Hvad er udgiftsstyring?
Virksomheder anskaffer aktiver hver dag. Betalingen for disse aktiver, eller varer og tjenester, kaldes en udgift. Udgifter har så at sige en kort levetid, og det er her, de adskiller sig fra en omkostning. Der findes mange forskellige typer af udgifter. Det kan være alt fra kontorstole, IT-udstyr, abonnementer på marketingværktøjer, kørsel til en kunde til et møde i din egen bil, en kop kaffe osv.
Du kan digitalisere udgiftshåndteringsprocessen med Acubiz
Alle virksomheder har udgifter. For de fleste virksomheder vil det give mening at digitalisere og automatisere udgiftshåndteringsprocessen for at optimere, skabe overblik og præcision.
Det indebærer håndtering af medarbejderudgifter - udgifter, der naturligt opstår, når en medarbejder udfører sit daglige arbejde. Det kan være udlæg eller omkostninger til rejser.
Udgiftsstyring omfatter alle procedurer og processer, der iværksættes, når udgiften registreres. Processen skal sikre overholdelse af virksomhedens politikker og standarder og frem for alt overholdelse af gældende lovgivning.
Udgiftsstyring kan groft inddeles i to kategorier: traditionel og automatiseret.
Traditionel håndtering af udgifter og refusioner
Den traditionelle proces til håndtering af forretningsrelaterede udgifter og refusioner er den "gammeldags", papirbaserede og manuelle metode. Her udfylder medarbejderen et Excel-ark eller en anden papirformular og vedhæfter kvitteringen - enten fysisk eller scannet.
Kvittering og bilag overdrages eller sendes derefter til regnskabsafdelingen, som typisk skal sikre, at oplysningerne fra kvitteringen bliver indtastet, godkendt og bogført i virksomhedens regnskabssystem.
Ovenstående proces er sjældent effektiv - hvad sker der, hvis den fysiske kvittering forsvinder? Eller hvis billedet er for sløret til, at bogholderen kan læse det?
Heldigvis findes der automatiseret udgiftsstyring, som du kan lære mere om nedenfor.
Automatiseret håndtering og refusion af udgifter
Den automatiserede proces involverer et system, der kan automatisere og styre registreringen af udgiftsbilag og refusion af medarbejderudgifter. Disse systemer findes i dag i mange former - både som licenseret software og som cloudbaseret solutions (SaaS - Software as a Service).
Strømlinet håndtering af medarbejderudgifter
I modsætning til den traditionelle proces vil medarbejderen primært selv forberede sine udgiftsbilag til bogføring med automatisk udgiftsstyring. Det er muligt med de fleste leverandører.
Bogholderen behøver ikke at indtaste oplysninger, da medarbejderen, ofte via en app, tager et billede af kvitteringen, udfylder de nødvendige oplysninger og sender den til godkendelse. Når udgiften er godkendt, kan den sendes direkte til regnskabssystemet, hvis leverandøren kan integreres med det.
Det gør håndteringen af alle medarbejderudgifter lettere for alle parter i virksomheden, og derfor er det mere strømlinet end traditionel håndtering.
Sådan kommer du i gang med en automatiseret proces
Hvis du er på udkig efter en omkostningsløsning, får du her et par tips:
- Husk altid at undersøge integrationsmulighederne
- Stil spørgsmål i forhold til leverandørens forståelse af processen, funktionaliteten og tilgangen til datasikkerhed.
Find mere inspiration om digital udgiftsstyring i vores bibliotek, hvor du kan finde e-bøger og artikler om emnet.
Vil du vide mere?
I Acubiz har vi mere end 20 års erfaring med at digitalisere processerne i forbindelse med udlægshåndtering. Du er altid velkommen til at kontakte os for rådgivning eller information om, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed.