Hvilken slags disciplin er »udgiftsstyring”Virkelig? Tja, kort sagt henviser udtrykket til processen med at håndtere og kontrollere udgifter, som medarbejderne selv har afholdt i forbindelse med arbejdet.”

TL;DRUdgiftsstyring dækker hele processen med håndtering og kontrol af alle medarbejderinitierede forretningsudgifter, lige fra rejseudgifterne for sælgere på farten til softwareabonnementerne for marketingmedarbejdere på kontoret. Acubiz forklarer, at virksomhederne ud over at opnå effektivitet også skal styre udgifterne korrekt for at overholde kravene til regnskabsdokumentation, og at en klart defineret proces er grundlaget for at opfylde begge disse formål.

Alle typer af virksomheder har den slags omkostninger, selvfølgelig med variation i forhold til volumen og typer af udgifter. Med andre ord har alle virksomheder i varierende grad behov for at styre medarbejderudgifterne.

Derudover er der også et par grundlæggende juridiske principper i forbindelse med bogføring og regnskab, som en virksomhed skal overholde, hvis omkostningerne skal føres videre til debetsiden i regnskabet. Jeg taler naturligvis om dokumentationskrav i forhold til kvitteringer, som skal gemmes til revisorerne.

Læs videre og få overblikket samt et par overordnede tips til at få ordentligt greb omkring expense management disciplinen.

Typer af udgifter

Nogle medarbejdere har meget få forretningsrelaterede udgifter i løbet af et år. Andre har derimod mange udgifter på ugentlig basis.

Det er typisk tilfældet for medarbejdere, der rejser meget eller regelmæssigt aflægger besøg hos kunder og samarbejdspartnere, at de ugentlige udgifter til transport og forplejning ofte er en nødvendighed for, at medarbejderen kan udføre sit arbejde. Den klassiske store udgiftspost er derfor ofte rejseudgifter.

Imidlertid ser vi også ofte, at medarbejdere med en mere fast arbejdsplads i stigende grad har udgifter, som med fordel kan håndteres gennem en klart defineret proces. Dette kan for eksempel gælde medarbejdere i marketingafdelingen, der bruger kreditkorthvor man kan købe software, annoncer og indholdselementer (som grafik og stockfotos) på abonnementsbasis.

Ovenstående er blot nogle få eksempler, for i grunden er det udgiftsstyring Disciplin handler om at holde styr på og få indsigt i ALLE de udgifter, som dine medarbejdere pådrager sig i forbindelse med deres daglige arbejde.

Proces, proces, proces

Proces og workflow er de to emner, som vi konstant missionerer om hos Acubiz. De udgør det kritiske fundament, der er nødvendigt for at nå til det punkt, hvor man virkelig mestrer udgiftsstyringsdisciplinen.

Processen handler om alle de opgaver, der er involveret fra registrering af udgifter til godkendelse, kontrol og bogføring. Politikker og regler omkring udgifter, som din organisation måske eller måske ikke har defineret, er også en del af processen.

Hvis din ambition er at opnå det sorte bælte i disciplinen, er du nødt til at starte med processen. Kortlæg, hvordan du arbejder i dag, og tegn, hvordan du vil arbejde i morgen. Det er som regel en god idé at få kvalificeret input til denne del.

Digitalisering

Alle organisationer har en eller anden form for proces til håndtering af medarbejderinitierede udgifter. Spørgsmålet er bare, om processen er veldefineret og velimplementeret. Det er også et spørgsmål om, hvorvidt den er analog og manuel eller digital og automatiseret.

Samtidig er det ikke uvæsentligt, hvilke værktøjer man har til rådighed til at support processen. Der er stadig mange virksomheder, der håndterer udgiftsrelaterede opgaver manuelt eller på en såkaldt »pseudodigital« måde. Lad mig sige det helt klart: Der er en række udfordringer i forbindelse hermed.

Det er en selvfølge at digitalisere processen omkring medarbejdernes udgifter og de tilknyttede opgaver. Processen egner sig særdeles godt til digitalisering. Den mest markante fordel er en enorm tidsbesparelse, som vil komme både medarbejderne/brugerne, lederne/godkendere og økonomiafdelingen og virksomheden som helhed. Dette skaber et solidt grundlag for at øge produktiviteten.

En digital løsning til rejseudgifter vil desuden give jer bedre kontrol og indsigt i udgiftsmønstrene i jeres organisation. I vil også sikre en højere grad af overholdelse af Firmapolitikker og regler vedrørende udgifter.

På den anden side har din virksomhed måske allerede digitaliseret processen - enten helt eller delvist. Men det betyder ikke nødvendigvis, at din organisation mestrer kunsten at styre udgifterne fuldt ud.

Der findes mange værktøjer, der kun tilbyder begrænset funktionalitet og ikke bygger på en solid forståelse af processerne. Det kan for eksempel være værktøjer, der stilles til rådighed af kreditkortselskaber, eller værktøjer, der følger med jeres ERP-system – eller lønsystem.

