Acubiz offers a digital solution for tracking tax-free mileage allowances, ensuring compliance with Danish regulations (SKAT) and streamlining the process for businesses. Integrating this with an overall Expense Management system can optimize efficiency.
Acubiz tilbyder en digital løsning til at spore skattefri kørselsgodtgørelse, sikre overholdelse af danske regler (SKAT) og strømline processen for virksomheder. Ved at integrere dette med et overordnet Expense Management-system kan man optimere effektiviteten.
TL;DRDanske arbejdsgivere, der udbetaler skattefrie kørselsgodtgørelser, skal overholde SKATs specifikke dokumentationskrav, herunder registrering af formål, dato, start- og slutadresse samt det nøjagtige antal kørte kilometer. Acubiz tilbyder en GPS-baseret digital kørselsløsning, der automatisk registrerer disse data, hvilket mindsker det manuelle arbejde og samtidig sikrer fuld overholdelse af SKATs krav.
De fleste virksomheder betaler skattefrit kilometertal diæter til medarbejdere for erhvervsmæssig kørsel i deres egen bil i henhold til skattemyndighedernes faste satser. Kørsels diæter en bidrager til at dække en del af medarbejdernes udgifter i forbindelse med bilen – såsom benzin, vedligeholdelse, afskrivninger, forsikring, bilafgift osv.
Banker SKAT på døren og beder om dokumentation for medarbejdernes kørsel, er det din virksomheds ansvar at dokumentere den. Der er nogle betingelser og krav som skal overholdes, før medarbejderen har ret til kørselsgodtgørelse. Hvis samtlige betingelser for skattefri kørselsgodtgørelse ikke er opfyldt, skal medarbejderen betale skat af kørepengene.
Dette kender du sikkert alt til, hvis du har ansvar for, eller arbejder i, en økonomiafdeling. Overvejer du at udskifte den gammeldags kørebog med en digital af slagsen, er det essentielt at undersøge hvilke leverandører der overholder kravene.
Lad os gå igennem SKAT’s krav et efter et. Det er arbejdsgiverens ansvar at føre kontrol med:
Formålet med kilometertælleren – den konkrete opgave, som kørslen er rapporteret i forbindelse med.
Rejsemålet med eventuelle delmål – start- og slutadressen for strækningen samt eventuelle stop undervejs.
Datoen – datoen skal registreres.
Antal kørte kilometer – det nøjagtige antal kilometer skal angives, da beregningen afhænger af dette.
Beregning ud fra satser – Satsen for kørselsgodtgørelse diæter varierer ved 20.000 km om året. I 2020 udbetales et skattefrit beløb på 3,52 DKK pr. km. Hvis medarbejderen imidlertid overskrider 20.000 km om året, er satsen for den overskydende del 1,96 DKK pr. km.
Kørslen skal foregå i medarbejderens egen bil – Kørslen skal foregå i eget køretøj for at være berettiget til kørsels diæter. En partners køretøj falder ind under samme kategori, hvis I deler økonomien.
Der er også et par andre ting, som du og dine medarbejdere skal være opmærksomme på. Det drejer sig for eksempel om 60-dages-reglen og det faktum, at en medarbejder ikke kan modtage både kørselsgodtgørelse og skattefradrag for transport. Du kan læse mere om dette her.
Mange virksomheder bruger en gammeldags kørselsbog og Excel-ark til at registrere kørte kilometer. Denne manuelle arbejdsgang fungerer godt nok. Men den er langt fra effektiv. Hverken for dine medarbejdere eller for din økonomiafdelingen. Desuden har den traditionelle kørselsbog nogle ulemper. Indtastningsfejl, glemte ruter og travlhed fører ofte til både små og store fejl, hvilket i sidste ende kan blive dyrt for både medarbejderen og virksomheden.
Den digitale transformation er i fuld gang, og derfor er det oplagt at undersøge, om kørselsregnskabet kan digitaliseres. Og ja, det kan sagtens digitaliseres. Der findes mange fremragende leverandører, der har specialiseret sig i netop dette. Vi har selv funktionen »Kørsel« i vores egen mobilapp, Acubiz One. Blandt andre fordele har den gjort en kæmpe forskel for Dansk Brandteknik. De har sparet hele 50 % af den tid, de tidligere brugte på registrering af kørelængde.
Vi bliver ofte spurgt, om AcubizOverholder SKAT’s krav og retningslinjer for kørselsregistrering. Vi har ikke et certifikat, der beviser dette, da SKAT ikke udsteder sådanne, men vi opfylder kravene. Lad os se nærmere på, hvordan:
Der er få ting, der skal indtastes manuelt i mobilappen Acubiz One. Det omfatter formål, dato og start- og slutadresse. Når dette er indtastet, klarer kilometerregistreringen stort set sig selv. Du skal vælge ruten, og baseret på denne beregnes afstanden automatisk. Det samme gælder beregningen af kilometertallet diæter. Det betyder, at Acubiz justerer beregningen afhængigt af, om medarbejderen har kørt over eller under 20.000 km om året. Vores løsning husker nummerpladen, og det dokumenterer, at kørslen er sket i medarbejderens eget køretøj. Nummerpladen kan ændres.
