Was glauben Sie, womit Mitarbeiter und Manager ihre Zeit am liebsten verbringen? Mit der Kontrolle und Genehmigung von Ausgaben oder mit ihrer "eigentlichen" Arbeit? Ihre Antwort ist wahrscheinlich letzteres. Ich gehe davon aus, dass die Antwort für alle anderen die gleiche ist.
Ich werde der Erste sein, der zugibt, dass die Frage eine Karikatur ist. Aber natürlich will niemand zu viel Zeit damit verbringen, Ausgaben zu kontrollieren und zu genehmigen.
Viele Menschen verbringen unverhältnismäßig viel Zeit mit dieser besonderen Aufgabe. Oft handelt es sich dabei um Mitarbeiter in leitenden Positionen. Mitarbeiter, die möglicherweise angestellt sind, um das Unternehmen zu entwickeln und zu vergrößern - und nicht, um manuelle Kontrollarbeiten durchzuführen.
Hvis din virksomhed kan genkende ovenstående scenarie, så har vi gode nyheder. Es ist wichtig, dass die Verwaltungsbehörden die Dokumentation, die Kontrolle und die Überwachung der Mitarbeiter übernehmen, denn nur so können die Mitarbeiter der Verwaltung ihre Aufgaben in der Verwaltung erfüllen. In diesem Blogbeitrag stellt Visma Acubiz' Bud vor, wie Sie die Arbeitsbelastung durch Kontrolle und Abrechnung minimieren können.
Zeit ist Geld
Lassen Sie mich zunächst die Existenz dieses Blogbeitrags in Frage stellen, indem ich die Frage stelle:
Ist der zeitliche Aspekt der Kontrolle und Genehmigung von Ausgaben überhaupt eine Herausforderung?
Ich verstehe, wenn Sie sich diese Frage stellen. So ein großes Problem kann es doch nicht sein, oder? Es ist sicher auch nicht die größte Herausforderung für Unternehmen. Ganz im Gegenteil. Wenn wir einen Blogbeitrag zu diesem Thema schreiben, dann deshalb, weil wir auf Unternehmen treffen, die zu viel Zeit damit verbringen und Probleme haben, ihre eigenen Kontroll- und Genehmigungsrichtlinien einzuhalten.
Die Prüfung und Genehmigung von Ausgaben durch einen Mitarbeiter kostet Zeit. Das gilt sowohl für den Mitarbeiter in der Finanzabteilung, der die Ausgaben prüfen und verbuchen muss, als auch für den Vorgesetzten, der sie genehmigen muss. Wenn Ihr Unternehmen Ausgaben noch manuell mit physischen Belegen und Excel-Tabellen bearbeitet, ist der Zeitaufwand einfach noch größer. Außerdem erhöht sich dadurch das Fehlerrisiko.
Das ist ein guter Weg, um die Kontrolle und das Vertrauen der Menschen zu gewinnen. Das ist ein Zeichen für dich, wenn du es tust. Aber es ist ein Zeichen dafür, dass du für die meisten Dinge aufkommen musst. Das kann schlauer machen. Arbejdsbyrden til dét kan minimeres.
Laut den Nutzern von Acubiz gibt es fast nichts Frustrierenderes als Manager, die ihre Ausgaben nur langsam genehmigen - vor allem, wenn es sich um Auslagen handelt. Der Vorgesetzte mag langsam sein, weil er weiß, dass die Aufgabe mühsam ist. Wenn jedoch etwas eine Quelle der Frustration für die Mitarbeiter ist, muss es so schnell wie möglich beseitigt werden. Eine Lösung könnte darin bestehen, dem Vorgesetzten ein Instrument an die Hand zu geben, das die Genehmigung einfach, schnell und unkompliziert macht.
