Hvad er en faktura?
En faktura er en regning eller en kvittering, som primært bruges af B2B-virksomheder med et CVR-nummer.
Fakturaen specificerer og opkræver betaling for de varer eller serviceydelser, der aftales mellem leverandør/sælger og kunde/køber. Den bruges til at opkræve penge fra køber samt til dokumentation i både sælger og købers regnskab.
Hvis du f.eks. har hyret en maler til at male dit hus, vil du modtage en faktura, når maleren er færdig med arbejdet.
Du kan håndtere elektroniske fakturaer automatisk med Acubiz
Effektiv Fakturahåndtering kan bl.a. hjælpe med at få et bedre overblik og en mere effektiv og fleksibel godkendelsesproces for omkostningsfakturaer.
Hvad er en delfaktura?
Udformning – og andre fakta om fakturaer
Der er en række lovkrav til fakturaens udformning, som du skal overholde. En faktura skal som minimum indeholde følgende:
- Fakturanummer
- Udstedelsesdato
- Købers navn og adresse (og CVR-nummer, hvis det er en virksomhed)
- Sælgers navn, adresse og CVR-nummer
- Specifikation af varen eller ydelsens art, herunder pris og mængde
- Moms- og samlet beløb (momsbeløb skal være på fakturaen for at være berettiget til at fratrække moms).
- Eventuelle andre skatter eller afgifter
- Eventuelt totalsummen for fakturaen
De forskellige typer af fakturaer
En faktura kan sendes og modtages både analogt og digitalt. Der findes forskellige typer fakturaer og måder at sende dem på, herunder fakturaer, e-fakturaer, online-fakturaer, EAN-fakturaer, proformafakturaer osv.
Nedenfor kan du læse mere om hver type:
- E-faktura - en elektronisk version af en faktura, der kan sendes og modtages digitalt.
- Online faktura - en faktura, der kan tilgås og betales online.
- EAN-faktura - en faktura, der er knyttet til et EAN-nummer, som er et varetidentifikationsnummer.
- Proformafaktura - en faktura, der udstedes forud for levering af en vare.
Ifølge den danske bogføringslov skal fakturaer, der er en del af virksomhedens regnskabsmateriale, opbevares i fem år efter udgangen af det regnskabsår, som fakturaerne vedrører.
Det gælder både papirbaserede og elektroniske fakturaer.
Forfaldne fakturaer og rykkerrenter på fakturaer
En forfalden faktura er en faktura, der ikke bliver betalt til tiden.
Her sendes en rykker (med eller uden rykkergebyr) for at minde kunderne om, at de endnu ikke har betalt fakturaen inden for den angivne betalingsfrist.
Renter ved forsinket betaling
Renter på en faktura kan opkræves, hvis en kunde ikke betaler en faktura til tiden for at dække omkostningerne ved at sende en rykker og håndtere den manglende betaling.
I Danmark er der regler for private virksomheder i forbindelse med rykkergebyrer. Ifølge renteloven må virksomheder ikke opkræve renter ved for sen betaling, før de har sendt en rykker (rykkerskrivelse) som påmindelse.
Efter den sidste rettidige betalingsdag må du sende den første rykkerskrivelse. Her skal kunden have en frist på 10 dage til at betale fakturaen. Renter på fakturaen skal være angivet, hvis de er relevante for en transaktion, og de skal naturligvis være i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Vær opmærksom på, at der er en forældelsesfrist for fakturaer.
Den nyeste forældelseslov trådte i kraft i 2008. Her blev forældelsesfristen på fakturakrav sat ned fra fem til tre år.
Den korte forældelsesfrist gælder for ubetalte regninger og andre tilgodehavender, der ikke er sikret ved underskrift eller en dom.
Samtidig blev der indført strengere krav omkring afbrydelse af forældelsen, hvor det ikke længere er tilstrækkeligt at gøre kunden opmærksom på kravet. Ønsker du som kreditor at afbryde forældelsen og sikre dit krav, skal der foreligge en erkendelse fra kunden eller være indledt retslige skridt.
Som udgangspunkt regnes forældelsesfristen for faktura fra forfaldsdagen på den fremsendte faktura. Hvis kreditor fremsender en faktura med angivelse af forfaldsdato, vil forældelsesfristen starte fra dette tidspunkt.
Hvad sker der, hvis en forældelsesfrist for faktura overskrides?
Hvis din virksomhed overskrider forældelsesfristen for fakturakrav, mister virksomheden retten til at kræve betaling af kunden – også selvom, at virksomheden har et rimeligt krav, og kunden har modtaget en korrekt ydelse.
Fakturaen er udløbet og har ingen værdi efter tre år.
Derfor er det vigtigt, at du som kreditor sender fakturaen samtidig med, at arbejdet er afsluttet, så du opnår hurtigere betaling og bedre likviditet. Det giver også mulighed for hurtigere at opdage, hvis en kunde er utilfreds eller ikke vil betale.
Et godt råd er derfor at fakturere løbende og hurtigt for at fremme likviditeten i virksomheden.
Vil du vide mere?
Hvad sker der med fakturaen, når køberen modtager den? Den skal behandles og håndteres i et faktura workflow, som ender ud i en betaling af fakturaen.
Det kaldes også fakturahåndtering, og vores løsning til dette resulterer i et automatiseret og digitalt workflow for din kreditor- og leverandørfakturaproces.
Kontakt os, hvis du vil vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed, eller book en gratis online demo for at få mere at vide.