I dette blogindlæg ser vi nærmere på de velkendte flaskehalsproblemer i fakturaprocessen og giver dig vores input til, hvordan du kan løse disse problemer.
Flaskehalse i fakturaprocessen
Desværre oplever vi, at mange virksomheder har problemer med fakturaprocessen. Det sker især, når de ikke udnytter mulighederne for at automatisere deres manuelle processer.
Her er de fem flaskehalse, vi oftest støder på:
1. Manuel indtastning af data
Manuel indtastning af fakturaer er en ekstremt tidskrævende opgave, som ud over at være spild af tid også indebærer en stor risiko for fejl i indtastningen, som koster tid og penge og samtidig forringer effektiviteten.
2. Godkendelse af faktura
Godkendelse af fakturaer burde være en relativt enkel proces, men involverer ofte flere trin, som kan skabe forsinkelser og forvirring, hvis en godkender f.eks. ikke er til rådighed eller er på ferie. Udfordringer som disse koster virksomheden for meget tid og for mange ressourcer, hvilket potentielt fører til, at fakturaer overses og ikke betales til tiden.
3. Mangel på systemintegration
Manuelle eller manglende dataoverførsler mellem systemer, der ikke taler sammen, er meget ineffektive og skaber rod og forvirring, hvilket ikke er hensigtsmæssigt. Tværtimod er det meget nemmere, hvis alle data er samlet ét sted.
4. Manglende standardisering af fakturaformatet
En anden udfordring for fakturaprocessen er den manglende standardisering af fakturaformatet. De mange forskellige typer fakturaer kræver en ekstra indsats for at fortolke og behandle dem, hvilket resulterer i dårligere datakvalitet og større risiko for forkerte eller manglende data og oplysninger. Det betyder mere dobbeltarbejde og dobbeltkontrol, samtidig med at det komplicerer automatiseringen.
5. Dårlig kommunikation med leverandører
Problemer med fakturaformatet og fakturakravene er ikke ualmindelige - især fra udenlandske leverandører, der ikke bruger EHF-formatet. Men den forvirring, der kan opstå på grund af dette, kan forsinke hele processen, da ufuldstændige eller forkerte data kan tage lang tid at rette op på. God kommunikation og klare krav til leverandørerne er derfor vigtige for en vellykket automatisering af fakturaprocessen.
Sådan løser du udfordringerne
Automatisering af fakturaprocessen forbedrer ikke kun effektiviteten, men minimerer også fejl og reducerer den tid og de omkostninger, der bruges på dem.
Forestil dig en fakturaproces, hvor over 90 % af fakturaerne behandles automatisk fra modtagelse til betaling uden manuel indgriben.
Med en integration fra Acubiz og Compello får du en automatisering af både din udgiftshåndtering og håndteringen af dine indgående fakturaer. Det strømliner administrationen af dine udgifter og giver bedre kontrol og indsigt i virksomhedens økonomi.
Helt konkret er der 5 trin, du skal følge for at opnå den højeste grad af automatisering af fakturaprocessen i din virksomhed. Du kan læse mere om dem her.
Vil du vide mere?
Udfyld formularen for at finde ud af, hvordan Acubiz kan gavne din virksomhed, og få svar på alle dine spørgsmål.
