Die meisten Unternehmen zahlen ihren Mitarbeitern für geschäftlich bedingte Kilometer, die sie mit ihrem eigenen Fahrzeug zurücklegen, ein steuerfreies Kilometergeld nach den von den Steuerbehörden festgelegten Sätzen. Das Kilometergeld trägt dazu bei, einen Teil der Kosten Ihres Mitarbeiters im Zusammenhang mit dem Fahrzeug zu decken - wie Benzin, Wartung, Abschreibung, Versicherung, Kfz-Steuer usw.
Wenn die dänische Zoll- und Steuerverwaltung (SKAT) an Ihre Tür klopft und einen Nachweis über die von Ihren Mitarbeitern zurückgelegten Kilometer verlangt, ist es Sache des Unternehmens, diesen zu erbringen. Es gibt einige Bedingungen und Voraussetzungen, die erfüllt werden müssen, bevor der Arbeitnehmer Anspruch auf Kilometergeld hat. Wenn nicht alle Bedingungen erfüllt sind, muss der Arbeitnehmer den Betrag versteuern.
Das wissen Sie wahrscheinlich, wenn Sie für die Finanz- oder Personalabteilung zuständig sind oder dort arbeiten. Wenn Sie erwägen, das herkömmliche Fahrtenbuch durch ein digitales zu ersetzen, müssen Sie prüfen, welcher Anbieter die Anforderungen erfüllen kann.
Was sind die Anforderungen von SKAT (dänische Verordnung)?
Gehen wir die SKAT-Anforderungen der Reihe nach durch. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, die Kontrolle über die folgenden Punkte zu behalten:
Der Zweck der Kilometerleistung - die spezifische Aufgabe, für die die Kilometerleistung gemeldet wird.
Das Ziel mit allen Unterzielen - die Start- und Endadresse des Kilometers sowie alle Stopps auf der Route.
Das Datum - das Datum muss eingetragen werden.
Anzahl der gefahrenen Kilometer - die genaue Anzahl der Kilometer muss angegeben werden, da sie für die Berechnung ausschlaggebend ist.
Berechnung nach Sätzen - der Satz des Kilometergeldes variiert bei 20.000 km pro Jahr. Im Jahr 2020 wird eine steuerfreie Zahlung von 3,52 DKK pro km gezahlt. Überschreitet der Arbeitnehmer jedoch 20.000 km pro Jahr, beträgt der Satz für den übersteigenden Teil 1,96 DKK pro km.
Die Kilometer müssen mit dem eigenen Fahrzeug des Arbeitnehmers zurückgelegt werden - die Kilometer müssen mit dem eigenen Fahrzeug zurückgelegt werden, um Anspruch auf Kilometergeld zu haben. Das Fahrzeug eines Partners fällt in die gleiche Kategorie, wenn Sie sich die Finanzen teilen.
Es gibt noch ein paar andere Dinge, die Sie und Ihre Mitarbeiter beachten müssen. Das ist zum Beispiel die 60-Tage-Regel und die Tatsache, dass ein Arbeitnehmer nicht gleichzeitig Anspruch auf eine Kilometererstattung und einen Steuerabzug für die Beförderung hat. Mehr darüber können Sie hier lesen.
Ein digitales Fahrtenbuch ist eine echte Zeitersparnis
Viele Unternehmen verwenden für die Aufzeichnung der Kilometerstände ein herkömmliches Fahrtenbuch und Excel-Tabellen. Dieser manuelle Arbeitsablauf funktioniert. Aber er ist nicht annähernd effizient. Weder für Ihre Mitarbeiter noch für Ihre Finanzabteilung. Außerdem hat das traditionelle Fahrtenbuch einige Tücken. Tippfehler, vergessene Routen und Hektik führen oft zu kleinen und großen Fehlern, die letztendlich sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen teuer werden können.
Die digitale Transformation ist in vollem Gange und so macht es Sinn, zu prüfen, ob das Kilometerbuch digitalisiert werden kann. Und ja, es kann leicht digitalisiert werden. Es gibt viele gute Anbieter, die sich darauf spezialisiert haben. Wir haben die Funktion "Kilometerstand" in unserer eigenen mobilen App, Acubiz One. Neben anderen Vorteilen hat sie für Dansk Brandteknik einen großen Unterschied gemacht. Sie haben 50 % der Zeit gespart, die sie vorher für die Registrierung von Kilometern gebraucht haben.
