Do your employees cheat with their travel expenses?

Ja, det er rigtigt! Overskriften lyder måske lidt barsk. Men faktum er, at udgiftssvindel er en reel udfordring for mange virksomheder. De fleste organisationer ved, at det sker, men de færreste kender omfanget af problemet. Tag dig en god kop kaffe og læs videre. Lars fra Acubiz vil dele sin indsigt i emnet.

TL;DRUdgiftssvindel er mere udbredt, end de fleste økonomichefer er klar over, og den antager flere forskellige former: forkert klassificering af private udgifter som forretningsudgifter, oppustede beløb, fiktive kvitteringer, dobbeltindberetninger og overrapportering af kørte kilometer. Acubiz har konstateret, at alene elektronisk ruteberegning reducerer de samlede omkostninger til kørsels diæter er med op til 15 %, og at firmakreditkort i væsentlig grad mindsker svindel med kontantudtag, som er den sværeste form for svindel at opdage.

Hvordan identificerer man svindel?

Man kan ofte skelne menneskelige fejl eller misforståelser fra bevidst bedrageri. Fejl og misforståelser kan skyldes mange forhold. Det kan være uklare regler, brug af gamle Excel ark, hvor beregningerne ikke længere er gældende eller noget så simpelt som sammentællingsfejl. Forståelse af problemets omfang samt hvordan man spotter bedrageri, kan opdeles i forskellige områder:

• Fejlbehæftede udgifter: Medarbejder anmoder om refusion for en privat udgift, men hævder udgiften som værende forretningsmæssig.
• For høj udgiftsrefusion. Refusion indsendt hvor formålet et korrekt, men beløbet er for stort.
• Fiktive udgifter: Medarbejder søger refusion for falske køb ofte med kopi af en falsk kvittering.
• Gentagne refusioner: Når en medarbejder indsender den samme udgift og flere gange.
• Kilometergodtgørelse: Medarbejderen rapporterer flere kilometer end der reelt er kørt.

Vores kunder fortæller os, at de angiver for mange kilometer i forbindelse med kilometertal diæter er en almindelig form for snyd. Vi har konstateret, at brugen af elektronisk ruteplanlægning – enten via Google eller ved hjælp af en smartphones GPS-tracker – kan medføre besparelser på op til 15 procent af virksomhedens samlede kørselsomkostninger diæter. Alt er relativt, men det kan potentielt dreje sig om store beløb.

Hvad med kontanthævninger?​

Kontanthævninger kan være en udfordring, fordi medarbejderen hæver kontanter i stedet for at bruge kreditkort og kontanter er vanskeligere at kontrollere. Vores erfaring er, at implementering af firmakreditkort mindsker antallet af kontanttransaktioner – som er lettere at snyde med. Den primære årsag er, at man ikke kan kontrollere indkøbsstedet mellem bilaget og kreditkorttransaktionen.

Bedragere er kreative​

Ovenstående definitioner kan hjælpe med at forstå de forskellige områder hvor vi ofte ser snyd. I virkeligheden er der dog ingen grænser for, hvordan medarbejdere kan snyde og forsøge at undgå kontroller eller udnytte svagheder i processer og systemer. Men der er gode nyheder og en af dem er, at flere undersøgelser peger på at det kun er 5 % af medarbejderne, som står for 82 % af alle udgiftsrapporter med svig. Så opgaven er enkel – vi skal ”bare” finde de 5%.

De skjulte omkostninger ved Travel & Expense snyd​

Selvom det kan være svært at opdage udgiftssvindel, er de negative konsekvenser lette at identificere. Svindel kan være en kostbar affære for virksomheder af alle størrelser, men for mindre virksomheder har omkostningerne større indvirkning. Ifølge undersøgelser har virksomheder med færre end 100 ansatte i gennemsnit 28 % større tab end virksomheder med 100 eller flere ansatte. Hvordan kan det være? Årsagen er, at digital rejse- og Expense Management Sådanne systemer er mindre udbredte i små virksomheder. Færre virksomheder har adgang til en effektiv og automatiseret udgiftsstyring. Nogle af disse systemer kan også omfatte funktioner til overvågning af brugeradfærd samt automatisk kontrol af retningslinjer og regler. Større virksomheder har typisk en eller flere fuldtidsansatte controllere, der udelukkende beskæftiger sig med denne opgave. Uanset hvilken tilgang en virksomhed har til udgiftsstyring, findes der ingen vandtæt løsning, der fuldstændigt kan udelukke svindel i forbindelse med udgifter.

