Det tidskrævende arbejde med at administrere udlæg og rejseudgifter blev en voksende byrde for DBU.
Men i stedet for at hyre flere hænder til den tunge administration, spillede de bolden over til Acubiz.
DBU
DBU trådte ind på scenen i 1989 med én mission: at fremme fodboldsporten i Danmark.
Sportsindustrien
Acubiz Advanced
DBU havde et klart mål: et udgiftsstyringssystem, der var intuitivt og skræddersyet til de forskellige typer af brugere i organisationen.
"DBU er en kompleks organisation med et tilbagevendende spørgsmål: Skal vi købe et standardsystem eller udvikle vores eget? Acubiz var et perfekt match. Vi blev mødt med en stor vilje til at tilpasse opsætningen, så medarbejderne får adgang til systemet på én måde, mødedeltagerne på en anden og spillerne på en tredje," forklarer it-direktør Heidi Lüthje.
"Vi brugte den allerede eksisterende logik i huset. Dimensionerne er f.eks. 'spiller' – 'hold' – 'kamp' og så et valg af f.eks. 10 målnumre. Det gør det nemt og intuitivt at navigere i."
Bettina Holm Tange Jensen
Regnskabsassistent, DBU
For at sikre en problemfri implementering blev brugerne delt op i tre grupper: Medarbejdere – herunder instruktører, dommere og frivillige – mødedeltagere og fodboldpolitikere og -spillere.
"For hver gruppe vurderede vi, om det gav mening at oprette dem. Dommere er for eksempel ikke oprettet. Ikke endnu i hvert fald. Men hvis det er en fordel for nogle dommere i visse situationer, vil vi oprette dem som brugere", forklarer Bettina Holm Tange Jensen.
"På den anden side er der situationer, hvor brugere for første og eneste gang har en udgift på 14 DKK. I det tilfælde tager brugeren et billede af kvitteringen, og så bliver han MobilePay'ed af en anden almindelig bruger af appen. Det er så op til den person at uploade kvitteringen i Acubiz One og få pengene refunderet," forklarer Bo Grøn-Iversen, tidligere økonomichef hos DBU.
De tre kolleger er klar over, at brugerne har forskellige baggrunde og niveauer af teknologiforståelse. Nogle er meget unge og teknologivante, mens andre måske ikke har haft meget erfaring med at håndtere udgifter – og der er endda dem, der ikke ejer smartphones.
"Vores brugere er forskellige. Nogle får koldsved over at trykke på en knap, mens andre bare gør det. Men de kommer til at elske det. Når jeg præsenterer løsningen for nye medarbejdere, siger de alle "wow, det er smart," forklarer Bo Grøn-Iversen.
Som en del af introduktionen udviklede de brugermanualer til de forskellige brugergrupper. Og økonomiafdelingen var tilgængelig i 2-3 uger for at besvare spørgsmål mellem kl. 11 og 12.
"Teamledere og udvalgssekretærer fik en separat intro, da de er talspersoner for slutbrugerne. Når man overbeviser dem, overbeviser man resten af brugerne," fortæller Bettina Holm Tange Jensen.
Implementeringen af Expense Management System fra Acubiz har været en game-changer i hverdagen for DBU. Tidligere fyldte ringbindene to hylder pr. regnskabsår – nu fylder de under halvdelen af det. Omvæltningen er bare én ud af mange fordele, som har forvandlet hele arbejdsprocessen.
"Man glemmer hurtigt, hvor besværligt det var engang. Der er masser af sideeffekter: Vi har ikke kasseapparater længere, alle brugere har et komplet overblik over deres udgifter, og alle dimensioner bliver opdateret hver nat med oplysninger fra økonomisystemet. Vi oplever også meget få afvisninger og spørgsmål”, forklarer Bettina Holm Tange Jensen og tilføjer:
“Før Acubiz brugte vi det meste af dagen på at taste udgiftsrelaterede oplysninger ind i økonomisystemet. I dag bruger vi omkring en time hver dag på controlling. Det ender nok med en eller to dage om måneden. Og når revisorerne kommer, trykker vi bare på 'Udskriv' i stedet for at finde informationerne i ringbind."
Læs mere om DBU på deres hjemmeside.