I dette blogindlæg ser vi nærmere på de velkendte flaskehalsproblemer i fakturaprocessen og giver dig vores input til, hvordan du kan løse disse problemer.
TL;DRFem flaskehalse bremser de fleste virksomheders fakturaprocesser: manuel dataindtastning, forsinkelser som følge af godkendelsesprocesser i flere trin, uforbundne systemer, ikke-standardiserede fakturaformater og dårlig kommunikation med leverandørerne. Acubiz og Compello løser i fællesskab alle fem problemer ved at kombinere AI-drevet fakturaaflæsning med automatiserede godkendelsesworkflows og ERP-integration, med det mål at nå en situation, hvor over 90 % af fakturaerne behandles uden manuel indgriben.
Flaskehalse i fakturaprocessen
Desværre oplever vi, at mange virksomheder har problemer med fakturaprocessen. Det sker især, når de ikke udnytter mulighederne for at automatisere deres manuelle processer.
Her er de fem flaskehalse, vi oftest støder på:
1. Manuel indtastning af data
Manuel indtastning af fakturaer er en ekstremt tidskrævende opgave, som ud over at være spild af tid også indebærer en stor risiko for fejl i indtastningen, som koster tid og penge og samtidig forringer effektiviteten.
2. Godkendelse af faktura
Godkendelse af fakturaer burde være en relativt enkel proces, men involverer ofte flere trin, som kan skabe forsinkelser og forvirring, hvis en godkender f.eks. ikke er til rådighed eller er på ferie. Udfordringer som disse koster virksomheden for meget tid og for mange ressourcer, hvilket potentielt fører til, at fakturaer overses og ikke betales til tiden.
3. Mangel på Systemintegration
Manuelle eller manglende dataoverførsler mellem systemer, der ikke taler sammen, er meget ineffektive og skaber rod og forvirring, hvilket ikke er hensigtsmæssigt. Tværtimod er det meget nemmere, hvis alle data er samlet ét sted.
4. Manglende standardisering af fakturaformatet
En anden udfordring for fakturaprocessen er den manglende standardisering af fakturaformatet. De mange forskellige typer fakturaer kræver en ekstra indsats for at fortolke og behandle dem, hvilket resulterer i dårligere datakvalitet og større risiko for forkerte eller manglende data og oplysninger. Det betyder mere dobbeltarbejde og dobbeltkontrol, samtidig med at det komplicerer automatiseringen.
5. Dårlig kommunikation med leverandører
Problemer med fakturaformatet og fakturakravene er ikke ualmindelige - især fra udenlandske leverandører, der ikke bruger EHF-formatet. Men den forvirring, der kan opstå på grund af dette, kan forsinke hele processen, da ufuldstændige eller forkerte data kan tage lang tid at rette op på. God kommunikation og klare krav til leverandørerne er derfor vigtige for en vellykket automatisering af fakturaprocessen.
Sådan løser du udfordringerne
Automatisering af faktureringsprocessen øger ikke blot effektiviteten men minimerer også fejl og reducerer den tid og de omkostninger, der bruges på dem.
Forestil dig en fakturaproces, hvor over 90 % af fakturaerne behandles automatisk fra kvittering til betaling uden manuel indgriben.
Med en integration mellem Acubiz og Compello får du automatisering af både dine udgiftsstyring samt håndteringen af dine indgående fakturaer. Dette strømliner administrationen af dine udgifter og giver bedre kontrol og indsigt i virksomhedens økonomi.
Mere konkret er der 5 trin, du skal følge for at opnå den højeste grad af automatisering af faktureringsprocessen i din virksomhed. Du kan læse mere om dem her.
Vil du vide mere?
Kontakt os Hvis du vil vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed, eller booke en gratis online-demo for at få mere at vide.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er de fem mest almindelige flaskehalse i fakturabehandlingen?
Manuel dataindtastning, som er tidskrævende og fejlbehæftet; forsinkelser i godkendelsesprocessen som følge af flerstrengede processer og fraværende godkendere; manglende systemintegration, der kræver manuel overførsel mellem værktøjer; ikke-standardiserede fakturaformater, der kræver ekstra fortolkningsindsats; samt dårlig kommunikation med leverandørerne, hvilket resulterer i ufuldstændige eller forkerte fakturadata, der skal rettes, før behandlingen kan fortsætte.
Hvordan kan godkendelse af fakturaer blive en flaskehals, og hvad er løsningen?
Der opstår flaskehalse i godkendelsesprocessen, når fakturaer skal gennem flere trin, og en enkelt fraværende eller utilgængelig godkendende medarbejder blokerer hele køen, hvilket fører til forsinkede betalinger og overskredne frister. Løsningen er at konfigurere automatiske videresendelsesregler, der sender fakturaer direkte til den rette person ud fra leverandør, beløb eller kategori, med mulighed for mobil godkendelse, så godkendelser kan finde sted, selv når en medarbejder er ude af kontoret.
Hvad er EHF-fakturaformatet, og hvorfor er det vigtigt for automatiseringen?
EHF (Electronic Handels Format) er et standardiseret elektronisk fakturaformat, der anvendes i Norge og Skandinavien, og som sikrer en ensartet datastruktur. Når alle leverandører bruger EHF, kan AI-systemet læse og behandle hver eneste faktura med ensartet nøjagtighed. Leverandører, der sender PDF-filer eller papirfakturaer, kræver yderligere AI-fortolkning, hvilket Compello-systemet håndterer med en nøjagtighed på op til 99,6 %, men EHF er det ideelle format til problemfri automatisering.
Hvilket automatiseringsniveau kan man opnå i fakturabehandlingen med den rette teknologi?
Med integrationen mellem Acubiz og Compello er målet, at over 90 % af fakturaerne behandles automatisk fra modtagelse til betaling uden manuel indgriben. Dette kræver korrekte leverandørdata, konfigurerede godkendelsesregler og integration med ERP-systemet, men når dette er på plads, skifter økonomiteamets rolle fra at behandle fakturaer til at håndtere undtagelser.
