Mitarbeiter verwenden Firmenkarten für unternehmensbezogene Ausgaben. Eine Firmenkarte bietet viele Vorteile, aber jedes Mal, wenn sie zur Zahlung einer Ausgabe verwendet wird, entsteht mehr Arbeit in Bezug auf die Dokumentation, Genehmigung, Prüfung, Abrechnung und Buchung der Ausgabe.
Acubiz ist mit allen Unternehmenskarten kompatibel und ermöglicht es dem Benutzer, Transaktionsdaten für die Buchhaltung bereitzustellen - digital, vollautomatisch und mit der notwendigen Dokumentation. Auf diese Weise übernimmt die Unternehmenskarte "die Buchhaltung".
In diesem Blogbeitrag nennen wir fünf Gründe für die Verwendung von Unternehmenskarten mit Acubiz:
1. Sie sparen Zeit
Wie viel Zeit verbringen Sie, wenn Ihr Unternehmen eine Ausgabe zu tätigen hat? Die Beschaffung der erforderlichen Unterlagen und anderer Informationen, die die Finanz- und Buchhaltungsabteilung für die Buchung von Ausgaben verwenden muss, ist oft manuell, zeitaufwändig und schwierig.
Dieser Vorgang kann einige Sekunden dauern, wenn Sie Ihre Unternehmenskarte in Acubiz integrieren. Sie können die Acubiz-App verwenden, um ein Foto des Belegs zu machen, dann einige Informationen eingeben und schließlich die Zahlung registrieren. Die Kartentransaktion wird automatisch direkt in Acubiz importiert und Ihre Registrierung wird automatisch angehängt. Die Ausgabe ist dann bereit für die Genehmigung. So schnell kann es gehen!
2. Sie erhalten volle Kontrolle über Ausgaben und Kosten
Die Verwendung von Firmenkarten bedeutet für das Unternehmen eine bessere Kontrolle und die Gewissheit, dass alle Ausgaben mit den richtigen Informationen verbunden sind. Alle Kartentransaktionen enthalten nicht nur die notwendigen Informationen über die Zahlung, sondern es ist auch möglich, genau zu sehen, was, wo und wann verwendet wurde. So können Sie die Transaktion in Echtzeit verfolgen.
3. Sie müssen Ihre Mitarbeiter nicht mehr bitten, ihre eigenen Karten zu benutzen
Die Mitarbeiter müssen nicht selbst zahlen, wenn sie eine Firmenkarte haben, sondern die Zahlung erfolgt direkt vom Konto des Unternehmens. Das bedeutet natürlich, dass der Mitarbeiter sich keine Gedanken darüber machen muss, wann das Geld zurückbezahlt wird, wie hoch die Zinsen bei der Bank in der Zwischenzeit sind oder zu welchem Wechselkurs seine Ausgaben erstattet werden. Ausgegebene Firmenkarten können also in Verbindung mit Acubiz einen großen Einfluss auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter haben.
Im schlimmsten Fall kann es dazu kommen, dass Mitarbeiter absichtlich versuchen, Zahlungen zu vermeiden, wenn sie keine Firmenkarte haben. Einer unserer Kunden, KAB, hat diese Erfahrung gemacht und gelernt, dass das Fehlen einer Firmenkarte der Mitarbeiterzufriedenheit schadet.
4. Sie können Bedingungen für die Verwendung der Karte festlegen
Mit einer Unternehmenskarte ist es möglich, die Nutzungsbedingungen zu ändern. So können in vielen Fällen zum Beispiel Verbrauchsgrenzen festgelegt werden. Generell führt der Einsatz von Firmenkarten zu einer besseren Übersicht und mehr Transparenz, da es sich um ein effektives Datenanalyseinstrument handelt, das hilft, Kosten zu verfolgen und zu verwalten.
Mit unserem Dienst Company Policy Manager können Sie sicherstellen, dass Mitarbeiter und Nutzer von Acubiz Ihre Richtlinien und Vorgaben im Zusammenhang mit Ausgaben einhalten. Sie können Regeln über Verbrauchsgrenzen für den einzelnen Mitarbeiter definieren oder Betragsgrenzen für bestimmte Kostenarten festlegen. Das hilft, Transparenz zu schaffen.
5. Sie können eine digitale Wertschöpfungskette schaffen
Wie schaffen Sie eine digitale Wertschöpfungskette, die die Firmenkarte Ihres Unternehmens mit Ihrem Finanzsystem verbindet? Und wie können Ihre Mitarbeiter die Abrechnung ihrer Ausgaben selbst übernehmen? Acubiz kann Ihnen bei der Erstellung der digitalen Wertschöpfungskette helfen. Wir übernehmen den Abruf der Transaktionsdaten von der Unternehmenskarte, sorgen dafür, dass der einzelne Benutzer die erforderlichen Informationen einträgt, und übergeben schließlich die abrechnungsfähigen Daten an Ihr Finanzsystem.
Acubiz ermöglicht es daher, den Weg der Ausgaben zu digitalisieren und zu automatisieren - von dem Moment, in dem sie anfallen, bis zu dem Moment, in dem sie den Buchhaltungsprozess durchlaufen haben.
Dies waren einige der Vorteile von Firmenkarten und Gründe, sie mit Acubiz zu verwenden. Leider wird in den Medien immer wieder von Betrug mit Firmenkarten berichtet. Dies sollte Unternehmen jedoch nicht davon abhalten, Firmenkarten zu verwenden. Wenn jemand Betrug begehen will, wird er es tun - auch mit Firmenkarten. Die Kombination von Firmenkarten mit Acubiz erhöht die Transparenz, und Sie erhalten Einblick in die Dokumentation der Transaktionen, so dass Sie leichter feststellen können, ob ein Verstoß gegen die Regeln und Richtlinien vorliegt.
