Hvad er en faktura?

En faktura er en regning eller kvittering, som primært bruges af B2B-virksomheder med et CVR-nummer.

Fakturaen specificerer og kræver betaling for de varer eller tjenesteydelser, der er aftalt mellem leverandøren/sælgeren og kunden/køberen. Den bruges til at inddrive penge fra køberen samt til dokumentation i både sælgerens og køberens regnskaber.

For eksempel, hvis du har hyret en maler til at male dit hus, vil du modtage en faktura, når maleren er færdig med arbejdet.

Hvad er en delvis faktura?

Indholdsog øvrige fakta om fakturaer

Der er flere juridiske krav til udformningen af en faktura, som du skal overholde. En faktura skal som minimum indeholde:

• Fakturanummer
• Udstedelsesdato
• Købers navn og adresse (og CVR-nummer, hvis det er en virksomhed)
• Sælgers navn, adresse og CVR-nummer
• Specifikation af varen eller serviceydelsen, herunder pris og mængde
• moms og det samlede beløb (momsbeløb skal være på fakturaen for at være berettiget til momsrefusion)
• Eventuelle andre skatter eller gebyrer
• Et eventuelt samlet beløb for fakturaen

De forskellige fakturtyper

En faktura kan sendes og modtages både analogt og digitalt. Der er forskellige typer fakturaer og måder at sende dem på, herunder fakturaer, e-fakturaer, onlinefakturaer, EAN-fakturaer, proformafakturaer osv.

Nedenfor kan du læse mere om hver type:

• E-faktura – en elektronisk version af en faktura, der kan sendes og modtages digitalt.
• Onlinefaktura – en faktura, der kan tilgås og betales online.
• EAN-faktura – en faktura, der er knyttet til et EAN-nummer, som er et produktidentifikationsnummer.
• Proformafaktura – en faktura, der udstedes forud for levering af en vare.

Ifølge dansk bogføringslov skal fakturaer, der er en del af virksomhedens regnskabsmateriale, opbevares i fem år efter udgangen af det regnskabsår, som fakturaerne vedrører.

Dette gælder både papirbundne og elektroniske fakturaer.

Forfaldne fakturaer og påmindelserente på fakturaer

En forfalden faktura er en faktura, der ikke betales til tiden.

Her sendes en påmindelse (med eller uden et påmindelsesgebyr) for at minde kunderne om, at de stadig skal betale fakturaen inden for den angivne betalingsfrist.

Rente på forsinket betaling

Der kan opkræves rente på en faktura, hvis en kunde ikke betaler en faktura til tiden, for at dække omkostningerne ved at sende en påmindelse og håndtering af den manglende betaling.

I Danmark er der regler for private virksomheder vedrørende påmindelsesgebyrer. Ifølge renteloven må virksomheder kun opkræve rente på forsinket betaling, når de har sendt en påmindelse.

Efter sidste forfaldsdato må du sende det første påmindelsesbrev. Her skal kunden have en frist på 10 dage til at betale fakturaen. Rente på fakturaen skal angives, hvis de er relevante for en transaktion, og de skal overholde gældende lovgivning.

Vær opmærksom på, at der er en forældelsesfrist for fakturaer.

Den seneste forældelsesfristlov trådte i kraft i 2008. Her blev forældelsefristen for fordringer på ubetalte fakturaer reduceret fra fem til tre år.

Den korte forældelsesfrist gælder for ubetalte regninger og andre fordringer, der ikke er sikret ved underskrift eller domstolsafgørelse.

Samtidig blev der indført strengere krav til afbrydelse af forældelsesfristperioden, hvor det ikke længere er tilstrækkeligt blot at informere kunden om kravet. Hvis du som kreditor ønsker at afbryde forældelsesfristperioden og sikre dit krav, skal der være en bekræftelse fra kunden, eller der skal være indledt retssag.

Som udgangspunkt regnes forældelsesfristperioden for en faktura fra forfaldsdatoen på fakturaen. Hvis kreditoren sender en faktura med angivelse af forfaldsdatoen, starter forældelsesfristperioden herfra.

Hvad sker der, hvis en fakturaforældelsesfrist overskrides?

Antag, at dit selskab overskyder forældelsesfristperioden for et fakturafordring. I så fald mister selskabet retten til at kræve betaling fra kunden – selv hvis selskabet har et berettiget krav, og kunden har modtaget den korrekte service.

Fakturaen er udløbet og har ingen værdi efter tre år.

Derfor er det afgørende, at du som kreditor fakturerer på samme tid som arbejdet er afsluttet, så du opnår hurtigere betaling og bedre likviditet. Det giver også mulighed for hurtigere opdagelse, hvis en kunde er utilfreds eller ikke er villig til at betale.

Et godt tip er at fakturere løbende og hurtigt for at fremme likviditeten i virksomheden.