Time registration – all the stuff that your Excel-sheets doesn’t do!

Tidsregistrering bliver stadig vigtigere for alle typer arbejdsgivere. Ikke kun på grund af de forretningsmæssige fordele, der følger med, når man kan skabe et præcist overblik over virksomhedens ressourceforbrug, men også på grund af en sag ved Den Europæiske Unions Domstol, hvor der blev afsagt en præjudiciel afgørelse i 2019. Mere konkret fastslår denne dom, at medlemsstaterne skal sikre, at arbejdsgiverne indfører procedurer, der garanterer, at medarbejderne registrerer deres faktiske daglige arbejdstid. Dette skal sikre, at medarbejdernes rettigheder vedrørende den maksimale ugentlige arbejdstid samt daglige og ugentlige hvileperioder overholdes. Afgørelsen rejser en række spørgsmål om, hvordan denne registreringsopgave kan løses i praksis. Hos Acubiz har vi en ret god idé om, hvordan dette kan gøres, men det vender jeg tilbage til senere.

TL;DREn dom fra Den Europæiske Unions Domstol fra 2019 pålægger arbejdsgivere i EU at indføre systemer, der registrerer medarbejdernes faktiske daglige arbejdstid, hvilket gør tidsregistrering til en lovmæssig forpligtelse og ikke blot et ledelsesmæssigt valg. Acubiz opfylder dette krav gennem sine digitale tidsregistreringsfunktioner, som samtidig skaber forretningsmæssig værdi gennem bedre ressourceplanlægning og mere præcis fakturering til kunderne.

"Tid er penge"

Hvis vi et øjeblik ser bort fra de juridiske konsekvenser, har man altid sagt, at »tid er penge«. Nogle mener måske, at dette ordsprog er en kliché eller en banalitet, men vi ved ikke desto mindre, at der er noget om det. Derfor er det indlysende, at enhver virksomhed skal have godt styr på sin Tidsregistrering, så der kan skabes et fuldstændigt overblik over medarbejderne, deres opgaver og det dermed forbundne tidsforbrug. Dette er vigtigt, både for at optimere fordelingen af medarbejderressourcerne, men også – for eksempel – for at skabe et præcist grundlag for fakturering af kunder eller klienter.

Et effektivt tidsregistreringssystem er derfor en vigtig komponent, hvis man ønsker at skabe en forretning med fuld kontrol og overblik over økonomien i interne og eksterne projekter, kunder, klienter og sager. Her kommer digitaliseringen i spil ift. at gøre dette arbejde så let som muligt, og de virksomheder, som er længst fremme, har allerede digitaliseret og automatiseret deres tidsregistrering. I min optik kommer disse virksomheder meget snart til at have en stor fordel.

Det gode gamle Excel-ark

Nogle af jer tænker måske allerede, at en Excel-ark Med foruddefinerede pivottabeller, diagrammer og måske et par makroer kan opgaven nemt løses. Som svar på dette må jeg blot sige, at Excel-ark kan bruges til mange ting, men de er langt fra optimale til alt. Du kan bruge et Excel-ark til at registrere tid og oprette enkle oversigter over tidsforbruget fordelt på kunder eller projekter, forudsat at dataene indtastes og opdateres manuelt. Det kan godt fungere, men det er langt fra brugervenligt og fleksibelt for eksempelvis medarbejdere, der er på farten. Og hvis dataene skal synkroniseres fra Excel-arket til andre systemer, er det en helt anden sag.

Faktum er, at Excel-arket ikke er optimalt til at håndtere tidsregistrering, og i mange virksomheder opleves det, at der bliver brugt for mange ressourcer på registrering af fakturerbare timer og registrering af ferie og sygefravær – alt sammen fordi arbejdsgangen ikke er automatiseret eller digitaliseret i tilstrækkelig grad.