Få styr på regler og policies​

Når regler og policies er udarbejdet og nedskrevet, er det lettere for medarbejderne at forstå præcis, hvad der udgør en overtrædelse. Det er også mere enkelt for dem som skal kontrollere, at fjerne grå områder for at forstå, hvilke medarbejdere der spiller efter reglerne, og hvilke der ikke gør. Derudover er det også lettere at handle og tage beslutninger i de tilfælde hvor overtrædelser finder sted.

Struktur og proces

Det er vigtigt at fastlægge den rigtige omkostningsstruktur. Jeg opfordrer altid til, at man beskriver, »hvad man har brugt penge på«, frem for »hvilken konto der skal bogføres på«. De fleste medarbejdere er ikke ansat i økonomiafdelingen og forstår ikke begreber som »fragt med moms« og »fragt uden moms«. Det handler om at udforme en veldefineret struktur og proces, der imødekommer brugernes behov på deres egne præmisser. Vidste du, at »diverse« udgør den femtestørste udgiftskategori i nogle organisationer – ofte op til 8 % af de samlede rejse- og udgiftstransaktioner? Det er mere end mobiltelefoner, taxakørsel og andre klart definerede kategorier. Overvej at specificere »diverse udgifter«, så det bliver nemt at skelne mellem transaktionerne. Det vil mindske risikoen for svindel.

Sæt strøm til processen – inkl. bedragerikontrollerne​

Jeg er helt overbevist om, at indførelsen af et automatiseret system til udgiftsrapportering og firmakreditkort er den nemmeste måde at undgå snyd i forbindelse med udgiftstransaktioner og rejseudgifter. Firmapolitikker, kontrol, kreditkortadministration, rejseordrer og den daglige udgiftshåndtering kan nemt varetages med den rette løsning. Den rette løsning sikrer desuden, at virksomhedens regler og krav overholdes. Advanced Rapportering, dokumenterede elektroniske godkendelsesprocesser og robotteknologi gør det sværere for falske udgifter at slippe ubemærket igennem.

Vil du vide mere?

I denne artikel har jeg givet nogle tips til, hvordan du kan få ordentligt styr på din virksomheds udgifter. Få en En trin-for-trin-vejledning i, hvordan du kommer i gang med en fuldstændig digitalisering af udgiftsprocessen, finder du her.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er de mest almindelige former for udgiftsbedrageri blandt medarbejdere?

Indlægget nævner fem eksempler: at angive private udgifter som forretningsudgifter; at indsende en gyldig udgift, men overdrive beløbet; at opfinde udgifter fra bunden ved hjælp af falske kvitteringer; at indsende den samme udgift flere gange; og at overrapportere kørte kilometer. Af disse er overrapportering af kørte kilometer den form, som Acubiz-kunder oftest rapporterer om, og dette kan løses direkte ved hjælp af GPS-baseret eller Google-ruteberegning.

Hvor meget kan en virksomhed spare ved at anvende elektronisk kørselsberegning i stedet for selvrapportering?

Acubiz’ erfaringer med kunderne tyder på, at en overgang fra medarbejdernes egne angivelser af afstande til elektronisk ruteberegning via GPS eller Google Maps reducerer diæter samlede diæter med op til 15 %. For virksomheder med store salgs- eller serviceteams i marken kan dette tal udgøre en betydelig årlig besparelse.

Hvorfor er det særligt svært at kontrollere kontantudtag i forbindelse med udgiftsbedrageri?

Når en medarbejder hæver kontanter i stedet for at betale med kort, kan købets sted og art ikke verificeres uafhængigt. Den eneste dokumentation er kvitteringen for kontanthævningen, ikke en forhandleropgørelse. Indførelsen af firmakreditkort reducerer kontanttransaktionerne betydeligt, hvilket gør det langt sværere at indsende udgifter uden dokumentation.

Hvordan hjælper Acubiz virksomheder med at opdage og forhindre indsendelse af dobbelte udgiftsanmeldelser?

Acubiz’ automatiske kontrolfunktioner markerer transaktioner, der stemmer overens med eksisterende indsendelser på vigtige parametre såsom beløb, dato og leverandør. Eventuelle potentielle dubletter tilbageholdes til gennemgang, inden de når frem til godkenderen, hvilket forhindrer både utilsigtede genindsendelser og bevidste forsøg på at få dækket den samme udgift to gange.