Den nye danske bogføringslov træder i kraft den 1. juli 2022. Det betyder, at danske virksomheder skal registrere og opbevare kuponer digitalt i et digitalt regnskabssystem. Der er desuden nu krav, der skal opfyldes, hvad angår opbevaring af en digital sikkerhedskopi af regnskabsmaterialet.
Virksomheder, der hører under rapporteringsklasse B, C eller D, skal opfylde de nye krav fra den 1. januar 2024. For virksomheder i rapporteringsklasse A med en omsætning på over 300.000 DKK er datoen den 1. januar 2026.
Det er dog muligt at gemme kuponer digitalt, jf. § 10, stk. 2 af det gamle Bogføring Handling. Du kan derfor vælge, om du vil opbevare dine kuponer fysisk eller digitalt indtil den 1. januar 2024 eller 2026.
TL;DRDen nye danske regnskabslov, der træder i kraft den 1. juli 2022, kræver, at virksomheder i indberetningsklasserne B, C og D skal opbevare bilag digitalt fra den 1. januar 2024. Acubiz forklarer, at digital opbevaring har været lovligt gyldig i årevis, at bilag stadig skal opbevares i fem år fra regnskabsårets afslutning, og at en løsning som Acubiz allerede sikrer fuld overholdelse af både de gamle og de nye krav.
Bilag skal stadig opbevares i fem år
Ifølge SKAT skal du stadig opbevare dine bilag sikkert i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. Opbevaringen skal foregå på en sådan måde, at det er muligt at finde regnskabsmaterialet uafhængigt og entydigt. Det er her, fordelen ved digital opbevaring kommer til sin ret. Fem års bilag fylder trods alt meget mere i fysiske ringbind end på en server – og det er meget nemmere og hurtigere at søge efter det enkelte bilag!
Der er ingen grund til ikke at gå i gang med at digitalisere din udgiftsstyring i dag.
Digitale kvitteringer kan også bruges som dokumentation, når du skal få dine udgifter dækket af din arbejdsgiver – for eksempel når du kommer hjem fra en forretningsrejse. RejseafregningDet er også noget, der let kan digitaliseres. Du kan læse mere om det her.
Overhold lovgivningen med Acubiz
Hvis du bruger en digital løsning, såsom Acubiz, til at administrere dine udgifter, gemmes kvitteringerne digitalt i overensstemmelse med både de nuværende og de nye love.
Vil du vide mere om, hvordan du kan administrere medarbejderrelaterede omkostninger digitalt?
Kontakt os
Ofte stillede spørgsmål
Hvornår kræver den nye danske regnskabslov, at bilag skal opbevares digitalt?
Virksomheder i indberetningskategorierne B, C og D skal overholde kravene fra den 1. januar 2024. For virksomheder i indberetningskategori A med en omsætning på over 300.000 DKK er fristen den 1. januar 2026. Loven trådte i kraft den 1. juli 2022, men overgangsfristerne giver virksomhederne tid til at tilpasse deres processer og systemer.
Hvor længe skal jeg opbevare kvitteringer og udgiftsbilag i Danmark?
Ifølge SKAT skal bilag opbevares sikkert i fem år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. Digital opbevaring opfylder dette krav og gør det betydeligt hurtigere at finde dokumenter frem end ved brug af fysiske ringbind, især når revisorer skal finde et bestemt dokument.
Er digitale kvitteringer juridisk gyldige som udgiftsdokumentation i Danmark?
Ja. Den danske lovgivning har i flere år tilladt digital opbevaring af regnskabsmateriale, og en lovændring fra 2015 gjorde det muligt at opbevare digitale aktiver i udlandet uden dispensation. Et foto af en kvittering, der er taget via en godkendt udgiftsstyringsapp som Acubiz, er fuldt ud gyldigt som dokumentation.
Sikrer brugen af Acubiz, at min virksomhed overholder den nye regnskabslov?
Ja. Acubiz gemmer alle udgiftsbilag digitalt i overensstemmelse med både de nuværende og de nye krav. Kvitteringerne indlæses via OCR, gemmes i skyen med de korrekte metadata og opbevares i den krævede periode på fem år. Økonomiafdelingerne kan søge efter og hente ethvert bilag uafhængigt og entydigt, som loven kræver.
