, der betales med firmakort, foreslår jeg, at denne opgave overlades til kortindehaveren – de »sorte huller« bør udfyldes, så snart en udgift opstår.
En digital værdikæde
Hvordan får du så skabt den digitale værdikæde, som forbinder din virksomheds firmakort med økonomisystemet? Og hvordan kan dine medarbejdere selv håndtere opgaven med at kontere deres udgifter? Jo, ser du, det gøres ved at finde et værktøj, som kan:
- Hente transaktionsdata fra din virksomheds firmakort.
- Facilitere at den enkelte bruger / kortholder, via simple handlinger, kan udfylde de ”sorte huller”.
- Aflevere bogføringsklar data til dit økonomisystem.
Det er naturligvis her, en løsning som vores kommer ind i billedet og nedenstående illustration viser, helt overordnet, kæden.
Når du kigger efter et værktøj, som kan hjælpe dig med at skabe denne kæde, er der mange ting du skal undersøge. Men det er vigtigt, at du tænker på følgende:
- Brugervenlighed – Værktøjet skal være nemt og intuitivt at arbejde med, ellers vil du aldrig få sælgere, consultant osv. til at varetage udgiftsbogføring og regnskab for dig.
- Sikkerhed – Husk, at værktøjet vil behandle betalingskort- og transaktionsdata. Dette skal foregå på en sikker måde.
- Funktioner og integrationsmuligheder – Se på jeres øvrige medarbejderrelaterede udgifter, f.eks. i forbindelse med kørselsgodtgørelse eller private udgifter for medarbejdere uden firmakort. Sørg for, at løsningen har de nødvendige funktioner og muligheder til at håndtere flere forskellige opgaver. Integrationsmulighederne er naturligvis vigtige – hvis værktøjet ikke kan integreres med jeres specifikke firmakort eller jeres specifikke økonomisystem, er I tilbage ved udgangspunktet.
Du ved sikkert godt, hvordan det normalt er med sælgere, og så spørger du måske endnu en gang, om det »virkelig er muligt« at få dem til at føre korrekt regnskab over udgifterne? Ja, svaret er ja, det er fuldt ud muligt, forudsat at det gøres på den rigtige måde. Se, hvad Per Baltsen, der er økonomidirektør hos Dansk Brandteknik A/S, har at sige om det.
"Technology packed card"
Der er mange facetter i en Expense Management løsning, men én af de betragtninger jeg anlægger på det er, at den rent faktisk gør dig i stand til at give virksomhedens firmakort flere kræfter – superkræfter endda! Du fylder så at sige noget teknologi i kortene. Teknologi, som gør kortene mere intelligente. Teknologi, som gør det nemt at udfylde de sorte huller. Teknologi, som muliggør at du kan skabe den kæde jeg har skitseret i dette blogindlæg. Teknologi, som sparer din virksomhed for en masse tid – både i økonomiafdelingen og ude hos kortholderne.
Din virksomheds firmakort kommer med andre ord til at klare det meste af bogføringen for dig, når det gælder udgifterne, som betales med kortene! Din virksomheds firmakort kommer også til at hjælpe dine sælgere, konsulenter og andre brugere med at holde styr på bilag og kvitteringer.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er »datablakhuller« i forbindelse med styring af udgifter til firmakort?
Der opstår »datahuller«, når en korttransaktion registreres af banken, men den tilhørende kvittering, omkostningssted, projektkode eller moms mangler. Økonomiafdelingerne bruger derefter tid på at indhente dokumentation fra medarbejderne eller på at bogføre transaktioner uden fuldstændig kodning. Acubiz lukker disse huller ved at kræve, at medarbejderne ved købet vedhæfter kvitteringer og kodning, som automatisk matches med korttransaktionen.
Hvordan håndterer Acubiz transaktioner med firmakort automatisk?
Når en medarbejder bruger et firmakort, der er tilknyttet Acubiz, importeres transaktionen automatisk til medarbejderens Acubiz-app. Medarbejderen tilføjer et foto af kvitteringen og de nødvendige oplysninger og indsender derefter. Den kodede udgift gennemgår godkendelsesforløbet og overføres direkte til ERP-systemet som en bogføringsklar postering – uden manuel indgriben fra økonomiafdelingen.
Hvad skal der til for at tilknytte et firmakort til et udgiftsstyringssystem?
Kortudbyderen skal support : enten direkte eller via Acubiz’ kortintegrationer med de største udstedere, herunder Nordea First Card, Eurocard og Visa. Når forbindelsen er oprettet, vises transaktionerne automatisk i Acubiz, typisk inden for 24 timer. Der kræves hverken særlig hardware eller kompliceret opsætning; konfigurationen klares i forbindelse med Acubiz’ onboarding-proces.
Hvordan integreres Acubiz med ERP-systemer i forbindelse med bogføring af firmakort?
Acubiz sender godkendte og fuldt kodede kortudgifter direkte til dit ERP-system – herunder Microsoft Dynamics 365 Business Central, e-conomic, SAP og andre – som journalposteringer. Integrationen knytter hver udgiftskategori til den korrekte konto i dit kontoplan, hvilket sikrer korrekt moms og omkostningsfordeling uden manuel bogføring.
Kan Acubiz håndtere flere korttyper og udenlandske valutaer?
Ja. Acubiz understøtter flere korttyper: kreditkort, betalingskort og virtuelle kort fra forskellige udstedere og håndterer transaktioner i flere valutaer med automatisk valutakursomregning. Det gør systemet velegnet til organisationer med medarbejdere, der rejser internationalt eller har kort fra flere banker.
