Warum der Prozess der Ausgabenverwaltung der perfekte Startpunkt ist!
Robotertechnologie in verschiedenen Formen ist derzeit ein sehr aktuelles Thema. Mit anderen Worten, es geht um alles, was mit Bürorobotern, KI, Robotic Process Automation, Software-Robotern usw. zu tun hat. Das Thema steht auch auf der Agenda von Finanzleitern, wenn es um die Anwendung der Technologie in ihrem Bereich geht. Wie andere Bereiche auch, kann die Finanzfunktion in den kommenden Jahren mit einer raschen digitalen Transformation rechnen.
Eine McKinsey-Studie weist darauf hin, dass fast 60 % der Aufgaben und Prozesse in einer Finanzabteilung entweder vollständig oder nahezu vollständig automatisiert werden können. Dies kann Ihrem Unternehmen große Vorteile bringen, und wenn Sie die Leitung einer Finanzabteilung innehaben, dann können Sie es sich nicht leisten, mit dem Einstieg zu warten.
Software - und Büroroboter - was machen sie und wo soll man anfangen?
Begriffe wie "digitale Transformation" und "Robotik" können etwas überwältigend wirken und es kann schwierig sein, sich in den Möglichkeiten zurechtzufinden und herauszufinden, wo man anfangen und aufhören soll. Deshalb werde ich Ihnen eine kleine Anleitung für einen Bereich geben, in dem Sie mit Vorteil beginnen können.
Finance Abteilungen waren schon immer sehr auf Effizienz bedacht, und wir haben eine längere Phase erlebt, in der Unternehmen Aufgaben an externe Partner verlagert haben. Wir haben jedoch einen Punkt erreicht, an dem es für viele Unternehmen schwierig sein kann, weitere Optimierungen durch Outsourcing oder Gehaltsarbitrage zu erreichen. Künftig wird die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) eine Rolle bei der Arbeit spielen, um weitere Gewinne durch Prozessoptimierung zu erzielen.
Sie sollten RPA als eine digitale oder virtuelle Arbeitskraft betrachten. Eine Arbeitskraft, die Ihnen helfen kann, einen extrem hohen Automatisierungsgrad zu erreichen, wenn es um sich wiederholende oder transaktionsbasierte Tätigkeiten geht. Und diese Art von Arbeitskräften arbeitet hart, schnell und macht keine Fehler. Anders ausgedrückt: RPA umfasst eine Kategorie von Automatisierungssoftware, die für die Ausführung bestimmter Aufgaben eingerichtet werden kann.
Wichtig ist auch, dass die Technologie so weit ausgereift ist, dass die Mitarbeiter der Finanzabteilung leicht im Umgang mit den Werkzeugen geschult werden können. Das bedeutet, dass es nicht mehr darum geht, einen komplizierten IT-Job auszuführen, wenn eine bestimmte Aufgabe automatisiert werden muss.
Der beste Weg, um mit robotergestützter Arbeit zu beginnen, ist die Suche nach Prozessen, bei denen regelbasierte Aktivitäten zum Tragen kommen. Das könnte zum Beispiel mit der Buchhaltung oder der Kontrolle zusammenhängen.
Ein Prozess mit hohen Kosten
Der Prozess des Spesenmanagements, oder anders ausgedrückt, der Prozess rund um den Umgang mit Mitarbeiterspesen, Reisekosten, Auslagen, Kilometern und so weiter ist der perfekte Ort, um damit zu beginnen. Was die Rolle der Finanzabteilung in diesem Prozess anbelangt, so handelt es sich um eine recht umfassende Aufgabe der Kostenkontrolle. Sie können mit großem Vorteil einen Roboter einsetzen, der den größten Teil dieser Aufgabe übernimmt. Ein Manöver, das Ihren Ausgabenprozess aufladen und Ihnen einen Vorgeschmack auf das Potenzial von RPA geben wird.
Wenn Sie möchten, dass ein Roboter diesen Vorgang übernimmt, ist es jedoch eine Voraussetzung, dass Sie Ihre Regeln und Richtlinien für die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter festgelegt haben. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie sich nach einer soliden Software für das Ausgabenmanagement umsehen, die über RPA-Funktionen verfügt, um die Kontrollaufgaben zu automatisieren. Wenn Sie bereits über ein System verfügen, müssen Sie prüfen, ob dieses für die Automatisierung geeignet ist. Beachten Sie, dass nicht alle Anbieter auf dem Markt dies anbieten support .
Da dieser Prozess in hohem Maße regelbasiert ist, eignet er sich sehr gut für den Einstieg in die RPA. Viel Spaß damit!
Viel Spaß!