"Erfüllt Acubiz die Anforderungen von SKAT?"
Wir werden oft gefragt, ob Acubizdie Anforderungen und Richtlinien von SKAT für Kilometeraufzeichnungen erfüllt. Wir haben kein Zertifikat, um dies zu beweisen, da SKAT kein solches ausstellt, aber wir erfüllen die Anforderungen. Schauen wir uns einmal an, wie:
Es gibt nur wenige Dinge, die manuell in die mobile App Acubiz One eingegeben werden müssen. Dazu gehören der Zweck, das Datum sowie die Start- und Endadresse. Wenn Sie diese Daten eingegeben haben, erledigt sich die Erfassung des Kilometerstandes fast von selbst. Sie müssen die Route auswählen, und auf dieser Grundlage wird die Entfernung automatisch berechnet. Das Gleiche gilt für die Berechnung des Kilometergeldes. Das bedeutet, dass Acubiz die Berechnung anpasst, je nachdem, ob der Mitarbeiter mehr oder weniger als 20.000 km pro Jahr gefahren ist. Unsere Lösung merkt sich das Kennzeichen und dokumentiert damit, dass die Kilometer mit dem eigenen Fahrzeug des Mitarbeiters zurückgelegt wurden. Das Nummernschild kann geändert werden.
Zusätzlich zu den gesetzlichen Anforderungen kann der Kilometerstand zum Beispiel den verschiedenen Projekten des Unternehmens zugeordnet werden (abhängig von der Konfiguration der Lösung). Dies wird von der Finanzabteilung sehr geschätzt, da es ihr einen besseren Überblick und eine problemlose Kostenzuordnung ermöglicht. Wenn Ihr Unternehmen im Ausland tätig ist oder Mitarbeiter im Ausland beschäftigt, müssen Sie bedenken, dass in anderen Ländern andere Regeln und Vorschriften für die Erstattung von Fahrtkosten gelten. In diesem Fall tun Sie sich selbst einen Gefallen und suchen Sie nach einer Lösung, die mehrere Länderregeln unterstützt. Acubiz unterstützt länderspezifische Regeln für die Kilometervergütung in 21 Ländern, und für 12 dieser Länder aktualisieren wir die Regeln und Sätze zu 100 % automatisch.
Wenn Sie selbstständig sind oder einfach nur einen Überblick über Ihre Kilometerstände haben möchten, bieten wir Ihnen auch unser Einzelplatz-Tool Acubiz Professional an. Es handelt sich um eine kostenlose Lösung, mit der sich Nutzer registrieren und Berichte über Ausgaben und Kilometerstand erstellen können, die dann mit einem vorübergehenden Arbeitgeber, einem Manager, einem Buchhalter, einem Buchhalter oder einer anderen Person geteilt werden können, die der Nutzer für relevant hält.
Überlegen Sie, ob das Fahrtenbuch Teil eines Kostenmanagementsystems sein sollte.
Wir arbeiten im Bereich Expense Management, einem Sammelbegriff für eine Reihe von Teilprozessen im Zusammenhang mit der Verarbeitung, Verwaltung und Kontrolle von geschäftsbezogenen Ausgaben, die von den Mitarbeitern eines Unternehmens erfasst werden. Die Erfassung von Kilometern ist ein Teil dieses Gesamtprozesses.
Wenn Ihr Unternehmen über die Investition in ein digitales Fahrtenbuch nachdenkt, bin ich sicher, dass Sie begeistert sein werden. Sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Ihre Finanzabteilung. Ihre Mitarbeiter können ihren Kilometerstand schneller und einfacher erfassen. Ihre Finanzabteilung kann die gültigen und notwendigen Daten exportieren, um die Kilometererstattung zu dokumentieren, sowohl gegenüber den Steuerbehörden als auch in ein Gehaltssystem.
Wenn Ihre Mitarbeiter viel reisen, haben sie wahrscheinlich auch viele andere Ausgaben.
Ich fordere Sie daher auf, einen Schritt weiter zu denken. Die Erfassung von Kilometern ist nur ein Teil des gesamten Prozesses der Ausgabenverwaltung, und es ist sinnvoll, alle Komponenten in einer Lösung zu konsolidieren. Die damit verbundenen Synergieeffekte sind beträchtlich und schaffen einen Mehrwert für das gesamte Unternehmen. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie nach einem digitalen Fahrtenbuch suchen.
