De fleste virksomheder udbetaler skattefri kørselsgodtgørelse til medarbejdere for erhvervsmæssig kørsel i eget køretøj efter faste satser. Godtgørelsen dækker medarbejdernes udgifter til køretøjet, herunder benzin, vedligeholdelse, afskrivning, forsikring, vægtafgift mv.
Banker SKAT på døren og beder om dokumentation for medarbejdernes kørsel, er det din virksomheds ansvar at dokumentere den. Der er nogle betingelser og krav som skal overholdes, før medarbejderen har ret til kørselsgodtgørelse. Hvis samtlige betingelser for skattefri kørselsgodtgørelse ikke er opfyldt, skal medarbejderen betale skat af kørepengene.
Dette kender du sikkert alt til, hvis du har ansvar for, eller arbejder i, en økonomiafdeling. Overvejer du at udskifte den gammeldags kørebog med en digital af slagsen, er det essentielt at undersøge hvilke leverandører der overholder kravene.
Hvad er kravene fra SKAT (dansk lovgivning)?
Lad os gå igennem SKAT’s krav et efter et. Det er arbejdsgiverens ansvar at føre kontrol med:
Formålet med kørslen - den konkrete arbejdsopgave, som kørselsindberetningen er knyttet op på.
Kørslens mål med eventuelle delmål - adresserne for kørslen samt eventuelle stop på vejen.
Datoen - datoen for kørslen skal naturligvis registreres.
Antal kørte kilometer - det præcise kilometerantal skal angives, da beregningen fastsættes efter dette.
Beregning efter satser - satsen for kørselsgodtgørelse skiller ved 20.000 km om året. I 2020 udbetales der skattefrit 3,52 kr. pr. km. Hvis medarbejderen kører mere end 20.000 km om året, er satsen for den overskydende del 1,96 kr. pr. km.
Kørslen skal foregå i medarbejderens eget køretøj - kørslen skal foretages i egen bil for at være berettiget til kørselsgodtgørelsen. Ægtefælle eller samlevers bil falder i samme kategori, hvis de har fællesøkonomi.
Der er også en række andre forhold, som du og dine medarbejdere skal være opmærksomme på. Det gælder f.eks. 60 dages reglen og det faktum, at en medarbejder ikke både kan få kørselsgodtgørelse og kørselsfradrag. Det kan du læse mere om her.
En digital kørebog er virkelig tidsbesparende
Mange virksomheder gør i dag brug af en manuel og gammeldags kørebog samt excel-ark til registrering af kørsel. Den manuelle arbejdsgang fungerer. Den fungerer bare ikke effektivt. Hverken for dine medarbejdere eller din økonomiafdeling. Vi ser ofte, at den gammeldags kørebog desværre medfører nogle faldgruber. Tastefejl, glemte ruter og travlhed fører desværre til både små og store fejl, hvilket i sidste ende risikerer at blive dyrt for både medarbejder og virksomhed.
Den digitale transformation ruller, og derfor giver det mening at undersøge, om kilometerbogen kan digitaliseres. Og ja, den kan sagtens digitaliseres. Der er mange gode leverandører derude, som har specialiseret sig i det. Vi har funktionen "Mileage" i vores egen mobilapp, Acubiz One. Det har bl.a. gjort en kæmpe forskel for Dansk Brandteknik. De har sparet hele 50 % af den tid, de tidligere brugte på at registrere kilometertal.
"Overholder Acubiz SKATs regler?"
Vi bliver ofte spurgt, om Acubiz overholder SKATs krav og retningslinjer til et kørselsregnskab. Vi har ikke et certifikat der beviser det, for det udsteder SKAT ikke, men vi lever op til kravene. Lad os se på, hvordan vi understøtter dem.
Der er få ting, der skal indtastes manuelt i mobilappen Acubiz One. Det omfatter formål, dato og start- og slutadresse. Når dette er indtastet, klarer kilometerregistreringen stort set sig selv. Du skal vælge ruten, og baseret på denne beregnes afstanden automatisk. Det samme gælder beregningen af kilometertallet diæter. Det betyder, at Acubiz justerer beregningen afhængigt af, om medarbejderen har kørt over eller under 20.000 km om året. Vores løsning husker nummerpladen, og det dokumenterer, at kørslen er sket i medarbejderens eget køretøj. Nummerpladen kan ændres.
Udover de lovmæssige bestemmelser kan kørslen i Acubiz One, afhængig af løsningens konfiguration, f.eks. tilknyttes virksomhedens forskellige projekter. Dette sætter økonomiafdelingen stor pris på, da det giver dem et bedre overblik. Tilsvarende, hvis din virksomhed har datterselskaber eller ansatte i udlandet, så skal du tænke på, at andre lande har andre regler for kørselsgodtgørelse. Det vil derfor være en god idé at kigge efter en løsning, der understøtter flere landeregler. Acubiz understøtter landespecifikke regler for kørselsgodtgørelse i 21 lande, og for 12 af disse landes vedkommende opdaterer vi regler og satser helt automatisk – det kører bare 😉
Hvis du er selvstændig eller bare vil have et overblik over din kørsel, tilbyder vi også vores enkeltbrugerværktøj, Acubiz Professional. En gratis løsning, som gør brugeren i stand til at registrere- og danne rapporter over udgifter og kørsel, som kan deles med en midlertidig arbejdsgiver, en bogholder, en chef, en revisor eller hvem det nu måtte være relevant for.
Overvej om kørebogen skal integreres i et Expense Management-system
Vi arbejder inden for feltet Expense Management, hvilket er en samlebetegnelse for en række delprocesser ift. behandling, afregning og kontrol af erhvervsrelaterede udgifter som afholdes af en virksomheds medarbejdere. Her falder kørselsregistrering ind under.
Hvis din virksomhed overvejer at investere i en digital kørselsbog, er jeg sikker på, at du vil blive glad. Både dine medarbejdere og din økonomiafdeling. Dine medarbejdere kan registrere deres kørsel hurtigere og meget nemmere. Din økonomiafdeling kan eksportere de valide og nødvendige data til at dokumentere kørselsgodtgørelsen, både over for SKAT og til et lønsystem.
Hvis dine medarbejdere har meget rejseaktivitet, har de sandsynligvis også mange andre udgifter.
Hvis jeres medarbejdere har meget rejseaktivitet, er der en overvejende sandsynlighed for, at de også har mange udlæg eller udgifter på firmakreditkort. Jeg vil derfor opfordre jer til at tænke skridtet videre. Kørselsregistrering er en lille del af hele Expense Management processen, men det giver mening at samle alle komponenterne i én løsning. Synergieffekterne af dette er væsentlige, og det skaber stor værdi på tværs af organisationen. Tag dette med i overvejelserne, hvis I kigger efter en digital kørebog.
