Hvad er et bilag?
Et bilag er et dokument, der fungerer som bevis for en transaktion eller handling. Når du køber en vare, dokumenterer et bilag den transaktion, du har foretaget.
I en virksomhed skal alle transaktioner registreres, så der er dokumentation for hver enkelt transaktion.
Det kan for eksempel være:
- Kvittering - beviser, at der er foretaget et køb
- Faktura - viser, hvad der er blevet købt eller leveret, og hvad det har kostet.
- Regning - viser, hvad man skylder for et produkt eller en tjeneste.
- Lønseddel - viser, hvad der er tjent i løn, og hvad der er trukket i skat og andre udgifter.
Du kan håndtere elektroniske fakturaer automatisk med Acubiz
For de fleste virksomheder er det en fordel at digitalisere og automatisere udgiftshåndteringen. Med Acubiz kan du få en digital løsning der sikrer optimering i din virksomhed.
Forskellige typer af vedhæftede filer kan se forskellige ud. Her er nogle eksempler:
- Kreditorfaktura: den kvittering, der er knyttet til en indkøbsordre.
- Kreditnota: den kvittering, en sælger sender til en køber, når en handel annulleres.
- Debitorfaktura: den kvittering, der udarbejdes fra sælger til køber.
- Momsopgørelse: den kvittering, der viser den opgørelse over moms , som skattemyndighederne har krævet.
Opbevaring af bilag
Som erhvervsdrivende er det vigtigt at holde styr på dine økonomiske dokumenter og transaktioner.
Derfor er ordentlig bilagsopbevaring også afgørende, så du altid kan tilgå og dele regnskabsmateriale, hvis myndighederne banker på. Det kan de gøre, hvis der er tvivl om, hvorvidt du har opgjort og indberettet regnskabet korrekt.
Hvor længe skal bilag gemmes?
I Danmark er du som virksomhed forpligtet til at bogføre og opbevare dit regnskabsmateriale i mindst fem år. Det betyder, at du i de fem år, der følger efter afslutningen af de respektive regnskabsår, er ansvarlig for bilagene, som også skal være let tilgængelige.
Det gælder, uanset om bilagene er gemt i en mappe på din computer eller i et ringbind på en hylde.
Digitalisering af bilag
I 2022 blev der vedtaget en ny bogføringslov, som afskaffede fysiske kvitteringer og gamle ringbind. Det betyder, at alle bilag i fremtiden skal gemmes digitalt.
Digitalisering af bilag gør det lettere at søge i bilag, hvis det er nødvendigt. Derudover er det meget lettere for dig som virksomhed at sende eller dele vedhæftede filer (f.eks. med myndigheder), når det er nødvendigt.
Da et af kravene til opbevaring af bilag er, at de skal være lette at tilgå, er det også lettere at opfylde kravet med digitalisering af bilag. For eksempel kan du lettere håndtere bilag ved at gemme regnskabsmateriale i en online sky som Google Drive eller OneDrive på en hvilken som helst server, så myndighederne let kan få adgang til det.
Dermed slipper du også for at have krøllede kvitteringer liggende på kontoret et sted.
Vil du vide mere?
Er du på udkig efter en mere effektiv og fleksibel proces til bogføring af kvitteringer? Acubiz kan hjælpe din virksomhed med forskellige processer inden for udgiftsstyring. Du kan også integrere vores app med din virksomheds daglige værktøjer, såsom lønsystemer og firmakort.
Kontakt os, hvis du vil vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed, eller book en gratis online demo for at få mere at vide.
FAQ
Hvad er et bilag?
Et bilag er et dokument, der verificerer en transaktion eller handling. Virksomheder registrerer bilag for at dokumentere virksomhedens transaktioner over for skattemyndighederne.
Hvordan opretter man et bilag?
For at oprette en vedhæftet fil skal du først identificere de relevante oplysninger, du ønsker at dokumentere. Derefter kan du oprette bilaget i det ønskede format: en PDF-fil, et billede, en tabel eller en graf. Til sidst kan du vedhæfte bilaget til det relevante hoveddokument eller til bogføringen.