Robots in the finance processes?

For nylig har jeg været meget interesseret i, hvordan Robotbaseret procesautomatisering (RPA) kan anvendes i forskellige finansielle processer. RPA er et meget aktuelt emne blandt ledere i finansafdelinger. Det hænger naturligvis sammen med teknologiens potentiale til effektivt at automatisere gentagne og tidskrævende opgaver og dermed muliggøre betydelige omkostningsbesparelser eller frigøre ressourcer til mere værdiskabende opgaver.

TL;DRRobotbaseret procesautomatisering (RPA) er ved at udvikle sig fra en valgfri investering til et centralt krav inden for finansfunktioner, og Acubiz anvender allerede teknologien i udgiftsstyringen via funktionen »Company Policy Manager«, som bruger en regelbaseret automatiseringsmotor ved navn Acubot til at skelne mellem normal og afvigende transaktionsadfærd og automatisk markere undtagelser.

Hvordan kommer vi i gang?​

For nogle kan det dog virke overvældende at starte et RPA-projekt, men sandheden er, at ressourcetrækket for at komme i gang typisk ikke er så stort. Jeg tror på, at RPA i finansprocesser snart går fra at være ”nice to have” til at blive ”need to have” for alle typer af virksomheder. Det er vigtigt at være opmærksom på, at selvom du måske tænker (sikkert som din første indskydelse), at visse processer ikke er egnede til RPA, så prøv at vrid din hjerne lidt og tænk over i hvilke dele af processerne RPA kan finde anvendelse. Tro mig, der kan findes muligheder alle vegne og det er rent faktisk en god idé at starte skridt for skridt. Faktum er, at nogle af de mest succesfulde RPA-implementeringer er startet med delprocesser. Husk også på, at den ekstremt hurtige teknologiske udvikling af vil gøre RPA langt mere sofistikeret i fremtiden – det der virker langt væk i dag, er her i morgen.

RPA inden for området Expense Management

Hos Acubiz arbejder vi inden for fintech-branchen. Vi stræber konstant efter at videreudvikle vores løsning til udgiftsstyring. Løsningen indeholder også RPA-funktioner, der har til formål at optimere og forenkle processerne for registrering og godkendelse af transaktioner på tværs af bogføring samt styring i forbindelse med disse transaktioner. Alt sammen til gavn for både funktionsledere og økonomiledere.

Vi ser især muligheder inden for regnskabs- og kontrolprocesserne. Ved at integrere funktioner, der automatisk kan skelne mellem brugernes normale adfærd og adfærd, der afviger fra det »normale«, uden at der er behov for manuel kontrol, kan vi bidrage til at frigøre tid. Og tidsbesparelser er altid velkomne i dagens konkurrenceprægede verden. Nogle gange undrer jeg mig over, hvorfor visse medarbejdere, for eksempel sælgere fr Sales , på den ene side får beføjelse til at underskrive økonomisk betydelige kontrakter, der forpligter organisationen i flere år (og som undertiden indebærer betydelige risici). Men på den anden side er disse medarbejdere forpligtet til at få godkendt (og manuelt kontrolleret) udgiftsbeløb på under 50 €. Dette vedrører naturligvis specifikke udgiftsregler inden for en given virksomhed, hvilket bør respekteres. Men efter min mening giver de manuelle opgaver i forbindelse med styringen af denne type transaktioner virkelig ingen mening, og vi må finde måder at optimere og forenkle disse processer på ved at indføre RPA.

”Acubotten”​

Som tidligere nævnt har Acubiz allerede taget de første skridt inden for dette område gennem vores Leder af virksomhedspolitik. Den styres nemlig af en robot (vi har døbt ham Robert, og han er vores »Acubot«), der kan varetage de fleste af de kontrolopgaver, der er forbundet med udgiftsstyring. Og disse opgaver er jo notorisk tidskrævende. Takket være denne funktion benytter flere af vores kunder nu RPA til at håndtere to tredjedele af deres udgiftskontrolopgaver. Det er da fedt! Hvis du står for at styre en økonomiafdelingen, har du sikkert et ret godt overblik over, hvor meget tid du i øjeblikket bruger på denne type opgaver. Jeg er også sikker på, at du kender din interne timepris ned til den mindste cent, og så er det en simpel regnestykke at beregne, hvor meget du kan spare, hvis du investerer i en robot, der kan varetage det meste af kontrolarbejdet.

Dette er blot begyndelsen og vi er dedikerede til at fortsætte fokus på og investeringer i yderligere udvikling af RPA-funktionaliteten i vores løsning – til gavn for alle Acubiz-brugere.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er robotbaseret procesautomatisering (RPA), og hvordan anvendes den inden for finans?

RPA bruger software til automatisk at udføre gentagne, regelbaserede opgaver uden menneskelig indgriben. Inden for finansområdet gælder dette for processer som transaktionsafstemning, fakturakodning, kontrol af overholdelse af retningslinjer og generering af rapporter. RPA behøver ikke kunstig intelligens for at være værdifuldt; det fungerer bedst på klart definerede, strukturerede opgaver, der følger faste regler og i øjeblikket optager en betydelig del af medarbejdernes tid.

Hvordan bruger Acubiz RPA i sin udgiftsstyringsplatform?

Acubiz anvender RPA via sin »Company Policy Manager«-funktion, der er baseret på en automatiseringsmotor kaldet Acubot. Robotten overvåger transaktionsmønstre, skelner mellem normale mønstre og afvigelser og markerer eller videresender automatisk usædvanlige udgifter til gennemgang. Dette gør det muligt for økonomiafdelingen at anvende ensartede retningslinjer uden at skulle kontrollere hver enkelt transaktion manuelt.

Skal en virksomhed have et stort budget for at igangsætte et RPA-projekt inden for økonomi?

Ikke nødvendigvis. De ressourcer, der kræves for at igangsætte et RPA-projekt, er ofte mindre end forventet, og de mest vellykkede implementeringer starter typisk med specifikke dele af en proces frem for en gennemgribende omlægning. Ved at starte med en veldefineret opgave med stort volumen, såsom kodning af kvitteringer eller kontrol af overholdelse af retningslinjer, kan man hurtigt påvise værdien, inden man udvider projektet.

Vil RPA inden for finansverdenen blive obligatorisk i stedet for valgfrit?

I indlægget fremhæves det, at RPA er ved at udvikle sig fra at være en »nice-to-have« til en »need-to-have« for de fleste organisationer. I takt med at teknologien modnes, bliver det, der i dag virker ambitiøst, en grundlæggende forventning. Økonomiafdelinger, der udskyder indførelsen af RPA, risikerer at sakke bagud i forhold til konkurrenter, der behandler transaktioner hurtigere, med færre fejl og til lavere omkostninger pr. transaktion.