Hvad er en faktura?

En faktura er en regning eller kvittering, som primært bruges af B2B-virksomheder med et CVR-nummer.

Fakturaen specificerer og kræver betaling for de varer eller tjenester, som er aftalt mellem leverandør/sælger og kunde/køber. Den bruges til at opkræve penge fra køber samt til dokumentation i både sælgers og købers regnskaber.

For eksempel, hvis du har ansat en maler til at male dit hus, modtager du en faktura, når maleren har afsluttet arbejdet.

Hvad er en delvis faktura?

Indholdskrav og øvrige forhold vedrørende fakturaer

Der er flere juridiske krav til udformningen af en faktura, som du skal overholde. En faktura skal som minimum indeholde:

• Fakturanummer
• Udstedelsesdato
• Købers navn og adresse (og CVR-nummer, hvis det er et firma)
• Sælgers navn, adresse og CVR-nummer
• Specifikation af varen eller servicen, inklusive pris og mængde
• moms og det samlede beløb (Momsbeløb skal være på fakturaen for at være berettiget til momsfradrag)
• Eventuelle andre skatter eller gebyrer
• Et eventuelt samlet beløb for fakturaen

De forskellige typer fakturaer

En faktura kan sendes og modtages både analogt og digitalt. Der er forskellige typer fakturaer og måder at sende dem på, herunder fakturaer, e-fakturaer, onlinefakturaer, EAN-fakturaer, proformafakturaer osv.

Nedenfor kan du lære mere om hver type:

• E-faktura – en elektronisk version af en faktura, der kan sendes og modtages digitalt.
• Onlinefaktura – en faktura, der kan tilgås og betales online.
• EAN-faktura – en faktura, der er knyttet til et EAN-nummer, som er et produktidentifikationsnummer.
• Proformafaktura – en faktura, der udstedes forud for levering af en vare.

Ifølge dansk bogføringsloven skal fakturaer, der er en del af firmaets bogføringsmateriale, gemmes i fem år efter udgangen af det regnskabsår, som fakturaerne vedrører.

Dette gælder både papirbundne og elektroniske fakturaer.

Forfaldefakturaer og renterestance på fakturaer

En forfaldsfaktura er en faktura, der ikke betales til tiden.

Her sendes en påmindelse (med eller uden et påmindelses- eller rykkergebyr) for at minde kunderne om, at de stadig skal betale fakturaen inden for den angivne betalingsfrist.

Rente på forsinket betaling

Der kan opkræves rente på en faktura, hvis en kunde ikke betaler en faktura til tiden, for at dække omkostningerne ved at sende en påmindelse og håndtering af den manglende betaling.

I Danmark er der regler for private virksomheder vedrørende rykkergebyrer. Ifølge renteloven må virksomheder kun opkræve rente på forsinket betaling, når de har sendt en påmindelse.

Efter sidste forfaldsdato kan du sende det første rykkerskriv. Her skal kunden have en frist på 10 dage til at betale fakturaen. Rente på fakturaen skal angives, hvis de er relevante for en transaktion, og de skal overholde gældende lovgivning.

Vær opmærksom på, at der er en forældelsesfrist for fakturaer.

Den seneste forældelsesfristlov trådte i kraft i 2008. Her blev forældelsefristen for fakturafordringer reduceret fra fem til tre år.

Den korte forældelsesfrist gælder ubetalt gæld og andre tilgodehavender, der ikke er sikret ved en underskrift eller en dom.

Samtidig blev der indført strengere krav til afbrydelse af forældelsesfristens løb, hvor det ikke længere er tilstrækkeligt blot at informere kunden om kravet. Hvis du som kreditor ønsker at afbryde forældelsesfristens løb og sikre dit krav, skal der foreligge en bekræftelse fra kunden, eller der skal være indledt retssag.

Som udgangspunkt regnes forældelsesfristens løb for en faktura fra forfaldsdatoen på fakturaen. Hvis kreditor udsender en faktura med angivelse af forfaldsdato, vil forældelsesfristens løb begynde fra dette tidspunkt.

Hvad sker der, hvis en fakturas forældelsesfrist overskrides?

Antag, at dit firma overskrider forældelsesfristens løb for et fakturafordring. I så fald mister firmaet retten til at kræve betaling fra kunden – selv hvis firmaet har et berettiget krav, og kunden har modtaget den korrekte service.

Fakturaen er udløbet og har ingen værdi efter tre år.

Derfor er det afgørende, at du som kreditor udsender fakturaen samtidigt med, at arbejdet er afsluttet, så du opnår hurtigere betaling og bedre likviditet. Det gør det også muligt at opdage hurtigere, hvis en kunde er utilfreds eller uvillig til at betale.

Et godt tip er at fakturere løbende og hurtigt for at fremme likviditeten i virksomheden.