To udfordringer - én løsning

For kort at opsummere på ovenstående, så betyder det, at hvis man som virksomhed endnu ikke har automatiseret og digitaliseret sin tidsregistrering, så står man lige nu med minimum to udfordringer; både i forhold til at leve op til gældende EU-lovgivning, men i høj grad også i forhold til at have styr på sit reelle ressourceforbrug.

Derfor har vi udviklet Acubiz Time, som er en komplet løsning til automatisk tidsregistrering i organisationer. Løsningen er et digitalt værktøj, der hjælper med at styre tidsforbruget i virksomheden – og dermed optimere ressourceudnyttelsen – samtidig med at det sikrer overholdelse af lovgivning og overenskomster.

Via vores Acubiz-app, Acubiz One, får brugere med Acubiz Time adgang til hurtigt at registrere ferie, sygdom, orlov, kompensationsdage eller andre former for fravær. Det er også muligt at foretage en mere detaljeret registrering af arbejdstimer, som f.eks. kan knyttes til specifikke projekter, sager, kunder, klienter, afdelinger osv. Løsningen konfigureres i henhold til den pågældende organisations specifikke krav, og som administrator får du adgang til hurtige oversigter over tidsforbruget på tværs af alle registrerede parametre. For blot at nævne nogle få eksempler kan dette bruges til at skabe et grundlag for fakturering, præcise data til kontrol fakturerede timer og data til produktivitetsanalyse.

Løsningen kan kombineres med vores øvrige funktioner til styring af udgifter, kørselsregistrering og fakturaer. Det er her, det rigtig sjove begynder! På den måde kan man få et fuldstændigt overblik over de samlede omkostninger forbundet med bestemte projekter, sager, klienter, kunder osv., som derefter kan eksporteres til et regnskabsprogram – eller lønordning.

Vi kalder det nem tidsregistrering. Vi kalder det Acubiz Time.

Se en video om, hvordan man hvordan tidsregistrering rent faktisk fungerer og læs mere om vores digital løsning til tidsregistrering, Acubiz Time.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad sagde EU-Domstolens afgørelse fra 2019 om medarbejdernes tidsregistrering?

Domstolen fastslog, at EU-medlemsstaterne skal pålægge arbejdsgiverne at indføre procedurer, der sikrer, at medarbejderne registrerer deres faktiske daglige arbejdstid. Formålet er at beskytte medarbejdernes rettigheder med hensyn til den maksimale ugentlige arbejdstid og de obligatoriske hvileperioder. Dermed blev tidsregistrering et lovkrav og ikke blot et ledelsesværktøj.

Hvorfor er Excel ikke tilstrækkeligt til at overholde kravene til tidsregistrering?

Excel mangler de automatiseringsfunktioner, revisionsspor og realtidsfunktioner, der er nødvendige for at sikre, at tidsregistreringen overholder lovkravene. Programmet kan ikke sikre, at medarbejderne registrerer deres arbejdstid på det pågældende tidspunkt, kan ikke integreres med løn- eller faktureringssystemer og er udsat for manuelle fejl. Digitale tidsregistreringssystemer tilbyder den pålidelighed og tilgængelighed, som loven kræver.

Hvilke forretningsmæssige fordele giver digital tidsregistrering ud over overholdelse af lovkravene?

Nøjagtig tidsregistrering muliggør en bedre fordeling af medarbejderressourcerne, en mere præcis fakturering af kunder og klienter samt et klarere økonomisk overblik over projekter og sager. For organisationer, der fakturerer på timebasis eller administrerer projektbaseret arbejde, medfører det en direkte forbedring af indtægtsnøjagtigheden og rentabiliteten.

Hvilke virksomheder skal overholde de lovpligtige krav til tidsregistrering?

Alle arbejdsgivere i EU er underlagt dette krav i henhold til EU-Domstolens afgørelse. Den danske lov, der gennemfører direktivet, trådte i kraft den 1. juli 2024, hvilket betyder, at det nu er en lovmæssig forpligtelse for alle danske virksomheder at have et objektivt, pålideligt og tilgængeligt tidsregistreringssystem.