Hvad er tidsregistrering?

Tidsregistrering bruges hyppigt i virksomheder til at registrere fravær og arbejdstimer brugt på et givet projekt eller opgave. For de fleste virksomheder er dette en væsentlig del af personaleadministrationen.

Med andre ord handler tidsregistrering om at holde styr på, hvad medarbejdere bruger deres tid på, og hvor meget tid der bruges. Formålet med dette varierer fra virksomhed til virksomhed. Der findes forskellige systemer og applikationer, der kan hjælpe med tidsregistreringen. Det klassiske timeark bruges stadig i mange virksomheder, men digitale og cloud-baserede tidsregistreringsløsninger bliver stadig mere populære.

Forskellige typer af tidsregistreringer

En tidsregistreringsløsning vil typisk give adgang til ferie- og fraværsregistreringer – såsom:

• Ferie
• Friage og erstatningsdage
• Orlov
• Sygedom

Mange virksomheder investerer i tidsregistreringsløsninger, så deres medarbejdere har mulighed for at registrere præcise arbejdstimer – det kan være på specifikke opgaver, sager, projekttimer, kunder osv. For virksomheder, der arbejder på sags- eller projektbaseret basis, er det nødvendigt, at de kan bevise de faktiske arbejdstimer, da fakturering ofte baseres på dette.

Fordelene ved tidsregistrering

Tidsregistrering har mange fordele.

Det fremhæver forbrug i realtid, arbejdsmønstre og omfanget af opgaver/projekttimer. Disse data er værdifulde for virksomheder, da de giver et overblik over, og indsigt i, om arbejdsgange kan strømlinieres.

Hvis f.eks. 9 timer bruges på et projekt, der er planlagt til 8 timer, vil det være relevant at se nærmere på detaljerne og undersøge, hvad medarbejderne har brugt deres tid på for at fastslå, om det er muligt at reducere tiden brugt og undgå spildt tid.

En tidsregistreringsløsning gør det muligt for virksomheder at fakturere kunder nøjagtigt – forudsat at en anden pris ikke er aftalt på forhånd. Hvis virksomheden har timelønnede medarbejdere (såsom Student Assistant), gør tidsstyring det nemt for dem at registrere deres arbejdstimer.

I mange tilfælde kan tidsregistreringsløsningen integreres med lønningssystemet, hvilket gør lønadministration mere håndterbar og automatiseret. Derudover sparer det regnskabsafdelingen for manuelle processer.

Husk at sætte klare retningslinjer for tidsregistrering

Digital tidsregistrering med din smartphone

Med Acubiz er det muligt at registrere tid – timebasis eller projektbasis – på en effektiv og hurtig måde på din smartphone via vores app.

Tidsregistrering via en app hjælper med at skabe fuldstændig kontrol over økonomien omkring interne og eksterne projekttimer, kunder og sager. Derudover fjerner registrering af timer med mobiltelefonen behovet for komplicerede regneark og formularer for at undgå mere besvær.

Sig farvel til krøllede timearke

Ved at integrere tidsregistrering i et af systemerne i din virksomhed (såsom lønningssystemet), kan du nemt og hurtigt strømline hverdagen, hvor du og dine medarbejdere ikke skal håndtere krøllede timearke.

I stedet kan du få informationer direkte fra systemet, når det er tid til at udbetale løn, eller hvis du vil undersøge den tid, der bruges på en opgave. Det er også meget nemmere at overvåge mængden af overarbejde.

EU-medlemslande skal registrere arbejdstimer

I 2019 afsagde EU-Domstolen en vidtrækkende afgørelse, der sagde, at medlemslande skal kræve, at arbejdsgivere etablerer processer, der sikrer, at medarbejdernes faktiske daglige arbejdstimer registreres.

Den 23. januar 2024 blev loven om registrering af arbejdstimer vedtaget i Folketinget, og fra den 1. juli 2024 vil det blive obligatorisk for alle danske arbejdsgivere at stille et system til rådighed, der gør det muligt for medarbejdere at registrere deres arbejdstimer.

Dette gøres for at beskytte medarbejdernes rettigheder, specifikt for at sikre, at arbejdsgivere overholder gældende lovgivning vedrørende arbejdstimer, som foreskriver:

De førnævnte regler er allerede obligatoriske, og den nye lov sigter blot på at gøre det lettere at dokumentere, om reglerne bliver overholdt eller ej. Systemet til registrering af en medarbejders arbejdstimer vil således sikre, at det altid er muligt at verificere overholdelse af reglerne for maksimale arbejdstimer.

Alle oplysninger vedrørende en medarbejders registrerede arbejdstimer skal opbevares i fem år.