Fra en uønsket opgave til hurtig og nem udførelse
Før Acubiz blev implementeret, var udlægshåndteringsprocessen hos KAB en manuel og langsommelig proces. Med et kasseapparat på kontoret og begrænsede åbningstider var det besværligt for medarbejdernes daglige rutiner.
De skulle stå i kø, udfylde formularer og få dem underskrevet af deres ledere, hvilket ofte blev anset som en byrde.
Arbejdsgangen var ikke populær blandt medarbejderne. Louise Østvand, Team Manager hos KAB, udtrykker frustrationen:
»Det var en meget manuel proces, hvor jeg personligt ofte forsøgte at undgå at afholde udgifter, fordi det ganske enkelt var for besværligt.«
Men med Acubiz er det vendt på hovedet. Processen er nu hurtig og brugervenlig, og det er ikke længere demotiverende og kedeligt at refundere udgifter eller kørsel.
"Når jeg køber morgenmad til mine medarbejdere, tager jeg bare et billede af kvitteringen, og 10 sekunder senere har jeg registreret alle data."
Teamchef, KAB
Overblik, struktur og tilfredse medarbejdere
Fordelene ved Acubiz? Ja, de har ikke været til at overse for KAB. Fra et tidsmæssigt perspektiv har de frigjort omkring en tredjedel af den arbejdstid, der tidligere blev brugt på udgiftsstyring.
»Det er blevet nemmere for økonomiafdelingen at føre regnskab, det er blevet nemmere at vedligeholde, det giver et bedre overblik og en klarere struktur – og sidst, men ikke mindst, er det blevet nemmere at følge op på vores budget og varetage den overordnede økonomistyring. Jeg kan også nævne, at vores medarbejdere er mere tilfredse nu,« forklarer Sebastian Schrøder, Controller hos KAB.
Den primære målsætning var at lette hverdagen for både interne og decentrale medarbejdere samt beboervalgte bestyrelsesmedlemmer ved at tilbyde en brugervenlig løsning til håndtering af udlæg.
Og dette mål er blevet nået med succes.
Acubiz har skabt et mere effektivt og tilfredsstillende arbejdsmiljø, hvor medarbejderne kan fokusere på deres primære opgaver uden at blive hindret af administrativt besvær.
Læs mere om KAB på deres hjemmeside.
