Et intuitivt system til mange forskellige brugere
DBU havde et klart mål: et udgiftsstyringssystem, der var intuitivt og skræddersyet til de forskellige typer af brugere i organisationen.
»DBU er en kompleks organisation, hvor et spørgsmål går igen: Skal vi købe et standardsystem eller udvikle vores eget? Acubiz var det perfekte valg. Vi mødte en stor vilje til at tilpasse opsætningen, så medarbejderne får adgang til systemet på én måde, mødedeltagerne på en anden og spillerne på en tredje,« forklarer Heidi Lüthje, IT-direktør.
"Vi brugte den allerede eksisterende logik i huset. Dimensionerne er f.eks. 'spiller' – 'hold' – 'kamp' og så et valg af f.eks. 10 målnumre. Det gør det nemt og intuitivt at navigere i."
Regnskabsassistent, DBU
Opdelt udrulning i organisationen
For at sikre en problemfri implementering blev brugerne delt op i tre grupper: Medarbejdere – herunder instruktører, dommere og frivillige – mødedeltagere og fodboldpolitikere og -spillere.
»For hver gruppe har vi vurderet, om det gav mening at oprette en brugerkonto til dem. Dommerne har for eksempel ikke fået oprettet en brugerkonto. I hvert fald ikke endnu. Men hvis det er en fordel for nogle dommere i bestemte situationer, vil vi oprette en brugerkonto til dem,« forklarer Bettina Holm Tange Jensen.
»På den anden side er der situationer, hvor brugerne for første og eneste gang har en udgift på 14 DKK. I så fald tager brugeren et billede af kvitteringen, hvorefter en anden fast app-bruger overfører beløbet via MobilePay. Det er så op til den pågældende person at uploade kvitteringen i Acubiz One og få pengene refunderet,« forklarer Bo Grøn-Iversen, tidligere økonomidirektør i DBU.
Brugere med forskellige udgangspunkter
De tre kolleger er klar over, at brugerne har forskellige baggrunde og niveauer af teknologiforståelse. Nogle er meget unge og teknologivante, mens andre måske ikke har haft meget erfaring med at håndtere udgifter – og der er endda dem, der ikke ejer smartphones.
"Vores brugere er forskellige. Nogle får koldsved over at trykke på en knap, mens andre bare gør det. Men de kommer til at elske det. Når jeg præsenterer løsningen for nye medarbejdere, siger de alle "wow, det er smart," forklarer Bo Grøn-Iversen.
Som en del af introduktionen udviklede de brugermanualer til de forskellige brugergrupper. Og økonomiafdelingen var tilgængelig i 2-3 uger for at besvare spørgsmål mellem kl. 11 og 12.
"Teamledere og udvalgssekretærer fik en separat intro, da de er talspersoner for slutbrugerne. Når man overbeviser dem, overbeviser man resten af brugerne," fortæller Bettina Holm Tange Jensen.
Overblik og en meget bedre udnyttelse af ressourcerne
Implementeringen af Expense Management System fra Acubiz har været en game-changer i hverdagen for DBU. Tidligere fyldte ringbindene to hylder pr. regnskabsår – nu fylder de under halvdelen af det. Omvæltningen er bare én ud af mange fordele, som har forvandlet hele arbejdsprocessen.
»Man glemmer hurtigt, hvor svært det engang var. Der er masser af fordele: Vi har ikke længere kasseapparater, alle brugere har et fuldstændigt overblik over deres udgifter, og alle tal opdateres hver nat med oplysninger fra regnskabssystemet. Vi oplever også meget få afvisninger og spørgsmål,« forklarer Bettina Holm Tange Jensen og tilføjer:
»Før vi fik Acubiz, brugte vi det meste af dagen på at indtaste udgiftsrelaterede data i regnskabssystemet. I dag bruger vi cirka en time om dagen på regnskabskontrol. Det vil sandsynligvis ende med at blive en eller to dage om måneden. Og når revisorerne kommer, trykker vi bare på ’Udskriv’ i stedet for at skulle lede efter oplysningerne i ringbind.«
Læs mere om DBU på deres hjemmeside.
