Tidligere var udlægshåndtering hos KAB en tidskrævende og frustrerende proces, der toppede listen over kedelige opgaver. Den var manuel, besværlig og langsom.
Men i dag håndterer de alle udgifter digitalt gennem Acubiz appen. Ifølge medarbejderne er det både brugervenligt, nemt og hurtigt.
Den nye digitale tilgang har givet økonomiafdelingen bedre overblik og struktur. Budgetopfølgninger er blevet lettere, og den overordnede økonomistyring er blevet styrket som følge heraf.
KAB
KAB har rødder tilbage til 1920, hvor det blev grundlagt i København med en vision om at skabe gode boligforhold for samfundet.
Forvaltning af fast ejendom
Acubiz Advanced
Før Acubiz blev implementeret, var udlægshåndteringsprocessen hos KAB en manuel og langsommelig proces. Med et kasseapparat på kontoret og begrænsede åbningstider var det besværligt for medarbejdernes daglige rutiner.
De skulle stå i kø, udfylde formularer og få dem underskrevet af deres ledere, hvilket ofte blev anset som en byrde.
Arbejdsgangen var ikke populær blandt medarbejderne. Louise Østvand, Team Manager hos KAB, udtrykker frustrationen:
"Det var en meget manuel proces, hvor jeg personligt ofte forsøgte at undgå at have udgifter, fordi det simpelthen var for besværligt.."
Men med Acubiz er det vendt på hovedet. Processen er nu hurtig og brugervenlig, og det er ikke længere demotiverende og kedeligt at refundere udgifter eller kørsel.
"Når jeg køber morgenmad til mine medarbejdere, tager jeg bare et billede af kvitteringen, og 10 sekunder senere har jeg registreret alle data."
Louise Østvand
Teamchef, KAB
Fordelene ved Acubiz? Ja, de har ikke været til at overse for KAB. Fra et tidsmæssigt perspektiv har de frigjort omkring en tredjedel af den arbejdstid, der tidligere blev brugt på udgiftsstyring.
Det er blevet nemmere for økonomiafdelingen at bogføre, det er blevet nemmere at vedligeholde, det giver et bedre overblik og en tydeligere struktur – og så er det ikke mindst blevet nemmere at lave vores budgetopfølgninger og overordnede økonomistyring. Jeg kan også nævne, at vores medarbejdere er gladere nu," forklarer Sebastian Schrøder, Controller hos KAB.
Den primære målsætning var at lette hverdagen for både interne og decentrale medarbejdere samt beboervalgte bestyrelsesmedlemmer ved at tilbyde en brugervenlig løsning til håndtering af udlæg.
Og dette mål er blevet nået med succes.
Acubiz har skabt et mere effektivt og tilfredsstillende arbejdsmiljø, hvor medarbejderne kan fokusere på deres primære opgaver uden at blive hindret af administrativt besvær.
Læs mere om KAB på deres hjemmeside.
Udgiftshåndteringsprocessen toppede tidligere KAB's liste over kedelige opgaver. Den var manuel, besværlig og langsom. I dag håndteres alle udgifter digitalt gennem Acubiz One. Ifølge medarbejderne er det både brugervenligt, nemt og hurtigt.
Økonomiafdelingen har opnået bedre overblik og struktur. Desuden er det blevet lettere at lave budgetopfølgninger, og den overordnede økonomistyring er styrket.
Arbejdsgangen for udlægshåndtering var manuel, langsom og besværlig, før Acubiz blev implementeret. KAB havde et kasseapparat inde på kontoret med sparsomme åbningstider og en tilhørende kontantkortterminal. Medarbejderne skulle stå i kø med deres udlæg og en formular underskrevet af deres leder. Denne arbejdsgang var ikke populær blandt medarbejderne:
"Det var en meget manuel proces, hvor jeg personligt ofte forsøgte at undgå at have udgifter, fordi det simpelthen var for besværligt," forklarer Louise Østvand, Team Manager hos KAB.
Acubiz har gjort processen hurtig og brugervenlig, og det er ikke længere demotiverende og kedeligt at refundere udgifter eller kørsel.
Fordelene har været lette at få øje på for KAB. Fra et tidsperspektiv har de frigjort omkring en tredjedel af den arbejdstid, de brugte på udgiftsstyring.
"Det er blevet nemmere for økonomiafdelingen at bogføre, det er blevet nemmere at vedligeholde, det giver et bedre overblik, det giver en bedre struktur, og det er blevet nemmere at lave vores budgetopfølgninger og overordnede økonomistyring. Jeg kan også nævne, at vores medarbejdere er gladere nu", forklarer Sebastian Schrøder, Controller hos KAB.
Det vigtigste parameter var at gøre hverdagen lettere for de interne medarbejdere, decentrale medarbejdere og beboervalgte bestyrelsesmedlemmer med en brugervenlig udlægshåndteringsløsning. Og det er lykkedes.