How many users does Acubiz serve and in how many countries?

At the time of this article's publication, Acubiz served more than 185,000 users across 44 countries. The platform handles a wide range of expense types including supplier invoices, time tracking, company credit card transactions, employee outlays, mileage allowances, and travel receipts.

Why does a small expense like a coffee cost the same to process as a large purchase?

Regardless of amount, every expense must comply with bookkeeping rules, tax laws, and internal company policy. Without automation, the administrative steps are essentially the same for a DKK 30 receipt as for a DKK 30,000 invoice. Acubiz addresses this by automating small, rule-based transactions entirely, so they reach the books without consuming any accountant time.

What does Acubiz mean by a 'customized document journey'?

Not all expenses follow the same approval and bookkeeping path. Acubiz lets companies configure routing rules so that low-value, predictable transactions are automatically recorded without manual review, while higher-value or unusual expenses route through specific approvers. This means the process is proportionate to the risk and value of each transaction rather than treating everything the same.

How has expense management technology evolved since the days of paper receipts?

The first generation of improvement replaced physical receipt piles with smartphone photos. Acubiz is pushing toward the next stage, where even the digital photo of a receipt becomes unnecessary as transaction data flows directly from card networks and bank systems into the expense platform, with AI handling classification, coding, and compliance checking automatically.

Regnskab og intelligent automatisering i 2020

TL;DRAcubiz, der blev grundlagt i 1997 som et digitalt alternativ til papirbaserede rejseafregninger, er vokset til at betjene mere end 185.000 brugere i 44 lande ved at automatisere hele kvitteringens vej gennem en organisation. Platformen behandler en kaffekvittering på 30 DKK med samme automatiserede omhu for overholdelse af regler som et køb på 30.000 DKK, idet den automatisk anvender regnskabsregler, skattelovgivning og virksomhedens politik, så økonomidirektøren kan fokusere på analyse frem for administration.

Denne artikel er offentliggjort i: Erhvervsindsigt

Det danske firma Acubiz løser de problemer, der opstår i forbindelse med udgifter, med en kombination bestående af automatisering og app-baseret udgiftshåndtering, samtidig med at man sikrer overholdelse af lovgivningen og virksomhedernes interne regler.

Den store stak af kvitteringer, som forretningsmænd- og kvinder i “gamle dage” afleverede på bogholdernes skriveborde efter endt forretningsrejse, er for de flestes vedkommende blevet erstattet af et hurtigt billede med smartphonen for at dokumentere købene undervejs.

De digitale fotos af kvitteringer kan dog snart blive lige så forældede som papirkvitteringerne. Det er i hvert fald det, Acubiz sigter mod. I 1997 begyndte virksomheden at tilbyde et digitalt alternativ til den traditionelle rejseafregning. I dag håndterer Acubiz leverandørfakturaer, tidsregistrering, firmakreditkort transaktioner, udgifter, kilometertal diæters, udgifts- og rejsekvitteringer samt mange andre ting til deres mere end 185.000 brugere i 44 lande.

»Vi har udviklet en lang række funktioner baseret på rejseudgifter funktionalitet. Vi har gjort dette, fordi medarbejderne ikke kun bruger deres firmakreditkort, når de er på rejse. De bruger dem til en lang række forskellige udgifter. Derfor har vi fokuseret på kvitteringens vej gennem organisationen for at automatisere processen, så økonomidirektøren kan spare tid og undgå besvær.

Skræddersyede bilagsrejser

Ikke alle udgifter er ens. Pawrup understreger, at en kop kaffe til 30 danske kroner let kan medføre lige så meget administrativt arbejde for en virksomheds regnskabsafdelingen som et køb til en pris på 30.000 kroner. Regnskabsreglerne, skattelovgivningen og virksomhedens interne regler skal overholdes, uanset beløbets størrelse, men det er nemt for Acubiz’ kunder.

“Brugerne af vores system har mulighed for at sætte en række regler op, så kaffen og andre lignende småbeløb automatisk bogføres, og altså ikke behøver at stjæle bogholderiets værdifulde tid,” fortæller Kim Pawrup og fortsætter:

“Men vi laver ikke automatisering for automatiseringens skyld. Vi bygger workflows, der passer til virksomhedernes arbejdsgange. Derfor kan nogle regler også gælde alle medarbejdere, mens der så kan laves undtagelser for direktøren eller lignende, da de jo oftest skal have andre muligheder end studentermedarbejderen.”