Ud over de lovmæssige krav kan kørselsdataene f.eks. fordeles på virksomhedens forskellige projekter (afhængigt af løsningens konfiguration). Dette værdsættes i høj grad af økonomiafdelingen, da det giver dem et bedre overblik og en problemfri omkostningsfordeling. Hvis din virksomhed har aktiviteter eller medarbejdere i udlandet, skal du desuden tage højde for, at andre lande har andre regler og bestemmelser for kørselsgodtgørelse. I så fald bør du gøre dig selv en tjeneste og lede efter en løsning, der understøtter reglerne i flere lande. Acubiz understøtter landespecifikke regler for kørsels diæter er i 21 lande, og for 12 af disse opdaterer vi reglerne og satserne 100 % automatisk.
Hvis du er selvstændig eller blot ønsker et overblik over dit kørselsforbrug, tilbyder vi også vores værktøj til enkeltbrugere, Acubiz Professional. Det er en gratis løsning, der giver brugerne mulighed for at oprette en konto og udarbejde oversigter over udgifter og kørte kilometer, som derefter kan deles med en midlertidig arbejdsgiver, en leder, en bogholder, en revisor eller enhver anden, som brugeren måtte finde relevant.
Vi arbejder inden for feltet Expense Management, hvilket er en samlebetegnelse for en række delprocesser ift. behandling, afregning og kontrol af erhvervsrelaterede udgifter som afholdes af en virksomheds medarbejdere. Her falder kørselsregistrering ind under.
Hvis jeres virksomhed overvejer at investere i en digital kørselsbog, er jeg sikker på, at I vil blive meget tilfredse. Både jeres medarbejdere og jeres økonomiafdeling. Jeres medarbejdere kan registrere deres kørsel hurtigere og meget nemmere. Jeres økonomiafdeling kan eksportere de gyldige og nødvendige data til dokumentation af kørselsgodtgørelsen, både til skattemyndighederne og til et lønsystem.
Hvis dine medarbejdere rejser meget, har de sandsynligvis også en masse andre udgifter.
Hvis jeres medarbejdere har meget rejseaktivitet, er der en overvejende sandsynlighed for, at de også har mange udlæg eller udgifter på firmakreditkort. Jeg vil derfor opfordre jer til at tænke skridtet videre. Kørselsregistrering er en lille del af hele Expense Management processen, men det giver mening at samle alle komponenterne i én løsning. Synergieffekterne af dette er væsentlige, og det skaber stor værdi på tværs af organisationen. Tag dette med i overvejelserne, hvis I kigger efter en digital kørebog.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke dokumenter kræver SKAT for at få udbetalt skattefri diæter Danmark?
SKAT kræver dokumentation, der blandt andet skal indeholde formålet med rejsen, start- og slutadresser samt eventuelle mellemstop, datoen, det nøjagtige antal kørte kilometer, den anvendte refusionssats og beregningen af diæter. Bilens registreringsnummer skal ligeledes angives for at bekræfte, at medarbejderen har benyttet sin egen bil.
Hvad er de aktuelle diæter for Mileage diæter i Danmark?
Den skattefrie diæter 3,52 DKK pr. kilometer for de første 20.000 kilometer, der køres om året. For kilometer ud over 20.000 om året falder satsen til 1,96 DKK pr. kilometer. Arbejdsgiveren er ansvarlig for at anvende disse satser korrekt ved behandling af refusioner.
Kan medarbejdere få diæter al arbejdsrelateret kørsel?
diæter for erhvervsmæssig kørsel i medarbejderens egen bil. Pendling mellem bopæl og den faste arbejdsplads er som udgangspunkt ikke berettiget til godtgørelse. Kørslen skal have et dokumenteret erhvervsmæssigt formål, og alle betingelser fastsat af SKAT skal være opfyldt, før diæter som skattefri.
Hvordan er en digital løsning til registrering af kørte kilometer bedre end registrering på papir eller i Excel?
En GPS-baseret digital løsning som Acubiz indsamler automatisk rutedata, beregner afstande og registrerer de nødvendige SKAT-felter under selve rejsen. Dette eliminerer manuel dataindtastning, mindsker risikoen for forkert eller ufuldstændig dokumentation og styrker arbejdsgiverens revisionsspor betydeligt, hvis SKAT anmoder om dokumentation.
Hvad sker der, hvis dokumentationen for kørte kilometer ikke opfylder SKAT’s krav?
Hvis dokumentationen er utilstrækkelig, kan medarbejderen blive pålagt at betale skat af den diæter , hvilket betyder, at den omdannes fra en skattefri godtgørelse til skattepligtig indkomst. Arbejdsgiveren har desuden ansvaret for at sikre, at betingelserne er opfyldt, inden der foretages nogen udbetaling.
For at få skattefri refusion for arbejdsrelateret bilbrug i Danmark er det vigtigt med korrekt...
Alle, der har en bil, mærker de stigende benzinpriser, hver gang bilen skal tankes op. Af denne...
Kvitteringer er også vigtige for virksomheder, da de fungerer som dokumentation for et bestemt...
