En intuitiv brugergrænseflade beskrives ofte som en ekstra fordel. I praksis er den en forudsætning for, at digitaliseringen rent faktisk kan gøre en forskel i finansfunktionen.
Hvis løsningen kræver for mange forklaringer, ender det typisk med forsinket registrering, midlertidige løsninger i godkendelsesforløbene og endnu et sted, hvor dataene skal rettes manuelt.
Det er værd at huske, at mange økonomidirektører betragter digitalisering som en topprioritet. Men denne ambition holder kun, hvis løsningen kan anvendes i hele organisationen – ikke kun af de mest erfarne brugere i økonomiafdelingen.
Her er tre tydelige tegn på, at din udgiftsstyringsløsning er intuitiv nok til at håndtere de daglige økonomiske opgaver:
- Det hjælper medarbejderen med at træffe den rigtige beslutning i det øjeblik, udgiften opstår
- Det gør godkendelse og kontrol enkel, uden at det går ud over overholdelsen af reglerne og revisionssporet
- Den leverer data, der er klar til brug i reservationssystemet, så analyse og rapportering ikke skal starte i Excel
1. Medarbejderen kan tilmelde sig på stedet
Et klassisk problem er, at udgiftsanmeldelser først registreres ved månedens udgang. Dette giver et ufuldstændigt billede af udgifterne i den pågældende periode og skaber en unødvendig flaskehals i økonomiafdelingen.
Derfor er mobilregistrering ikke bare en funktion. Det er en måde at få brugeren til at handle på det rigtige tidspunkt – mens kvitteringen stadig er til stede, og udgiften stadig er frisk i erindringen.
BDO Danmark er gået fra en besværlig proces med at gemme og scanne kvitteringer til registrering i realtid via en app. Som Nina Hjorthmose, Consultant regnskab hos BDO, udtrykker det:
”Nu kan de nemt tage et billede af deres kvittering og udfylde udgiftsanmeldelsen på stedet.”
Det er netop den slags gnidninger, der afgør, om proceduren rent faktisk bliver fulgt i praksis.
2. Ledere kan godkende hurtigt og korrekt
Mange økonomiafdelinger kæmper med langsomme og besværlige godkendelsesprocesser. En intuitiv løsning gør det nemt at godkende korrekt – selv når lederen er på farten.
Dette er et tilbagevendende tema i vores kundecases. Morsø Jernstøberi gik fra en lang række registreringsskridt til en samlet afregning, der kan godkendes med et enkelt tryk på en mobiltelefon. Hos KAB blev en manuel proces, hvor sagerne hobede sig op, erstattet af digital registrering på få sekunder – hvilket direkte resulterede i en forbedret budgetovervågning.
Acubiz’ egen Proof of Concept-undersøgelse fremhæver også, at den vigtigste prioritet ved valg af løsning var en brugervenlig app. Dette stemmer godt overens med en velkendt virkelighed: papir, mistede kvitteringer, forsinket registrering og for mange manuelle trin hænger ofte tæt sammen.
3. Dataene videreføres uden yderligere rensning
For økonomidirektøren og controlleren handler det ikke blot om nem registrering. Målet er data, der kan bruges – klar til bogføring, sammenhængende og med et fuldstændigt revisionsspor.
Derfor giver det god mening at indføre en samlet proces for udgifter: fra registrering til godkendelse og videre til bogføring, med integration til ERP-systemet og lønadministrationen, så økonomiafdelingen ikke behøver at indtaste de samme data flere steder.
Hvis du også oplever flaskehalse i forbindelse med leverandørfakturaer, kan løsninger med automatisk fakturafortolkning og digitale godkendelsesforløb mindske behovet for manuel indtastning og reducere fejl. Og når tidsregistrering er et lovkrav, skaber det merværdi at integrere dokumentation og oversigt i den samme mobile løsning som resten af registreringsprocessen.
Som Martin Eriksen, Marketing Director Acubiz, udtrykker det: En løsning skal ikke føles som "en app", men som en infrastruktur, der fjerner friktion fra de finansielle processer.
Når brugergrænsefladen er intuitiv, flyttes arbejdet tættere på kilden – medarbejderen og den godkendende person – og økonomiafdelingen får sin tid tilbage.
Tryghed ved månedsafslutningen starter i den daglige drift
En intuitiv løsning til udgiftsstyring kan i praksis måles på én ting:
Bliver registrering, godkendelse og offentliggørelse nemmere i den daglige drift – uden at det går ud over kontrollen og overholdelsen af reglerne?
Hvis din proces stadig er præget af fysiske kvitteringer, forsinket registrering og manuelle rettelser, skyldes det sjældent manglende vilje. Det er arbejdsgangen, der ikke støtter brugerne nok.
Når design og brugeradfærd går hånd i hånd, er fordelene tydelige: mindre administrativt arbejde, færre fejl og et klart overblik over økonomien, som man kan handle på, mens beslutningerne stadig er relevante.
