Det er efterhånden ved at være flere årtier siden, at den første bølge af digitalisering rullede ind over erhvervslivet. I første omgang for at få sat strøm til analoge medier, så de kunne digitaliseres. Vi står i dag i den fjerde bølge af digitalisering, hvor kunstig intelligens og robotteknologi bliver implementeret for at understøtte den måde, vi i dag træffer beslutninger på.
På trods af at første bølge handlede om at digitalisere fysiske, analoge medier, er det ikke i alle tilfælde, at det er blevet gjort ude i den enkelte virksomhed. Det bliver der lavet om på nu. Der er fremsat et forslag til ændring af bogføringsloven, som forventes at træde i kraft d. 1. juli 2022. En lovændring som vil få stor betydning for de virksomheder, som lige nu ikke opbevarer regnskabsmaterialet digitalt.
Krav om digital opbevaring
Lovforslaget indeholder nemlig krav om, at bogføringsmateriale og fakturahåndtering der fremadrettet skal opbevares digitalt. Derudover skal der også opbevares en digital sikkerhedskopi, og mest skelsættende er det, at det ikke længere er lovligt at opbevare bogføringsmateriale i fysisk form. De nye opbevaringskrav er tiltænkt at være gældende for virksomheder med en nettoomsætning over 300.000 DKK årligt, for regnskabsår startende 1. januar 2023 eller senere. Der er ikke krav om digitalisering af bogføringsmateriale fra tidligere regnskabsår, men der er lagt op til at virksomheder, der ikke kan leve op til de nye krav i bogføringsloven, kan straffes med bøde på op til 1.500.000 DKK.
Hurtig registrering
Lovforslaget indeholder derudover også et krav om, at bogføringsmaterialet skal registreres senest 10 arbejdsdage efter modtagelsen. Alt efter, hvad der helt konkret ligger i at ”registrere”, så er det her, hvor mange virksomheders interne processer for registrering og bogføring af bilag kan blive udfordret:
-Det ser sort ud for de virksomheder, der ved modtagelse af faktura eller kontoudtog fra deres kortudsteder, sender de relevante posteringer til den enkelte medarbejder eller kortholder, der herefter vedhæfter sine kvitteringer og sender det hele tilbage til godkendelse igen, udtaler Puk Askøe Bak, konsulent hos Acubiz.
- Nu skal vi naturligvis først lige se, hvad der ligger i at registrere inden for 10 dage. Men som jeg tolker det, så skal alle oplysninger, der skal bruges til bogføring være registreret, men ikke nødvendigvis bogført, inden for 10 dage. Så uanset, hvordan den endelige lovgivning kommer til at være, så ændrer det ikke på, at virksomheder der manuelt fordeler og håndterer bilag, fakturaer og andet bogføringsmateriale, de får sandsynligvis problemer med at holde sig inden for de 10 dage, fortsætter Puk.
Forslaget til ændring af bogføringsloven, som er fremsat af Erhvervsstyrelsen, skal til høring i Folketinget i februar. Vi vil naturligvis følge op på eventuelle opdateringer vedrørende forslaget.
