Hjemmearbejde er kommet for at blive. I mindre eller større grad for den enkelte virksomhed, men overordnet set vinder hjemmearbejde indpas. En tendens der naturligvis sætter mange krav til virksomheden. De skal sørge for at holde medarbejderen glad og motiveret, sørge for en ordentlig hjemmearbejdsplads, sørge for ordentlige (og digitale) værktøjer der sikrer en effektiv arbejdsdag.
Det er netop sidste punkt omhandlende digitale værktøjer, som jeg sætter fokus på i dette blogindlæg. For skal samarbejdet og effektiviteten opretholdes mens en stor del af virksomhedens medarbejdere arbejder hjemme, kræver det digitale værktøjer der både kan binde de hjemmearbejdende sammen, men også sikre effektive arbejdsgange for både medarbejder og virksomhed. Og i sidste ende er det jo altså virksomhedens ansvar!
Hjemmearbejde er populært som aldrig før
Dansk Industri har gennemført en undersøgelse blandt 230 virksomheder, der viser, at otte ud af ti virksomheder er åbne over for ideen om at øge, hvor meget medarbejderne kan arbejde hjemmefra. Det er kun tre procent, der ønsker at reducere den tid, medarbejderne kan arbejde hjemmefra. Det virker derfor rimeligt at konkludere, at hjemmearbejde, som nævnt, er kommet for at blive. Vi kan også kalde det hybridarbejde, fleksibelt arbejde osv. Det fælles træk er, at medarbejderne ikke er fysisk til stede på kontoret.
Kigger vi i vores egen andedam, mærker vi også hjemmearbejdets stigende popularitet. I Visma Acubiz har medarbejdere aldrig arbejdet så meget hjemme som de gør i øjeblikket. Naturligvis undtaget lockdowns under corona. Er det så godt eller skidt? Tjaa, vi formår at levere vores bedste finansielle resultater nogensinde. Så helt skidt er det vel ikke.
Vi kan ikke tillade os at kalde det et direkte resultat af hjemmearbejde, men det har i hvert fald ikke sænket produktiviteten. Det spiller meget godt overens med Dansk Industris rapport, som netop viser at samlet 73 % af virksomheder har oplevet en øget eller uændret produktivitet. Kun tre procent har oplevet en nedgang i produktiviteten.
Vi er begunstiget af, at alle vores medarbejdere i princippet kan arbejde hjemme. Alt vores data er placeret sikkert i skyen, og medarbejderen skal egentlig kun huske at tage computeren med under armen for at være kørende hjemmefra. Der er altid en plads på kontoret for de kollegaer, som ikke ønsker at arbejde hjemme. Dem har vi også mange af.
Èn ting er sikker. Det nytter ikke at stille sig bagbenene og lege Rasmus Modsat. Udviklingen er her. Den ser ikke ud til at kunne stoppes. Derfor handler det om at skabe de bedste rammebetingelser for, at medarbejdernes hjemmearbejde kan lykkes og udføres bedst muligt.
Digitale værktøjer kan lette arbejdsgange og mindske frustrationen
Vi skal ikke sætte lighedstegn mellem hjemmearbejde og øget produktivitet samt glade medarbejdere. Der skal arbejdes for at skabe en sund balance.
På det sociale plan kan negative konsekvenser af hjemmearbejde hurtigt blive en følelse af et svækket fællesskab og tab af sociale relationer. Hele det sociale aspekt er et emne for sig selv. Det vil jeg benævne i et blogindlæg for sig. I Visma Acubiz er vi meget bevidste om, at holde den sociale muskel kørende, hvilket er derfor at vi har skruet op for mængden og hyppigheden af diverse medarbejderarrangementer.
Fagligt kan det også være frustrerende ikke at kunne stille et hurtigt spørgsmål til en kollega ansigt til ansigt. Det kan også være frustrerende at udføre visse arbejdsgange, hvis de er besværlige og kræver hjælp fra kollegaer. Visse processer i nogle virksomheder er endda stadig håndbårne, hvilket blot yderligere besværliggører samarbejdet.
Lad os bruge os selv som eksempel:
I gamle dage var processen omkring håndtering af medarbejderes udgifter manuel, papirbaseret og bestod af brune kuverter som gik på skift mellem medarbejdere og finansafdeling. Rent faktisk fungerer processen stadig på samme manuelle måde hos nogle virksomheder i dag – enten helt manuel eller delvist manuel.
At scanne kvitteringen ind, udfylde og printe excel-ark samt transportere det hele til både leder og finansafdeling er selvsagt en besværlig og tidskrævende proces. Især hvis du er på hjemmekontoret – for så skal det ordnes næste gang du er på kontoret.
Visma Acubiz digitaliserer og automatiserer hele processen omkring udgifter – fra transaktion til bogføring. Medarbejdere skal blot bruge sin telefon for at registrere en udgift. Vores kunder fortæller os, at Acubiz gør processen omkring udgifter lettere for deres brugere. Samtidig bruger både de og finansafdelingen langt mindre tid.
Eksempler illustrerer hvordan vi stiller et digitalt værktøj til rådighed, som er ligeglad med, om du arbejder hjemmefra eller på kontoret. Arbejdet bliver håndteret lige effektivt uanset. Det er præcis de digitale værktøjer, som virksomheden skal implementere. Det skylder de deres medarbejdere.
Vi er langt fra de eneste, som gør hverdagen nemmere for de hjemmearbejdende kontorhelte. Der findes heldigvis et hav af fantastiske apps, som sørger for at skabe en mere effektiv arbejdsdag på hjemmekontoret. Vi selv falder i kategorien “værktøjer der sikrer effektive arbejdsgange for medarbejder”, mens kategorien “værktøjer der binder hjemmearbejdende sammen” f.eks. består af, Slack og Zoom.
Effektivt arbejde på både hjemme- og virksomhedskontor
For at sikre de bedste rammebetingelser for at medarbejderen får succes på hjemmearbejdspladsen, giver det god mening at måle medarbejdertilfredsheden løbende og ofte. I Visma anvender vi Peakon fra Workday, som er et fantastisk værktøj til give os en føling af hvad vi kan gøre endnu bedre. Ikke kun ift. at skabe de bedste rammer for at medarbejderen performer bedst muligt, men også for at tage temperaturen på medarbejderens trivsel, engagement mv. Det er især vigtigt, når alle vores medarbejdere ikke er fysisk på kontoret sammen som vi tidligere har været vant til.
For at svare på overskriftens spørgsmål; du skal stille de rette digitale værktøjer til rådighed for dine medarbejdere, fordi hjemmearbejde vinder indpas i danske virksomheder. Det stiller krav til, at medarbejderen skal kunne håndtere alle dele af sit arbejde lige effektivt – uanset om det er hjemmekontoret eller virksomhedens kontor.