Die Lösung ist direkte Buchführung und intelligente Automatisierung
Eine Ausgabe aus einer Barauslage kann eine Sichtprüfung erfordern, um genehmigt zu werden. Im Gegensatz dazu kann die Kontrolle von Transaktionen auf Firmenkreditkarten vollständig digital erfolgen. Nehmen wir ein Beispiel anhand von Acubiz:
Ein Mitarbeiter kauft mit seiner Firmenkarte einen Kaffee für 30 DKK und registriert ihn in Acubiz. Aus den Daten des Kartenausstellers geht auch hervor, dass ein Mitarbeiter etwas für 30 DKK an einer Tankstelle gekauft hat.
Im obigen Beispiel ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Eintragung ordnungsgemäß erfolgt ist, weshalb es sinnvoll ist, die Ausgabe direkt an die Buchhaltung weiterzuleiten. Es ist also nicht sinnvoll, diese Ausgabe zu kontrollieren. Außerdem ist es möglich, die digitale Spur zu nutzen, die die Ausgaben auf ihrem Weg hinterlassen. Die digitale Spur ist eine Arbeitserleichterung sowohl für den Manager als auch für die Finanzabteilung. Der Manager muss keine Zeit mit der Genehmigung verbringen, und der Finanzbeamte muss nicht unbedingt eine Kontrolle durchführen.
Lassen Sie den Büroroboter eine helfende Hand sein
Sie denken vielleicht, dass das oben genannte Beispiel nur eine kleine Anzahl von Transaktionen in Ihrem Unternehmen darstellt. Sie könnten Recht haben. Es ist nur möglich, diese Methode für einige Einkäufe zu verwenden. Dennoch gibt es Möglichkeiten, wie Unternehmen verschiedene Automatisierungen einrichten können, die einen Teil der Ressourcenverschwendung beseitigen.
Bei Acubiz verwenden wir Robotic Process Automation, um den Genehmigungsprozess zu automatisieren. Unser Dienst Company Policy Manager ermöglicht es Unternehmen, bestimmte Dokumente automatisch zu veröffentlichen, während andere noch genehmigt werden müssen. Unser Roboter kann auch in Übereinstimmung mit Ihren eigenen Unternehmensregeln eingerichtet werden, so dass es einfacher ist, die Einhaltung dieser Regeln zu gewährleisten.
Minimierung von Betrug ist ein zusätzlicher Vorteil
Ein Mangel an Kontrolle ist in vielen Fällen leider auch gleichbedeutend mit einer Zunahme von Betrug. Wir haben bereits einen ganzen Blog-Beitrag zu diesem Thema verfasst, und vor kurzem hat Frihedsbrevet aufgedeckt, dass ein kommunaler Verwalter in ein umfangreiches Spesenchaos von mehreren 100.000 DKK verwickelt war. In diesem Fall war die Arbeitsbelastung durch die Prüfung und Genehmigung von Anlagen nicht überwältigend - sie war eindeutig nicht vorhanden.
Mit Acubiz ist es möglich, die Kontrolle und Genehmigung von Ausgaben effizient in das System zu integrieren. Aber natürlich können wir nicht verhindern, dass es zu Betrug kommt. Aber wenn dies geschieht, ermöglicht unsere Lösung einen Einblick in die Dokumentation der Transaktionen. So lässt sich leichter feststellen, ob ein Verstoß gegen die Regeln und Richtlinien vorliegt. Die Lösung kann auch so eingestellt werden, dass sie vor anormalem Verbrauch warnt - sogar bis auf Benutzerebene.
Holen Sie sich Hilfe, um die Arbeitsbelastung zu minimieren
For at svare på mit indledende spørgsmål. Ja, det tidsmæssige aspekt er en udfordring. Vi kender til virksomheder der kæmper med problemstillingen på daglig basis. Vi kender også løsningen til at minimere arbejdsbyrden.
Schauen Sie sich nach Systemen um, die den Verwaltungsaufwand für die Dokumentation, Kontrolle und Buchführung von Ausgaben erleichtern. Acubiz ist eines der vielen günstigen solutions in der Region. Seit mehr als 25 Jahren helfen wir Unternehmen bei der Digitalisierung und Rationalisierung von Unternehmensprozessen im Bereich der Ausgabenverwaltung.
