5 good reasons to embrace digitalization in your company

Danmarks digitale konkurrenceevne er i topklasse. Endnu en gang indtager vi førstepladsen i Europa-Kommissionens Indekset for den digitale økonomi og det digitale samfund (DESI) for 2021, som måler digitaliseringsgraden i EU-landene. Førstepladsen skyldes i høj grad danske virksomheders indsats for at iværksætte digitale strategier og initiativer. Virksomhedernes anvendelse af digitale værktøjer er steget markant i de seneste par år. Vi kan konkludere, at danske virksomheder generelt omfavner digitale strategier og udnytter de mange muligheder, som digitaliseringen medfører.

TL;DRDanmark indtager førstepladsen i EU’s indeks for digital økonomi og samfund (DESI) for 2021, men mindre virksomheder halter stadig bagefter de større, når det gælder digitalisering. Acubiz fremhæver fem forretningsmæssige grunde til at digitalisere: at bevare konkurrenceevnen, strømline arbejdsgange, muliggøre datadrevne beslutninger, forbedre kundeoplevelserne og tiltrække de talenter, der forventer moderne digitale værktøjer.

Som det som regel gør sig gældende, er der altid plads til forbedring. Forretningsmodeller kan blive udfordret, og traditionelle måder at gøre ting på nytænkes. Der er fortsat virksomheder, der halter efter i den digitale omstilling. Overordnet set er det de danske SMV’er der halter lidt efter de store virksomheder.

Selvom digitalisering rummer et stort potentiale, kræver det ofte ressourcer, viden og de rette kompetencer at investere i og implementere digitale løsninger. I denne artikel har vi samlet 5 grunde til, at digitalisering er et vigtigt element på vejen mod vækst.

1. Digitaliser eller bliv overhalet

Den første gode grund til at digitalisere er ret åbenlys, men alligevel vigtig at påpege. Holder du fast i traditionelle, gammeldags og dermed ofte manuelle arbejdsprocesser, følger du ikke med udviklingen og du bliver overhalet af dine konkurrenter. Digitalisering er ikke et valg. Det er et vilkår for at forblive relevant i markedet.

2. Effektivisér arbejdsgange med digitale tjenester

Danske virksomheder efterspørger værktøjer, der kan lette administrationen og samtidig gøre den mere effektiv. Her er digitalisering naturligvis uundgåelig. Digitale værktøjer eliminerer unødvendig sagsbehandling og tidsspilde, da opgaverne udføres hurtigere og med færre fejl. Øget digitalisering gør virksomhederne mere produktive og styrker deres konkurrenceevne. Rapporten Redegørelse om Danmarks digitale vækst 2022 fastslår helt klart, at når virksomheder indfører nye teknologier, der optimerer produktionen, reducerer ressourcekrævende processer og øger salgsmulighederne, bidrager det til at bevare arbejdspladser og fremme vækst og velfærd. Dette er nogle af fordelene ved at digitalisere arbejdsgange.

3. Fokus på kompetencer og kerneydelser

Som nævnt lige oven over, er der en positiv sammenhæng mellem produktivitet og automatisering og digitalisering. Og hvorfor så det? Det hænger bl.a. sammen med, at manuelt tastearbejde tager tid, koster penge og fjerner fokus fra virksomhedens kerneydelser. Ved at digitalisere og automatisere kan tastearbejde og andre processer overlades til teknologien og frigøre medarbejdernes tid – tid som i stedet kan bruges på effektivisering, optimering af kunderelationer og andre værdiskabende aktiviteter.

4. Data, data, data

»Data« er sandsynligvis det mest anvendte ord i en forretningssammenhæng i det 21. århundrede. På mange måder er det virksomhedernes vigtigste råmateriale. Og det er der god grund til. Digitaliseringen skaber endnu flere data og giver store fordele, hvis man formår at udnytte dem effektivt. Digitaliseringen kan bidrage til bedre kontrol over og indsigt i processer og data. Med digitale værktøjer kan man indsamle og dele data på tværs af platforme. Det kan man bruge til at gøre virksomheden mere effektiv, hvilket naturligvis er en væsentlig kilde til vækst i virksomheden.  Lad os se på et kort eksempel. Ved at digitalisere og automatisere din udgifts- og dokumenthåndtering med Acubiz får du bedre kontrol og overblik (samt data) over dine medarbejderes udgifter. Bedre kontrol og større overblik betyder, at du kan minimere fejl i arbejdsprocesserne og gøre arbejdet lettere for administrationen. PS. Husk at holde styr på dine data i overensstemmelse med persondataforordningen.

