Mit diesem Blogbeitrag mache ich dort weiter, wo ich beim letzten Mal aufgehört habe. Damals ging ich auf die Bedeutung der Vorarbeit, der Anbieterrecherche und der Auswahl der Lösung ein. Ich habe auch den Begriff "Fifty-Fifty-Falle" eingeführt, der sich auf die Tatsache bezieht, dass 50 % der Unternehmen, die sich für eine digitale Ausgabenmanagementlösung entscheiden, nicht den vollen Nutzen daraus ziehen. Auch wenn Sie sich anfangs für einen soliden Anbieter entschieden haben, der einen guten Einblick in die Prozesse hat und die richtige Lösung im Regal stehen hat, besteht die Gefahr, dass Sie in die "Fifty-Fifty-Falle" tappen. Das kann passieren, wenn der Implementierungsprozess aus dem Ruder läuft.
Lesen Sie weiter und erhalten Sie einige wertvolle Tipps, wie Sie einen optimalen Umsetzungsprozess sicherstellen können.
Prozesseinsicht und -abbildung
Entscheidend für den Implementierungsprozess ist, dass er auf einer detaillierten und sorgfältig abgestimmten Prozessbeschreibung basiert. Gemeinsam mit Ihrem Lieferanten oder Implementierungspartner sollten Sie Ihren Prozess aufdecken. Eventuell müssen Sie diesen auch im Hinblick auf mögliche Optimierungen und Prozessinnovationen anpassen. Denken Sie daran, dass ein hervorragender Lieferant Ihnen bei diesem Teil helfen wird, noch bevor die Implementierungsphase eingeleitet wird. Ein Tipp für die Durchführung der Prozessabbildung ist, dass Sie auch ein Audit Ihrer Unternehmensregeln und -richtlinien für Mitarbeiterausgaben durchführen.
Der typische Ablauf der Ausgabenverwaltung ist recht einfach:
Mitarbeiter > Genehmigender > Finanzen
Es ist jedoch wichtig, mehr ins Detail zu gehen. Die verschiedenen Arten von Benutzern müssen definiert und beschrieben werden. Der Genehmigungsfluss muss visualisiert werden. Handelt es sich um einen einfachen Prozess mit Genehmigung durch einen direkten Vorgesetzten? Oder handelt es sich zum Beispiel um einen Prozess mit Projekt- oder Abteilungsgenehmigung? Außerdem müssen die Autoritäts- und Genehmigungsebenen für jede Rolle abgebildet werden. Schließlich müssen alle Teilkomponenten und Abhängigkeiten erfasst werden. Zum Beispiel in Bezug auf notwendige ERP- und Gehaltssystem-Integrationen, Kreditkartenanbieter, Einrichtung von Buchungsstrings sowie einen Buchungsplan und Kostenkategorien/-arten.
Sortieren Sie Ihre Daten
Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Daten für den Lieferanten oder den Implementierungspartner bereitzustellen. Denken Sie daran, dass Sie in diesem Zusammenhang darauf achten müssen, wie hoch die Datensicherheit bei Ihrem Partner ist und welche Maßnahmen er getroffen hat. Bei der Aufbereitung Ihrer Daten kommt es auf Präzision an. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit für diese Aufgabe. Sie müssen die Kontrolle über Folgendes haben:
Benutzerdaten: Stammdaten und Kategorisierung Ihrer Nutzer sowie Daten für Kommunikationszwecke.
Maßangaben: Daten für die Einrichtung korrekter Buchungsstränge. Benötigen Sie Dimensionen für Abteilungen, Kostenstellen, Projekte usw.? Gibt es Abhängigkeiten zwischen den Dimensionen und welche sollen für die jeweiligen Benutzer sichtbar sein? Überlegen Sie, welche Entscheidungen die Benutzer bei der Bedienung der Lösung treffen können sollen.
Kontenplan und Kostenart: In Ihrer neuen Kostenmanagementlösung muss ein Buchungsplan eingerichtet werden, in den die Benutzer ihre Transaktionen eintragen. Achten Sie darauf, dass Sie diesen mit Blick auf Ihre Benutzer definieren, er muss logisch und leicht zu interpretieren sein. Im Zusammenhang mit dieser Arbeit müssen Sie auch die Mehrwertsteuerkennzeichen und die Unternehmensrichtlinien für die jeweiligen Kostenarten berücksichtigen.
Grundsätze der Buchhaltung: Es ist wichtig, die Rechnungslegungsgrundsätze in der Kostenmanagementlösung anzugleichen, um sicherzustellen, dass der Austausch und die Buchhaltungsdaten korrekt mit unserem ERP-System funktionieren.
Daten der Gehaltsabrechnung: Wenn Sie ein Gehaltssystem integrieren müssen, damit Saldo und Erstattung hier registriert werden, müssen Sie auch festlegen, welches System und welche Gehaltsposten Sie einrichten müssen.
Wichtig ist auch, dass Sie sich überlegen, wie die oben genannten Daten in Zukunft gepflegt werden sollen. Die "Best of Breed"-Lösungen auf dem Markt bieten die Möglichkeit, die automatische Pflege von Benutzer- und Dimensionsdaten durch Integrationen einzurichten. Ob es sinnvoller ist, diese Daten manuell in der Lösung zu pflegen, hängt oft von der Komplexität Ihrer Einrichtung und Ihrer Organisation ab.
Proof of Concept und Produktivsetzung
Wenn die Lösung mit Benutzertypen, Dimensionen, Abrechnungsplänen und Integrationen konfiguriert ist, empfehle ich immer, einen Proof of Concept durchzuführen. Mit anderen Worten, ein Testzeitraum, der auf der Verarbeitung echter Transaktionen/Daten in den Lösungen basiert. Während dieses Zeitraums ist es möglich, die Einrichtung zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.
In diesem Zeitraum müssen Sie auch den Live-Start vorbereiten. Eines der wichtigsten Dinge, an denen Sie hier arbeiten müssen, ist das Onboarding und die Schulung der Benutzer. Wenn Sie sich für die richtige Lösung entscheiden, wird diese auch mit einem hohen Maß an Benutzerfreundlichkeit und einer intuitiven Benutzeroberfläche geliefert. Daher sollten Sie in der Lage sein, diesen Teil des Prozesses mit relativer Leichtigkeit zu bewältigen, wenn wir von regelmäßigen Nutzern sprechen. Ich will damit nicht sagen, dass Sie nichts tun sollten, aber stellen Sie sicher, dass Sie sich auf eine schnelle Akzeptanz der Lösung konzentrieren. Damit meine ich, dass Sie die Nutzer dazu bringen, die mobile App herunterzuladen, sie mit dem Schulungsmaterial vertraut machen und sie dazu bringen, die App zu nutzen, sobald Sie sie in Betrieb nehmen.
Für die Nutzer in den Bereichen Finanzen und Verwaltung ist es wichtig, sie frühzeitig in das Projekt einzubinden. Sie müssen als Ihre internen Botschafter für das Tool fungieren. Ich empfehle einen Pro-/Super-User-Ansatz, bei dem Sie Ihren Lieferanten in die Schulung der Finanz- und Verwaltungsanwender einbeziehen müssen, damit diese das Wissen an die regelmäßigen Anwender weitergeben können. In diesem Zusammenhang ist es natürlich wichtig, dass alle Kommunikationsmaterialien bereitstehen und die Schulungen vor der Inbetriebnahme der Lösung geplant werden.
