Was ist Kostenmanagement?
Unternehmen erwerben täglich Vermögenswerte. Die Bezahlung dieser Vermögenswerte oder Waren und Dienstleistungen wird als Aufwand bezeichnet. Aufwendungen haben sozusagen eine kurze Lebensdauer, was sie von den Kosten unterscheidet. Es gibt viele verschiedene Arten von Ausgaben. Das kann alles sein: Bürostühle, IT-Ausrüstung, Abonnements für Marketinginstrumente, die Fahrt zu einem Kunden zu einem Treffen mit dem eigenen Auto, eine Tasse Kaffee usw.
Sie können den Prozess der Ausgabenverwaltung mit Acubiz digitalisieren
Alle Unternehmen haben Ausgaben. Für die meisten Unternehmen wird es sinnvoll sein, den Prozess der Ausgabenverwaltung zu digitalisieren und zu automatisieren, um eine Optimierung, Übersicht und Präzision zu erreichen.
Dabei geht es um die Verwaltung der Personalkosten, d. h. der Ausgaben, die bei der Ausübung der täglichen Arbeit anfallen. Dazu können Auslagen oder Kosten für Reisen gehören.
Das Ausgabenmanagement umfasst alle Verfahren und Prozesse, die bei der Erfassung der Ausgaben eingeleitet werden. Der Prozess muss die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und -standards und vor allem die Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften gewährleisten.
Das Ausgabenmanagement lässt sich grob in zwei Kategorien einteilen: traditionell und automatisiert.
Traditionelle Verwaltung von Ausgaben und Erstattungen
Das traditionelle Verfahren für die Bearbeitung von Geschäftsausgaben und Erstattungen ist die "altmodische", papierbasierte und manuelle Methode. Hier füllt der Mitarbeiter eine Excel-Tabelle oder ein anderes Papierformular aus und fügt die Quittung bei - entweder physisch oder gescannt.
Die Quittung und der Anhang werden dann an die Buchhaltungsabteilung übergeben oder geschickt, die in der Regel dafür sorgen muss, dass die Informationen aus der Quittung in das Buchhaltungssystem des Unternehmens eingegeben, genehmigt und gebucht werden.
Der oben beschriebene Prozess ist selten effektiv - was passiert, wenn die physische Quittung verschwindet? Oder wenn das Bild zu unscharf ist, um vom Buchhalter gelesen werden zu können?
Glücklicherweise gibt es ein automatisiertes Ausgabenmanagement, über das Sie weiter unten mehr erfahren können.
Automatisierte Kostenverwaltung und -erstattung
Der automatisierte Prozess beinhaltet ein System, das die Erfassung von Spesenbelegen und die Erstattung von Mitarbeiterausgaben automatisieren und verwalten kann. Diese Systeme sind heute in vielen Formen erhältlich - sowohl als lizenzierte Software als auch als cloudbasierte solutions (SaaS - Software as a Service).
Rationalisierte Abwicklung von Mitarbeiterausgaben
Im Gegensatz zum herkömmlichen Verfahren wird der Mitarbeiter bei der automatischen Spesenverwaltung seinen Spesenbeleg für die Buchhaltung überwiegend selbst erstellen. Dies ist bei den meisten Anbietern möglich.
Der Buchhalter braucht keine Informationen einzugeben, da der Mitarbeiter - oft über eine App - ein Foto des Belegs macht, die erforderlichen Informationen ausfüllt und zur Genehmigung abschickt. Wenn die Ausgabe genehmigt ist, kann sie direkt an das Buchhaltungssystem gesendet werden, wenn der Lieferant damit integriert werden kann.
Dies erleichtert allen Beteiligten im Unternehmen den Umgang mit den Mitarbeiterausgaben und ist daher rationeller als die herkömmliche Handhabung.
Wie man mit einem automatisierten Prozess anfängt
Wenn Sie auf dem Markt für eine Kostenlösung sind, finden Sie hier ein paar Hinweise:
- Denken Sie immer daran, die Integrationsmöglichkeiten zu prüfen
- Stellen Sie Fragen in Bezug auf das Verständnis des Lieferanten für den Prozess, die Funktionalitäten und den Ansatz zur Datensicherheit.
In unserer Bibliothek finden Sie weitere Inspirationen zum Thema digitales Ausgabenmanagement. Hier finden Sie Ebooks und Abhandlungen zu diesem Thema.
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In Acubiz haben wir mehr als 20 Jahre Erfahrung mit der Digitalisierung von Prozessen im Zusammenhang mit der Ausgabenverwaltung. Sie können uns jederzeit kontaktieren, um sich beraten zu lassen oder zu erfahren, wie wir Ihrem Unternehmen helfen können.