5. Digital dokumentation falmer ikke

I dag er der stadig en hel del virksomheder, der opbevarer fysiske kvitteringer. Disse fysiske kvitteringer falmer hurtigt, så teksten bliver utydelig; de forsvinder let og optager desuden plads i arkivet. Hvis dokumentationen opbevares elektronisk, sikres det, at den let kan findes, når der er brug for den – og at den er læsbar! Snart bliver virksomhederne nødt til at opbevare deres kvitteringer elektronisk, fordi den nye regnskabslov er trådt i kraft. Formålet er at lette administrationen af virksomheder gennem digitalisering og automatisering af bogføring. Dette fremgår tydeligt af kravene til digital bogføring i et digitalt bogføringssystem og digital opbevaring af bilag. Der er altså ingen vej udenom – dokumenthåndteringen skal digitaliseres på den ene eller den anden måde fra den 1. januar 2024. Det kan være en god idé at gå i gang med at digitalisere dokumenthåndteringen – hellere i dag end i morgen.

Med nye teknologier og løsninger følger også en større mængde af data. De store mængder data medfører en større udfordring med at sikre data. Digitaliseringen stiller dermed krav til sikkerheden. Anvender I leverandører, som hjælper jer med at digitalisere arbejdsgange? Så husk at stil krav til dem. De skal kunne dokumentere og garantere, at jeres data og digitale spor håndteres forsvarligt og sikkert.

Ofte stillede spørgsmål

Hvorfor er digitalisering en konkurrencemæssig nødvendighed og ikke blot en luksus?

Virksomheder, der fortsat anvender manuelle, analoge processer, sakker bagud i forhold til konkurrenter, der arbejder hurtigere og med færre fejl ved hjælp af digitale værktøjer. Rapporten »Redegørelse om Danmarks digitale vækst 2022« bekræfter denne sammenhæng mellem digitalisering og produktivitetsvækst. At holde fast i analoge løsninger er ikke et neutralt valg; det undergraver gradvist konkurrenceevnen, i takt med at konkurrenter, der satser på det digitale, opnår hastigheds- og omkostningsfordele.

Hvordan bidrager digitale værktøjer til at reducere omkostningerne i de administrative afdelinger?

Digitale værktøjer fjerner unødvendige behandlingstrin, mindsker fejl ved manuel indtastning og automatiserer opgaver, der ellers ville kræve medarbejdernes tid. Specielt inden for udgiftsstyring kan automatisering af registrering af kvitteringer, godkendelsesforløb og eksport til regnskabet reducere behandlingstiden fra over 20 minutter pr. rapport til blot et par minutter, hvilket frigør medarbejdernes tid til mere værdiskabende arbejde.

Hvor ligger Danmark på ranglisten over EU-landenes digitale konkurrenceevne?

Danmark indtog førstepladsen i Europa-Kommissionens indeks for den digitale økonomi og det digitale samfund (DESI) for 2021. Blandt danske virksomheder havde 88 % af SMV’erne og 97 % af de store virksomheder i det mindste et grundlæggende digitaliseringsniveau. På trods af denne stærke samlede præstation halter SMV’erne fortsat bagefter de store virksomheder, hvad angår dybden i deres digitale integration.

Hvordan kan små og mellemstore virksomheder finansiere investeringer i digitalisering?

Den danske regering har bevilget tilskud gennem initiativer som SMV:Digital, der specifikt har til formål at hjælpe SMV’er med at digitalisere deres virksomhed. Virksomhederne kan ansøge om tilskud på henholdsvis 25.000, 100.000 eller 250.000 DKK til kompetenceudvikling, teknologiinvesteringer og rådgivning i forbindelse med digital transformation. Disse tilskud mindsker den indledende kapitalbarriere, der ofte afholder mindre virksomheder fra at investere.