Tidsregistrering bliver i højere grad aktuelt for alle typer af arbejdsgivere. Ikke blot pga. de forretningsmæssige fordele der følger med, hvis du er i stand til at skabe et præcist overblik over din virksomheds ressourceforbrug, men i høj grad også på baggrund af en sag fra EU-Domstolen, som fandt sin afgørelse i 2019. Her blev der nemlig afsagt en dom, der slår fast, at medlemsstaterne skal afkræve at arbejdsgivere etablerer processer, der tilsikrer at medarbejderes faktiske daglige arbejdstid registreres. Dette skal sikre, at medarbejdernes rettigheder ift. maksimal ugentlig arbejdstid samt daglige og ugentlige hvileperioder kan håndhæves. Afgørelsen rejser en række spørgsmål ift. hvordan denne registreringsopgave rent praktisk skal løses ude i virksomhederne. Hos Acubiz har vi et godt bud på, hvordan det kan gøres, men det vender jeg tilbage til.
"Tid er penge"
Hvis vi ser bort fra det lovgivningsmæssige et øjeblik, så har man altid sagt, at ”tid er penge”. Nogle tænker måske at udtrykket er fortærsket og banalt, men ikke desto mindre, så ved vi jo at det holder vand. Derfor virker det også indlysende, at man som virksomhed bør have styr på sin tidsregistrering, så man har et samlet overblik over sine medarbejdere, deres arbejdsopgaver og tilhørende ressourceforbrug. Det er vigtigt for både at kunne få sine medarbejderressourcer til at række længst muligt, men også for at have et retvisende grundlag, når der f.eks. skal sendes fakturaer ud af huset.
Et effektivt tidsregistreringssystem er derfor en vigtig komponent, hvis man ønsker at skabe en forretning med fuld kontrol og overblik over økonomien i interne og eksterne projekter, kunder, klienter og sager. Her kommer digitaliseringen i spil ift. at gøre dette arbejde så let som muligt, og de virksomheder, som er længst fremme, har allerede digitaliseret og automatiseret deres tidsregistrering. I min optik kommer disse virksomheder meget snart til at have en stor fordel.
Det gode gamle Excel-ark
Allerede nu er der sikkert nogle som sidder og tænker, at Excel-ark med forudindstillede Pivot-tabeller, diagrammer og måske lidt makroer sagtens kan løse opgaven. Og der må jeg bare sige, at Excel-ark kan bruges til mange ting, men de er langt fra optimale til alt. Du kan f.eks. godt bruge dem til at registrere tid og lave simple overblik over tidsforbrug fordelt på kunder eller projekter, hvis du husker at indtaste og opdatere data manuelt. Det kan man selvfølgelig godt gøre, men det er langt fra brugervenligt og fleksibelt for f.eks. medarbejdere på farten. Og hvis data skal løftes fra Excel-arket og ind i et ERP-system, som i de fleste virksomheder er grundlaget for økonomistyring, bogholderi, bogføring og fakturering af kunder, så bliver det straks en helt anden sag.
Faktum er, at Excel-arket ikke er optimalt til at håndtere tidsregistrering, og i mange virksomheder opleves det, at der bliver brugt for mange ressourcer på registrering af fakturerbare timer og registrering af ferie og sygefravær – alt sammen fordi arbejdsgangen ikke er automatiseret eller digitaliseret i tilstrækkelig grad.
To udfordringer - én løsning
For kort at opsummere på ovenstående, så betyder det, at hvis man som virksomhed endnu ikke har automatiseret og digitaliseret sin tidsregistrering, så står man lige nu med minimum to udfordringer; både i forhold til at leve op til gældende EU-lovgivning, men i høj grad også i forhold til at have styr på sit reelle ressourceforbrug.
Derfor har vi udviklet Acubiz Time, som er en komplet løsning til at automatiseret tidsregistrering i virksomheder. Løsningen er et digitalt redskab, som kan styre tidsforbruget i virksomheden – og derigennem optimere ressourcetrækket - samtidig med at gældende arbejdstidsregler og eventuelle overenskomster let kan overholdes.
Gennem vores Acubiz-app, Acubiz One, får brugere med Acubiz Time adgang til at håndtere hurtig registrering af ferie, sygdom, orlov, afspadsering eller andre former for fravær. Det er også muligt at håndtere mere detaljeret registrering af arbejdstimer, som for eksempel kan knyttes til specifikke projekter, sager, kunder, klienter, afdelinger osv. Løsningen konfigureres i henhold til den givne organisations specifikke krav, og som administrator får du adgang til hurtige oversigter over tidsforbruget på tværs af alle registrerede parametre. Det kan f.eks. bruges til at skabe et fundament for fakturering, præcise data til kontrol af fakturerede timer og data til produktivitetsanalyse.
Løsningen kan naturligvis kombineres med vores øvrige funktioner til at håndtere udgifter, kørsel og fakturaer. Og så bliver det for alvor sjovt! På den måde bliver det muligt at skabe et komplet overblik over totalomkostningerne relateret til de enkelte projekter, sager, kunder osv., som herefter kan eksporteres til indlæsning i virksomhedens økonomi- eller lønsystem.
Vi kalder det nem tidsregistrering. Vi kalder det Acubiz Time.
Se en video af, hvordan tidsregistrering faktisk fungerer, og læs om vores digitale løsning til tidsregistrering, Acubiz Time.
