Kunsten at styre dine medarbejderes udgifter

Hvad er "expense management" egentlig for en disciplin? Sagt med få ord henviser begrebet til processen med at håndtere og kontrollere medarbejderinitierede forretningsudgifter.

Alle typer af virksomheder har den slags omkostninger, selvfølgelig med variation i forhold til volumen og typer af udgifter. Med andre ord har alle virksomheder i varierende grad behov for at styre medarbejderudgifterne.

Derudover er der også et par grundlæggende juridiske principper i forbindelse med bogføring og regnskab, som en virksomhed skal overholde, hvis omkostningerne skal føres videre til debetsiden i regnskabet. Jeg taler naturligvis om dokumentationskrav i forhold til kvitteringer, som skal gemmes til revisorerne.

Læs videre og få overblikket samt et par overordnede tips til at få ordentligt greb omkring expense management disciplinen.

Typer af udgifter

Nogle medarbejdere har meget få forretningsrelaterede udgifter i løbet af et år. Andre har derimod mange udgifter på ugentlig basis.

Det gælder typisk for medarbejdere med hyppig rejseaktivitet eller regelmæssige kunde- og klientbesøg, at de ugentlige udgifter til transport og mad ofte fremstår som en nødvendighed for, at medarbejderen kan udføre sit job. Den klassiske store post er derfor ofte rejseudgifter.

Men ofte ser vi også, at mere stationære medarbejdere i højere grad har udgifter, som med fordel kan håndteres gennem en klart defineret proces. Det kan f.eks. gælde medarbejdere i marketingafdelingen, som bruger kreditkort til at købe software, annoncer og indholdselementer (som grafik og stockfotos) på abonnementsbasis.

Ovenstående var blot konkrete eksempler, for i bund og grund handler expense management disciplinen om, at du skal have styr på og indsigt i SAMTLIGE udgifter som dine medarbejdere skaber i forbindelse med deres daglige arbejde.

Proces, proces, proces

Proces og workflow er de to emner, som vi konstant missionerer om hos Acubiz. De udgør det kritiske fundament, der er nødvendigt for at nå til det punkt, hvor man virkelig mestrer udgiftsstyringsdisciplinen.

Processen handler om alle de opgaver, der er involveret fra registrering af udgifter til godkendelse, kontrol og bogføring. Politikker og regler omkring udgifter, som din organisation måske eller måske ikke har defineret, er også en del af processen.

Hvis din ambition er at opnå det sorte bælte i disciplinen, er du nødt til at starte med processen. Kortlæg, hvordan du arbejder i dag, og tegn, hvordan du vil arbejde i morgen. Det er som regel en god idé at få kvalificeret input til denne del.

Digitalisering

Alle organisationer har en eller anden form for proces til håndtering af medarbejderinitierede udgifter. Spørgsmålet er bare, om processen er veldefineret og velimplementeret. Det er også et spørgsmål om, hvorvidt den er analog og manuel eller digital og automatiseret.

Samtidig er det ikke ligegyldigt, hvilke værktøjer du har til at support processen. Der er stadig mange virksomheder, der løser opgaverne omkring udgifter manuelt eller pseudo-digitalt. Lad mig slå fast, at der er flere udfordringer forbundet med dette.

At digitalisere processen omkring medarbejderudgifter og de relaterede opgaver er en no-brainer. Processen er i høj grad egnet til digitalisering. Den mest bemærkelsesværdige fordel er massive tidsbesparelser, som vil være nyttige for både medarbejdere/brugere, ledere/godkendere, økonomiafdelingen og virksomheden generelt. Det skaber et solidt grundlag for at øge produktiviteten.

En digital rejseafregningsløsning vil også give øget kontrol og indsigt i udgiftsmønstrene i din organisation. Du vil også sikre en højere grad af overholdelse af Firmapolitikker og regler relateret til udgifter.

På den anden side har din virksomhed måske allerede digitaliseret processen - enten helt eller delvist. Men det betyder ikke nødvendigvis, at din organisation mestrer kunsten at styre udgifterne fuldt ud.

Der er mange værktøjer derude, som kun giver begrænset funktionalitet og ikke er baseret på en solid procesforståelse. Det kan f.eks. være værktøjer, der leveres af kreditkortudbydere, eller værktøjer, der følger med dit enterprise resource planning - eller lønsystem.

Sørg for at afdække markedet grundigt, før du beslutter dig for et værktøj.

Hvorfor egentlig gøre så meget ud af expense management processen?​

Din virksomhed har sikkert allerede en eller anden form for proces i forbindelse med udgifter. Så tænker du, "det fungerer, som vi gør det i dag ..." eller "det giver nok ikke så meget, hvis vi gør noget ved det ...". Beklager, men jeg må stoppe dig her. Faktum er, at du kan høste betydelige fordele, hvis du leder din organisation til at være bedst i klassen inden for denne disciplin.

En ting er den tidsbesparelse, som både brugere og økonomiafdelingen vil opnå. En anden ting er de data, der vil være til rådighed. Det vil hjælpe dig med at få meget mere indsigt i organisationens udgiftsadfærd. Derudover vil det også give dig mulighed for at påvirke og ændre dine medarbejderes forbrugsmønstre gennem effektive kontrolmekanismer.

Mange leverandører inden for de dominerende udgiftskategorier arbejder ofte med dynamiske prisreguleringer for at maksimere profitten. Se på en kategori som benzin og diesel. Lad os sige, at jeg for et par dage siden på en tankstation ved motorvejen tankede min bil med diesel til 8,72 kr. pr. liter. Kort tid efter kom jeg forbi en tankstation på motorvejen, hvor prisen var 10,89 kr. pr. liter. Det er næsten 25 % forskel! 

Hotelpriser er et andet eksempel, hvor der ses store udsving. Det er klart, at mange organisationer indgår forretningsaftaler med leverandører i disse kategorier, men det er ikke ensbetydende med de laveste priser i forhold til dagspriserne på hele markedet.

Hos Acubiz hylder vi princippet om, at man skal bruge virksomhedens penge på samme måde, som hvis det var ens egne. Det betyder, at medarbejderne skal have viden om de forskellige aftaler for at kunne handle anderledes, og det er selvfølgelig en ledelsesbeslutning, om det er tilladt.

Tænk hvis du kunne opnå så dyb indsigt i dine udgiftskategorier, at du kunne benchmarke op imod faktuelle prisniveauer i markedet? Og hvad hvis du kunne begynde at styre dine brugere efter dette? Eller måske endnu bedre, hvad hvis du kan tage denne viden med til forhandlingsbordet, næste gang du eller din indkøbsansvarlige skal forhandle brændstof-, hotel- eller andre relevante leverandøraftaler?

Så hvorfor bruge ressourcer på at strømline processen omkring medarbejderudgifter? Jo, det handler mest af alt om sund fornuft!

Acubiz kan være behjælpelig med dette! Kontakt os for at høre mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med at få det fulde overblik med en løsning fra Acubiz.