Logikkerne omkring workflow og automatisering adskiller Acubiz’ produkt fra deres konkurrenter. Derudover integrerer Acubiz med alle udbydere af firmakreditkort, så brugerne er ikke bundet til et særligt firmakort.

Kompleksitet skiller fårene fra regnskabsbukkene

Blandt Acubiz’ kunder er virksomheder som Pandora og Effekt. Ifølge Pawrup er det især de større virksomheder, der ser fordelene ved løsningen. Når virksomheder arbejder på tværs af landegrænser, ændrer regnskabsreglerne sig ofte fundamentalt, selv på et grundlæggende niveau.

“Når du I Danmark benytter din bil, så skal du notere kilometertal, men i nogle lande skal du registrere antal passagerer og motorstørrelse, og i andre gælder et tredje sæt regler. Sådan adskiller landes regnskabspraksis sig på mange niveauer. Vi er i 44 lande, så vi kan håndtere den øgede kompleksitet. Det er der, hvor fårene virkelig skilles fra bukkene, når det kommer til services som vores,” siger Kim Pawrup og fortsætter:

“Et område, som vi kigger ind i lige nu, er at benytte alle de data, vi har, så vores kunder for eksempel kan benchmarke deres forbrug på hoteller mod andre Acubiz-kunder. På den måde kan de altså finde besparelser eller forhandle sig frem til bedre rabatter, hvor det er nødvendigt. Selvfølgelig alt sammen anonymiseret og indenfor GDPR-lovgivningen,” siger Kim Pawrup.

Og han mener kun, at data og automatisering vil komme til at fylde mere i fremtiden.

“Fremtiden byder utvivlsomt på nye og flere muligheder for at indsamle transaktionsdata, også når der er tale om virksomhedsrelaterede indkøb. Det giver os mulighed for at lave en automatisering 2.0, hvor vi kan lette den administrative arbejdsbyrde omkring dokumentation, kontrol og bogføring af udgifter endnu mere, så virksomhederne kan bruge deres tid på værdiskabelse,” siger Kim Pawrup.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor mange brugere betjener Acubiz, og i hvor mange lande?

På tidspunktet for denne artikels offentliggørelse betjente Acubiz mere end 185.000 brugere i 44 lande. Platformen håndterer en bred vifte af udgiftstyper, herunder leverandørfakturaer, tidsregistrering, transaktioner med firmakreditkort, medarbejderudgifter, kørselsgodtgørelser og rejsekvitteringer.

Hvorfor koster det lige så meget at behandle en lille udgift som en kop kaffe som et stort køb?

Uanset beløbets størrelse skal alle udgifter overholde regnskabsregler, skattelovgivning og virksomhedens interne retningslinjer. Uden automatisering er de administrative trin stort set de samme for en kvittering på 30 DKK som for en faktura på 30.000 DKK. Acubiz løser dette ved fuldstændigt at automatisere små, regelbaserede transaktioner, så de bogføres uden at optage regnskabsførerens tid.

Hvad mener Acubiz med en »tilpasset dokumentrejse«?

Ikke alle udgifter følger den samme godkendelses- og bogføringsproces. Med Acubiz kan virksomheder konfigurere ruteføringsregler, så transaktioner af lav værdi og forudsigelig karakter automatisk bogføres uden manuel gennemgang, mens udgifter af højere værdi eller usædvanlige udgifter sendes videre til bestemte godkendere. Det betyder, at processen står i rimeligt forhold til risikoen og værdien af den enkelte transaktion, i stedet for at alt behandles på samme måde.

Hvordan har teknologien inden for udgiftsstyring udviklet sig siden den tid, hvor man brugte papirkvitteringer?

Den første generation af forbedringer erstattede fysiske kvitteringsbunker med fotos taget med smartphones. Acubiz arbejder hen imod næste fase, hvor selv det digitale foto af en kvittering bliver overflødigt, da transaktionsdata strømmer direkte fra kortnetværk og banksystemer ind i udgiftsplatformen, hvor AI automatisk står for klassificering, kodning og kontrol af overholdelse af regler.