For at få skattefri refusion for arbejdsrelateret bilbrug i Danmark er det vigtigt med korrekt kørselsdokumentation. SKAT fastsætter dokumentationsstandarderne, som omfatter detaljer som navn, adresse, rejsedato, start- og slutpunkt, kørte kilometer og meget mere. Mens regneark er almindelige til sporing, tilbyder Acubiz en mere effektiv, GPS-aktiveret løsning, der sikrer overholdelse af SKAT's krav og strømliner kørselsrefusionsprocessen.
TL;DRSKAT stiller specifikke krav til dokumentation for skattefri kørselsgodtgørelse i Danmark, herunder navn, adresse, CPR-nummer, rejsedato, start- og slutpunkt, tilbagelagte kilometer samt godtgørelsessatser. Acubiz tilbyder en GPS-baseret digital kørselsløsning, der automatisk registrerer disse obligatoriske felter og dermed erstatter manuel registrering i regneark med en regeloverholdende og effektiv digital proces.
Har du brug for et overblik over dine muligheder for brændstofrefusion? Læs mere nedenfor, og få et bedre indblik i både SKAT’s krav til dokumentation af kørte kilometer og Acubiz’ løsning, der gør det nemmere registrering af kørelængde.
Hvis du bruger din egen bil til arbejdsrelaterede formål, har du mulighed for at få skattefrie godtgørelser fra din arbejdsgiver, og hvis du er selvstændig, har du desuden mulighed for at kilometertal diæter. SKAT kræver imidlertid dokumentation for kørte kilometer, og det kan desuden være en meget langsom og besværlig proces at holde styr på sine egne kørte kilometer.
Hvilke krav stiller SKAT til kørselsregnskabet?
SKAT fastsætter kravene til kørselsdokumentation – uanset om du er ansat i en virksomhed eller er selvstændig. Kørselsdokumentationen skal som regel indeholde oplysninger om navn, adresse og CPR-nummer samt rejsedato, rejsens start- og slutpunkt, antal tilbagelagte kilometer, de anvendte refusionssatser og beregningen af rejseomkostningerne diæter.
Der er imidlertid ikke noget krav om, at du skal anføre bilens kilometertæller, hvilket naturligvis letter besværet med at holde styr på kørselsregnskabet en smule. Ikke desto mindre bør du dog altid angive registreringsnummeret på din bil i kørselsregnskabet, så SKAT ikke er i tvivl om, at du benytter din egen bil.
Hvor meget kan jeg få tilbage?
Som udgangspunkt kan du få refusion for al kørsel, du har foretaget i erhvervsmæssigt øjemed i egen bil. Udregningen foregår ved at gange antallet af kørte kilometer med den gældende sats for godtgørelse per kilometer. Ved kørsel under 20.000 kilometer er fradraget 3,73 kroner per kilometer, mens fradraget er 2,10 kroner per kilometer ved kørsel over 20.000 kilometer.
Hvordan holder jeg nemmest styr på kørte kilometer?
Mange vælger at registrere deres antal kørte kilometer i et regneark. Det er som udgangspunkt effektivt nok, men ikke så overskueligt – og så kan registreringen i et regneark være en seriøs tidsrøver.
Der findes dog en langt nemmere måde at registrere dine kørselsdata på og sikre, at du overholder kravene til dokumentation af kørselsdata. Med funktionen »kørselsdata« i Acubiz One, som er vores enkle og brugervenlige udgiftsstyring app kan du automatisk registrere og spore din rute via GPS og uploade din kørselsregistrering direkte til vores cloudbaserede løsning, Acubiz EMS. På den måde undgår du at bruge tid og kræfter på manuelle opgaver i regneark og sikrer dermed, at dataene er gyldige til skatteformål.
Sådan får du sikkerhed for dine kørselspenge
Book et møde og lad os vise dig, hvordan du får refunderet dine kørselsudgifter med Acubiz One – og samtidig opleve de mange andre fordele og muligheder, du kan få i appen.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke oplysninger skal kørselsdokumentationen indeholde for at opfylde SKAT’s krav i Danmark?
SKAT kræver dokumentation, der indeholder medarbejderens navn, adresse og CPR-nummer, rejsedatoen, start- og slutpunktet, antallet af kørte kilometer, den anvendte refusionssats samt beregningen af det samlede diæter. Bilens registreringsnummer skal ligeledes angives for at bekræfte, at medarbejderen har benyttet sin egen bil.
Er det et krav, at bilens kilometertællerstand skal angives i den danske kørselsdokumentation?
Nej. Der er ingen lovmæssig forpligtelse til at angive aflæsningen fra bilens kilometertæller. Køretøjets registreringsnummer skal dog altid angives, så SKAT kan kontrollere, at medarbejderen har benyttet sin egen bil til de dokumenterede ture.
Hvor stor en kørselsgodtgørelse kan en medarbejder modtage i Danmark?
Medarbejdere har ret til godtgørelse for alle arbejdsrelaterede kilometer, der køres i deres egen bil. Den skattefrie sats beregnes i henhold til SKAT’s offentliggjorte satser, som varierer afhængigt af det samlede antal årlige kilometer. Over en bestemt årlig grænse gælder der en lavere sats pr. kilometer.
Hvorfor er manuel registrering af kørte kilometer i regneark et problem i forhold til overholdelse af reglerne?
Regneark er afhængige af, at medarbejderne manuelt indtaster data nøjagtigt og konsekvent. Manglende felter, forkerte datoer eller unøjagtige kilometertal kan medføre, at dokumentationen ikke overholder kravene. Uden automatisk GPS-sporing er der heller ingen uafhængig verifikation af de angivne ruter, hvilket medfører en revisionsrisiko.
Hvordan sikrer Acubiz’ digitale kørselsregistreringsløsning, at kravene fra SKAT overholdes?
Acubiz bruger GPS til automatisk at registrere ruter og beregne afstande, idet alle de felter, som SKAT kræver på rejsetidspunktet, indsamles. Dette eliminerer behovet for manuel dataindtastning, mindsker fejl og skaber et pålideligt digitalt revisionsspor, der kan fremlægges, hvis SKAT anmoder om dokumentation.
