Det kræver investeringer at få noget til at vokse og selvfølgelig er der omkostninger ved at drive virksomhed. En del af en virksomheds udgifter kan knyttes til de grupper af medarbejdere som primært driver væksten og sikrer tilgang af nye kunder, mersalg til eksisterende kunder, fakturering af timer osv. Det er typisk salgsfolk, marketingfolk og konsulenter. Disse typer af medarbejdere afholder ofte udgifter, når de udfører deres arbejde. Her taler vi udgifter der spænder over alt lige fra repræsentation, forplejning, annonceindkøb, softwareabonnementer, transport og rejseudgifter osv.
Dette indlæg handler ikke om budgettering af disse udgifter eller lignende. Det handler derimod om omkostningerne til håndtering og administration af udgifterne. For det koster minsandten også penge at holde styr på udgifterne. Ja, selvom det lyder skørt, så er der udgifter ved at have udgifter. Det er der fordi, at de skal dokumenteres, kontrolleres, godkendes og bogføres – alt sammen i overensstemmelse med gældende lovgivning og eventuelle firmaregler og -politikker.
Brugernes vilkår
Kort beskrevet går opgaven ud på at implementere en proces, der gør afregning, kontrol og bogføring af firmarelaterede udgifter så enkelt, overskueligt og effektivt som muligt!
Hvordan løses denne opgave så? Jo, det gør den, mest effektivt, ved at bruge digitale værktøjer, der understøtter opgaven og giver fleksibilitet, mobilitet samt vigtigst af alt, møder brugerne (f.eks. de førnævnte medarbejdertyper) på deres præmisser!
Hvorfor er det så vigtigt, det med at sætte brugerne i fokus? Som jeg var inde på før, så handler det her om at minimere omkostningerne til al administrationen omkring udgifterne. Disse omkostninger er primært bygget op omkring et tidsforbrug – hos brugerne, hos lederne og hos økonomiafdelingen. For at optimere processen skal vi ud og have fat i udgiften, der hvor den opstår og det er klart, at det er ude hos brugerne. Hvis vi bygger en proces op, hvor der skal arbejdes med tingene på efterkant, så har vi allerede brugt for meget tid (og kastet de første penge ud ad vinduet). For i denne kontekst tager det altid længere tid at arbejde med noget på efterkant. Den bedste tilgang er at arbejde med udgiften én gang, på stedet - med det samme! Så vi skal have brugerne til at håndtere udgiften når den opstår.
Automatiseringens hjælpende hånd
Når vi kommer til dem der skal godkende udgifter og dem der skal kontrollere og bogføre, så minimeres omkostningerne ved at følge samme princip som beskrevet ovenfor. Dvs. der skal fokuseres på at arbejde med udgiften én gang, hvis der overhovedet skal arbejdes med den i disse led! Her er der virkelig grundlag for at spare tid, og for at komme i mål er der brug for automatik til at hjælpe. Derfor er det vigtigt, at de digitale værktøjer, som skal understøtte opgaven, kan tilbyde det rette niveau af automatisering og muligheden for at opsætte regelbaserede kontroller af transaktionerne, som dirigerer dem ad forskellige ruter i et workflow.
Pointen er, at ledere og økonomifolk ikke skal brænde tid (og dermed penge) af på unødvendige kontrol- og godkendelsesopgaver. Hvis en udgift opfylder alle lovmæssige dokumentationskrav ift. korrekt bogføring samt alle interne firmaregler for brug af penge, hvorfor så ikke bare lade den bogføre? Fokus skal være på det væsentlige, og det uvæsentlige skal forblive uvæsentligt! Detaljeret kontrol skal hellere ske på bagkant gennem rapportering og dataanalyse.
Dimensioner og omkostningstyper
Dette er endnu et område, hvor der kan skæres en stor luns af omkostningerne til at behandle udgifter. Som jeg var inde på tidligere, så er det afgørende at undgå for meget efterbehandling af udgifterne. Særligt efterbehandling i økonomiafdelingen. Hvis bogholderiet skal indhente manglende dokumentation samt korrekte informationer om dimensioner og omkostningstyper, så stiger omkostningen til at færdigbehandle udgifterne massivt. Årsagen er, at dette arbejde er enormt tidskrævende, da man skal rundt og have fat i forskellige medarbejdere og deres ledere for at få dem til at forholde sig til ting der tidligere er eksekveret.
Vi skal igen fokusere på brugerne, for det handler om at det handler om at få udgiften gjort detaljeret med valg af det væsentlige i det øjeblik den opstår! Vi skal således have brugerne til at forholde sig til valg af dimensioner når vedkommende behandler udgiften, umiddelbart efter den er opstået. Det er afgørende, at dimensionsnavne gøres enkle og forståelige på brugernes vilkår. Der må ikke være tvivl og dimensionerne skal vedligeholdelse, således der ikke opstår unødvendig forvirring for brugerne. Det samme gælder når vi taler valgmuligheder for omkostningstyper – vejen frem er at give et nemt og håndtérbart overblik over omkostningstyper og mindske tvivl!
Omkostningstyperne skal præsenteres forståeligt og på brugernes vilkår ligesom antallet gerne skal minimeres. I forlængelse af dette er det vigtigt, at det digitale værktøj, som der anvendes til at håndtere udgifter, kan konfigureres til at lave omskrivninger på baggrund af opsatte dimensionsværdier, således der bogføres på de rette finanskonti. Ligeledes skal værktøjet kunne håndtere konfiguration af korrekte momskoder på specifikke omkostningstyper. Det er igen automatikken som laver magi. Brugerne bliver præsenteret for nogle enkle og intuitive valg vedr. en udgift, og på baggrund af disse valg forberedes transaktionen automatisk til korrekt bogføring.
Sådan skal det gøres
Nedenstående illustration viser den overordnede tilgang til udgiftshåndtering på autopilot.
For at opsummere, så skal der bruges følgende byggesten for at sætte udgiftshåndteringen på autopilot:
- Byg processen op omkring brugerne og fokusér på én håndtering af udgiften – med det samme den opstår.
- Gør det enkelt for brugerne at afgive og levere de detaljerede oplysninger om udgiften og den dokumentation der skal til for at bogføre korrekt.
- Lad automatik afgøre hvor mange ressourcer der skal anvendes på efterbehandling af en udgift – naturligvis baseret på ansvarlige logikker.
- Vælg det rigtige digitale Best-of-Breed værktøj til at understøtte processen.
Dette er Best Practice med et solidt Proof of Concept!
