Schummeln Ihre Mitarbeiter bei den Reisekosten?

Oh ja! Die Überschrift mag ein wenig hart klingen. Aber Tatsache ist, dass Spesenbetrug für viele Unternehmen eine echte Herausforderung darstellt. Die meisten Unternehmen wissen, dass er vorkommt, aber nur wenige kennen das Ausmaß des Problems. Nehmen Sie sich eine gute Tasse Kaffee und lesen Sie weiter. Lars von Acubiz wird Ihnen einen Einblick in das Thema geben.

Wie kann man Betrug erkennen?

Menschliche Irrtümer oder Missverständnisse sind oft von vorsätzlichem Betrug zu unterscheiden. Viele verschiedene Faktoren können zu Fehlern und Missverständnissen führen. Es können unklare Regeln sein, die Verwendung alter Excel-Tabellen, deren Berechnungen nicht mehr gültig sind, oder etwas so Einfaches wie Fehler bei Zusammenfassungen. Das Verständnis für das Ausmaß des Problems und die Erkennung von Betrug kann in verschiedene Bereiche unterteilt werden:

• Falsche Ausgaben: Ein Angestellter beantragt eine Erstattung für eine private Ausgabe, gibt aber an, dass die Ausgabe geschäftlich bedingt ist.
• Zu hohe Erstattung von Ausgaben: Eine Erstattung, bei der der Zweck richtig ist, aber der Betrag zu hoch ist.
• Fiktive Ausgaben: Ein Angestellter beantragt die Erstattung für gefälschte Einkäufe. Oft mit einer Kopie eines gefälschten Belegs.
• Wiederholte Erstattungen: Wenn ein Mitarbeiter dieselbe Ausgabe mehrmals einreicht.
• Kilometergeld: Der Arbeitnehmer gibt mehr Kilometer an, als er tatsächlich gefahren ist.

Von unseren Kunden wissen wir, dass die Angabe zu vieler Kilometer im Zusammenhang mit dem Kilometergeld eine häufige Form des Betrugs ist. Wir haben festgestellt, dass die Nutzung der elektronischen Routenberechnung entweder über Google oder über den GPS-Tracker eines Smartphones Einsparungen von bis zu 15 Prozent der Gesamtkosten des Unternehmens für das Kilometergeld ermöglichen kann. Alles ist relativ, aber hier kann es um sehr viel Geld gehen.

Wie sieht es mit Bargeldabhebungen aus?

Bargeldabhebungen können eine Herausforderung darstellen, da die Mitarbeiter Bargeld abheben, anstatt Kreditkarten zu verwenden, und Bargeld ist schwieriger zu kontrollieren. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Einführung von Firmenkreditkarten die Zahl der Bargeldtransaktionen verringert, mit denen sich leichter betrügen lässt. Der Hauptgrund dafür ist, dass man nicht kontrollieren kann, wo der Kauf zwischen dem Beleg und der Kreditkartentransaktion stattfindet.

Betrüger sind kreativ

Die obigen Definitionen können helfen, die verschiedenen Bereiche zu verstehen, in denen wir häufig auf Betrug stoßen. In Wirklichkeit gibt es jedoch keine Grenzen dafür, wie Mitarbeiter betrügen und versuchen, Kontrollen zu umgehen oder Schwachstellen in Prozessen und Systemen auszunutzen. Die gute Nachricht ist, dass nur 5 % der Mitarbeiter für 82 % aller Betrugsfälle verantwortlich sind, wie verschiedene Untersuchungen zeigen. Die Aufgabe ist also einfach - wir müssen "nur" diese 5 % finden.

Die versteckten Kosten des Betrugs bei den Ausgaben

Während Betrug bei den Ausgaben schwer aufzudecken ist, sind die negativen Auswirkungen leicht zu erkennen. Betrug kann für Unternehmen jeder Größe eine kostspielige Angelegenheit sein, aber für kleinere Unternehmen haben die Kosten größere Auswirkungen. Studien zufolge haben Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern im Durchschnitt 28 % höhere Verluste als Unternehmen mit 100 oder mehr Mitarbeitern. Wie kann das sein? Der Grund ist, dass digitale Reise- und Spesenmanagementsysteme in kleinen Unternehmen weniger verbreitet sind. Weniger Unternehmen haben Zugang zu einer effektiven und automatisierten Kontrolle der Ausgaben. Einige dieser Systeme können auch Funktionen zur Überwachung des Benutzerverhaltens und zur automatischen Kontrolle von Richtlinien und Regeln umfassen. Größere Unternehmen verfügen in der Regel über einen oder mehrere Vollzeitkontrolleure, die sich mit der Kontrolle befassen. Unabhängig davon, welchen Ansatz ein Unternehmen bei der Spesenverwaltung verfolgt, gibt es keine narrensichere Lösung, um Betrug mit Spesen vollständig auszuschließen.

Kontrolle über Regeln und Richtlinien

Wenn die Regeln und Richtlinien erst einmal ausgearbeitet und niedergeschrieben sind, ist es für die Mitarbeiter einfacher zu verstehen, was genau einen Verstoß darstellt. Auch für die Kontrolleure ist es einfacher, herauszufinden, welche Mitarbeiter sich an die Regeln halten und welche nicht. Außerdem ist es einfacher, zu reagieren und Entscheidungen zu treffen, wenn es zu Verstößen kommt.

Struktur und Prozess

Es ist wichtig, die richtige Kostenstruktur zu definieren. Ich rate immer dazu, zu beschreiben, "wofür Sie Geld ausgegeben haben" und nicht, "welches Konto registriert werden sollte". Die meisten Mitarbeiter sind nicht in der Finanzabteilung beschäftigt und verstehen Konzepte wie "Fracht mit Mehrwertsteuer" und "Fracht ohne Mehrwertsteuer" nicht. Es geht darum, eine klar definierte Struktur und einen Prozess zu entwerfen, der den Nutzern vor Ort entgegenkommt. Wussten Sie, dass "verschiedene" Ausgaben in einigen Unternehmen die fünftgrößte Ausgabenkategorie darstellen - oft bis zu 8 % der gesamten Reise- und Ausgabenvorgänge. Das ist mehr als Handys, Taxidienste und andere klar definierte Kategorien. Erwägen Sie, "verschiedene Ausgaben" zu spezifizieren, damit die Transaktionen leicht zu unterscheiden sind. Dadurch wird die Gefahr des Betrugs verringert.

Verstärkung des Prozesses und Einbeziehung von Betrugskontrollen

Ich bin der festen Überzeugung, dass die Einführung eines automatisierten Spesenabrechnungssystems und einer Firmenkreditkarte der einfachste Weg ist, um Betrug bei Spesenabrechnungen und Reisekosten zu vermeiden. Unternehmensrichtlinien, Kontrollen, Kreditkartenverwaltung, Reiseaufträge und der tägliche Spesenfluss lassen sich mit der richtigen Lösung leicht bewältigen. Die richtige Lösung stellt auch sicher, dass die Regeln und Anforderungen des Unternehmens eingehalten werden. Advanced Berichterstattung, dokumentierte elektronische Genehmigungsprozesse und Robotertechnologie machen es schwieriger, dass betrügerische Ausgaben unentdeckt bleiben.

Möchten Sie mehr wissen?

In diesem Artikel habe ich einige Einblicke gegeben, wie Sie die Ausgaben Ihres Unternehmens richtig kontrollieren können. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie mit einer vollständigen Digitalisierung des Ausgabenprozesses beginnen können.