Denne artikel er udgivet i: Business Insights
Danske Acubiz kurerer udgiftshovedpiner med en cocktail bestående af automatisering og app-baseret udgiftshåndtering, hvor gældende lovgivning og virksomheders interne regler også overholdes.
Den store stak af kvitteringer, som forretningsmænd- og kvinder i “gamle dage” afleverede på bogholdernes skriveborde efter endt forretningsrejse, er for de flestes vedkommende blevet erstattet af et hurtigt billede med smartphonen for at dokumentere købene undervejs.
Men måske følger de digitale fotos af kvitteringer snart i papirkvitteringernes fodspor. I hvert fald hvis det står til Acubiz. Virksomheden begyndte med at tilbyde et digitalt alternativ til den klassiske rejsegodtgørelse i 1997. Og i dag håndterer Acubiz leverandørfakturaer, tidsregistrering, transaktioner på firmakort, udlæg, kørselsgodtgørelse, udgifts- og rejsebilag samt meget andet for deres mere end 185.000 brugere på tværs af 44 lande.
“Vi har bygget en masse funktionaliteter ovenpå rejsegodtgørelsen. Det har vi gjort, fordi medarbejdere i dag ikke kun benytter deres firmakort til rejser men til et væld af forskellige udgifter. Derfor har vi fokuseret på bilagenes rejse gennem organisationen, for at kunne automatisere der hvor det sparer tid og hovedpiner for CFO’en,” siger Kim Pawrup, Salgsdirektør og Vice-CEO i Acubiz.
Skræddersyede bilagsrejser
Det er nemlig ikke alle udgifter, der er ens. Men som Kim Pawrup fremhæver, så kan en kop kaffe til 30 kroner sagtens afstedkomme det samme administrative arbejde for virksomhedens bogholderi som et køb på 30.000 kroner. Fordi bogføringslov, skattelovgivning og virksomhedens interne regler skal overholdes uanset beløbets størrelse, men sådan er det ikke for Acubiz’ kunder.
“Brugerne af vores system har mulighed for at sætte en række regler op, så kaffen og andre lignende småbeløb automatisk bogføres, og altså ikke behøver at stjæle bogholderiets værdifulde tid,” fortæller Kim Pawrup og fortsætter:
“Men vi laver ikke automatisering for automatiseringens skyld. Vi bygger workflows, der passer til virksomhedernes arbejdsgange. Derfor kan nogle regler også gælde alle medarbejdere, mens der så kan laves undtagelser for direktøren eller lignende, da de jo oftest skal have andre muligheder end studentermedarbejderen.”
Logikkerne omkring workflow og automatisering adskiller Acubiz’ produkt fra deres konkurrenter. Derudover integrerer Acubiz med alle udbydere af firmakreditkort, så brugerne er ikke bundet til et særligt firmakort.
Kompleksitet skiller fårene fra regnskabsbukkene
Acubiz’ kunder tæller blandt andet virksomheder som Pandora og Power. Særligt de større virksomheder nyder godt af løsningen, mener Kim Pawrup. For når virksomheder krydser landegrænser, så ændrer regnskabspraksis sig ofte fundamentalt selv på et helt lavpraktisk plan.
“Når du I Danmark benytter din bil, så skal du notere kilometertal, men i nogle lande skal du registrere antal passagerer og motorstørrelse, og i andre gælder et tredje sæt regler. Sådan adskiller landes regnskabspraksis sig på mange niveauer. Vi er i 44 lande, så vi kan håndtere den øgede kompleksitet. Det er der, hvor fårene virkelig skilles fra bukkene, når det kommer til services som vores,” siger Kim Pawrup og fortsætter:
“Et område, som vi kigger ind i lige nu, er at benytte alle de data, vi har, så vores kunder for eksempel kan benchmarke deres forbrug på hoteller mod andre Acubiz-kunder. På den måde kan de altså finde besparelser eller forhandle sig frem til bedre rabatter, hvor det er nødvendigt. Selvfølgelig alt sammen anonymiseret og indenfor GDPR-lovgivningen,” siger Kim Pawrup.
Og han mener kun, at data og automatisering vil komme til at fylde mere i fremtiden.
“Fremtiden byder utvivlsomt på nye og flere muligheder for at indsamle transaktionsdata, også når der er tale om virksomhedsrelaterede indkøb. Det giver os mulighed for at lave en automatisering 2.0, hvor vi kan lette den administrative arbejdsbyrde omkring dokumentation, kontrol og bogføring af udgifter endnu mere, så virksomhederne kan bruge deres tid på værdiskabelse,” siger Kim Pawrup.
