Hvad er bogføring?
Bogføring er per definition dét at føre regnskab. Kort sagt er det registrering af økonomiske transaktioner i et regnskabssystem med henblik på at analysere og styre en virksomheds økonomi.
Det er vigtigt, at bogføringen foregår korrekt, fordi der findes en række krav og lovgivninger, der skal overholdes. Er det ikke gjort korrekt, kan man risikere at få en bøde fra myndighederne.
Du kan digitalisere og automatisere din udgiftshåndteringsproces med Acubiz
Ved at digitalisere og automatisere processen omkring udgifter, bliver bogføringen både mere effektiv og præcis. Firmakort til medarbejdere kan også være relevant i forhold til din effektiv bogføring.
Ved bogføring registreres alle udgifter og betalinger forbundet med en virksomheds regnskab systematisk, og bogføring er derfor centralt for driften af en virksomhed.
Alle transaktioner skal kunne dokumenteres over for myndighederne, og det er derfor et krav at have bilag for dem alle. Derudover skal alle transaktioner – dvs. både køb og salg – registreres med detaljer som dato og beløb.
Dobbelt bogholderi
Dobbelt bogholderi kaldes også dobbelt bogføring og er en betegnelse, der dækker over den form for bogføring, hvor hver transaktion bogføres to gange. Det betyder, at det samme beløb både registreres i debet og i kredit.
Dette gøres for at opretholde en balance i regnskabet.
Når denne metode anvendes, skal der benyttes lige store saldoer på både debet- og kreditsiden, for at regnskabet går op. Debetsaldoen og kreditsaldoen skal altså vise det samme beløb.
Debet og kredit er bogføringsudtryk, der viser hver sin side af balancen:
- Debet er, når der sættes penge ind på en konto.
- Kredit er, når der trækkes penge fra en konto.
Denne balance og resultatopgørelsen bruges i virksomhedens årsregnskab.
Selvom det ikke er et krav at lave dobbelt bogholderi, benytter de fleste virksomheder sig i dag af denne type bogføring.
Bogføring af moms
En væsentlig del af det dobbelte bogholderi er bogføringen af moms, da det indebærer registrering og kontrol af alle transaktioner relateret til moms betalinger.
Virksomheder skal betale moms til regeringen, når de køber ind. Når virksomheden sælger, kan de trække moms fra, som de tidligere har betalt. Her er det vigtigt at bogføre moms korrekt, fordi det kan påvirke virksomhedens økonomiske stilling.
I værste tilfælde kan det føre til bøder eller sanktioner fra skattemyndigheden, hvis bogføringen af moms ikke er gjort korrekt.
Dobbelt bogføring er ikke et krav, men...
Som virksomhed kan du vælge din foretrukne bogføringsmetode. Det vigtigste er, at du selvfølgelig overholder bogføringsloven.
Dobbelt bogføring er ikke et krav ifølge loven, så du bestemmer selv, hvilken metode du vælger. Til trods for det, er dobbelt bogholderi faktisk den metode, de fleste virksomheder bruger og foretrækker i dag.
Et eksempel på dobbelt bogholderi
En virksomhed køber varer til deres lager på en værdi af 10.000 kroner. I transaktionen til leverandøren vil virksomheden debitere kontoen “varekøb” med 10.000 kroner og kreditere kontoen “leverandører” med samme beløb.
Hermed registreres transaktionen både som en debetpost på kontoen “varekøb” og som en kreditpost på kontoen “leverandører”. Dermed sikres, at debet og kredit er i balance.
En virksomhed har ofte flere konti og transaktioner, der bogføres i et regnskabssystem, men ovenstående er et simpelt eksempel, der viser princippet af dobbelt bogholderi.
Hvad du skal være opmærksom på:
Når en bogholder i en virksomhed bruger det dobbelte bogholderi som metode, skal han bestemme, hvilken type postering der er tale om, og hvilke konti der skal bruges. Det gælder, hver gang der er en transaktion i virksomheden.
Posteringstypen for den enkelte postering er afgørende for, om bogholderen skal debitere eller kreditere. Men hver gang der krediteres eller debiteres, laves der en postering.
Som bogholder er det derfor altid en god idé løbende at holde øje med, at summen af debet og kredit altid er den samme. Stemmer balancen på debetsaldoen og kreditsaldoen, så er alt, som det skal være.
Fordele ved dobbelt bogføring:
Der findes flere fordele ved dobbelt bogføring, der måske kan forklare, hvorfor de fleste virksomheder bruger det. De fleste fordele kommer af, at du skal registrere hver transaktion som debet- og kreditpost.
Her er en kort oversigt over fordelene:
- Giver dig et præcist billede af virksomhedens økonomiske situation
- Sikrer dig mod fejl
- Gør det lettere at revidere og afsløre eventuelle fejl eller svindel.
- Gør det nemmere for dig at revidere og afdække eventuelle fejl eller svindel
- Giver god dokumentation, der kan bruges som reference i fremtiden
Digital bogføring
Da der er en del bilag og dokumenter, der skal holdes styr på, kan det nemt blive en rodet affære med regnskab. For at sikre at regnskabet laves korrekt, kan du benytte digital bogføring. Her får du et regnskabsprogram, der indeholder værdifulde informationer om virksomhedens økonomi og regnskab.
Dertil vil et regnskabsprogram hjælpe dig med at holde styr på alle de bilag, der er nødvendige for at dokumentere din virksomheds transaktioner. Det vil også sørge for, at bogføringen sker med den rigtige momssats og den rette udgiftskonto, så du er sikker på, at balancen opretholdes.
Bogholderiet sparer to til tre dage om måneden
Ved at optimere processen med udgifter og udbetalinger har Alm. Brand oplevet, at deres bogholder sparer to til tre dage om måneden. De bruger Acubiz, hvor processen nu er nem og bekvem for medarbejdere, godkendere og økonomiafdelingen.
Vil du vide mere?
Hvis du vil have mere viden om udgiftsstyring, kan du læse om, hvordan Alm. Brand bruger Acubiz til at optimere deres udlægsprocesser. Eller hvorfor din bogføringspraksis er vigtig.
Hos Acubiz kan vi hjælpe dig med digitaliseringen af din virksomheds udgiftsstyring og integration med dit firmakort og økonomisystem. Lær mere om, hvad softwareintegrationer er her, eller læs mere om integrationsmulighederne med Acubiz.
Kontakt os, hvis du vil vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed, eller book en gratis online demo for at få mere at vide.