Sørg for at afdække markedet grundigt, før du beslutter dig for et værktøj.

Hvorfor egentlig gøre så meget ud af expense management processen?​

Din virksomhed har sikkert allerede en eller anden form for proces i forbindelse med udgifter. Så tænker du, "det fungerer, som vi gør det i dag ..." eller "det giver nok ikke så meget, hvis vi gør noget ved det ...". Beklager, men jeg må stoppe dig her. Faktum er, at du kan høste betydelige fordele, hvis du leder din organisation til at være bedst i klassen inden for denne disciplin.

En ting er den tidsbesparelse, som både brugere og økonomiafdelingen vil opnå. En anden ting er de data, der vil være til rådighed. Det vil hjælpe dig med at få meget mere indsigt i organisationens udgiftsadfærd. Derudover vil det også give dig mulighed for at påvirke og ændre dine medarbejderes forbrugsmønstre gennem effektive kontrolmekanismer.

Mange leverandører inden for de dominerende udgiftskategorier arbejder ofte med dynamiske prisreguleringer for at maksimere profitten. Se på en kategori som benzin og diesel. Lad os sige, at jeg for et par dage siden på en tankstation ved motorvejen tankede min bil med diesel til 8,72 kr. pr. liter. Kort tid efter kom jeg forbi en tankstation på motorvejen, hvor prisen var 10,89 kr. pr. liter. Det er næsten 25 % forskel! 

Hotelpriser er et andet eksempel, hvor der ses store udsving. Det er klart, at mange organisationer indgår forretningsaftaler med leverandører i disse kategorier, men det er ikke ensbetydende med de laveste priser i forhold til dagspriserne på hele markedet.

Hos Acubiz værdsætter vi det princip, der lyder således: »Brug virksomhedens penge, som om det var dine egne«. Det betyder, at medarbejderne skal have kendskab til de forskellige aftaler for at kunne handle anderledes, og det er naturligvis ledelsen, der afgør, om dette er tilladt.

Tænk hvis du kunne opnå så dyb indsigt i dine udgiftskategorier, at du kunne benchmarke op imod faktuelle prisniveauer i markedet? Og hvad hvis du kunne begynde at styre dine brugere efter dette? Eller måske endnu bedre, hvad hvis du kan tage denne viden med til forhandlingsbordet, næste gang du eller din indkøbsansvarlige skal forhandle brændstof-, hotel- eller andre relevante leverandøraftaler?

Så hvorfor bruge ressourcer på at strømline processen omkring medarbejderudgifter? Jo, det handler mest af alt om sund fornuft!

Acubiz kan være behjælpelig med dette! Kontakt os for at høre mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med at få det fulde overblik med en løsning fra Acubiz.

Vil du vide mere?

Kontakt os Hvis du vil vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed, eller booke en gratis online-demo for at få mere at vide.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad omfatter udgiftsstyring egentlig i en forretningsmæssig sammenhæng?

Udgiftsstyring omfatter hele processen med at registrere, dokumentere, godkende og bogføre alle forretningsudgifter, som medarbejderne selv afholder. Dette omfatter rejse- og opholdsudgifter, måltider, kørselsgodtgørelse, køb med firmakort, softwareabonnementer samt alle andre udgifter, som en medarbejder afholder i forbindelse med sit arbejde. Denne praksis gælder for alle virksomheder, uanset størrelse, og omfanget varierer alt efter branche og medarbejderens rolle.

Hvilke medarbejdere har typisk de største udgifter?

Medarbejdere, der rejser meget eller regelmæssigt besøger kunder, genererer som regel de største udgifter: transport, overnatning og måltider optræder næsten hver uge. Men også kontoransatte i afdelinger som f.eks. marketing genererer betydelige udgiftsbeløb gennem løbende abonnementer, digital annoncering og køb af indhold, der betales med firmakort.

Hvilke lovmæssige krav gælder der for administration af medarbejderudgifter i Danmark?

Virksomheder skal opbevare dokumentation for alle forretningsudgifter for at kunne fradrage dem i regnskabet. Det betyder, at kvitteringer skal indsamles og opbevares i fem år fra udgangen af det pågældende regnskabsår. Den nye danske regnskabslov, der træder i kraft i 2024, kræver, at denne dokumentation opbevares digitalt i stedet for i fysisk form.

Hvad er det vigtigste element i en god udgiftsstyringsproces?

En klart defineret og konsekvent håndhævet arbejdsgang. Det betyder, at medarbejderne ved præcis, hvordan de skal registrere og indsende udgifter, at godkendere har klare kriterier for, hvad de skal godkende, og at økonomiafdelingen modtager korrekt dokumenterede indsendelser, der ikke kræver opfølgning. Uden en defineret proces medfører hvert trin forsinkelser, fejl og risiko for manglende overholdelse af reglerne.