Wenn man ein Unternehmen führt, fallen Kosten an. Das ist unvermeidlich. Sie können entstehen, wenn Mitarbeiter im Namen des Unternehmens reisen, wenn ein Verkäufer unterwegs ist und sein Auto auftanken muss, oder wenn ein Mitarbeiter der Marketingabteilung Anzeigen oder Software kauft.
Oft sind es die Mitarbeiter, die das Geld des Unternehmens verwenden - entweder mit Auslagen oder mit einer Firmenkarte. In diesen Fällen fragen sich die Mitarbeiter vielleicht, wie viel Geld sie im Namen des Unternehmens ausgeben dürfen. Und was gilt als geschäftsbezogene Anschaffung und was nicht?
Unternehmen sind es ihren Mitarbeitern schuldig, klar zu kommunizieren, was in Ordnung ist und was nicht. Hier kommt eine Spesenrichtlinie ins Spiel.
Was ist eine Ausgabenpolitik?
Die Spesenpolitik legt Richtlinien fest und gibt den Rahmen vor, wie in dem betreffenden Unternehmen mit Ausgaben umgegangen werden soll. Mit anderen Worten: Sie legt fest, wie die Mitarbeiter das Geld des Unternehmens ausgeben können.
Man unterscheidet zwischen öffentlichen und privaten Spesenrichtlinien, und in diesem Blogbeitrag konzentrieren wir uns auf die Spesenrichtlinien privater Unternehmen.
Eine Spesenrichtlinie soll unter anderem klären, wie die Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Rahmens Geld ausgeben können. Sie muss aber auch sicherstellen, dass das Unternehmen zu Bedingungen einkauft, bei denen Qualität, Funktionalität, Preis, Liefersicherheit, Nachhaltigkeit usw. wesentliche Parameter sind.
In der Spesenrichtlinie kann auch festgelegt werden, welche Zahlungsmethoden und Lieferanten die Mitarbeiter verwenden sollen. In diesem Blogbeitrag werden wir nicht auf die Auswahl bestimmter Lieferanten usw. eingehen, sondern uns darauf konzentrieren, zu beschreiben, warum eine Spesenrichtlinie eine gute Idee ist.
Heutzutage haben die meisten Unternehmen ehrgeizige Klimapolitiken oder Nachhaltigkeitsziele, und Spesenrichtlinien sind ein wirksames Instrument, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter bei nachhaltigen Unternehmen einkaufen.
Fünf Tipps für die Erstellung einer Ausgabenpolitik
Wir werden es nur noch einmal erwähnen. Es ist eine gute Idee, eine klar definierte Spesenpolitik zu haben, denn auf diese Weise gibt es keine Zweifel oder Verwirrung, wenn Mitarbeiter entweder ihre eigene oder die Firmenkarte benutzen.
Im Folgenden finden Sie fünf Tipps für die Erstellung einer Ausgabenpolitik:
- Klare Regeln für Ausgabenkategorien - Legen Sie Ausgabenkategorien fest und definieren Sie spezifische Regeln, die für jede Kategorie gelten. Beispiele für Kategorien könnten Mahlzeiten, Transport, Unterkunft usw. sein.
- Sammeln Sie Anregungen von den Mitarbeitern - die Spesenpolitik muss so weit wie möglich an das Unternehmen angepasst werden. Vor allem, wenn es um Beschränkungen geht. Es wäre nicht sinnvoll, einen Höchstbetrag von 500 DKK für das Mittagessen festzulegen, wenn die meisten Mitarbeiter ohnehin nur 250 DKK ausgeben.
- Sorgen Sie dafür, dass die Richtlinie leicht verständlich ist - lassen Sie Ihre Richtlinie in einem einfachen und prägnanten Format erstellen. Alle Mitarbeiter sollten in der Lage sein, sie zu lesen und zu verstehen, ohne erst die Finanzabteilung aufsuchen zu müssen.
- Vermeiden Sie Ausnahmen - die Ausgabenpolitik ist leichter zu verstehen, wenn jeder weiß, dass Regeln Regeln sind. Dies spart der Finanzabteilung Zeit, da sie keine Ausnahmen berücksichtigen muss.
- Aktualität und Zugänglichkeit - es ist eigentlich ein Selbstläufer, aber die Spesenpolitik muss aktualisiert werden, wenn sich die Verbrauchsgewohnheiten ändern oder neue Anbieter eingeführt werden. Sie muss einfach und schnell zugänglich sein - natürlich online.
Vorteile einer Ausgabenpolitik
Eine Spesenrichtlinie ist in erster Linie ein hervorragendes Instrument zur Festlegung von Richtlinien dafür, wie viel Geld Mitarbeiter für verschiedene Arten von Ausgaben ausgeben können. Es gibt jedoch noch weitere Vorteile:
Minimierung des Betrugsrisikos
Eine Spesenrichtlinie legt nicht nur die Spielregeln für Ausgaben fest, sondern bietet auch die Möglichkeit, Mitarbeiter zur Rechenschaft zu ziehen, wenn sie gegen diese Regeln verstoßen. Oftmals kommt es zu Betrug, weil die Mitarbeiter nicht wissen, wann genau eine Regel gebrochen wurde. Eine Spesenrichtlinie kann daher ein Unternehmen weniger anfällig für Betrug machen. Über Betrug haben wir bereits in einem anderen Blogbeitrag geschrieben, den Sie hier nachlesen können.
Weniger Zweifel und weniger Fragen
Spesenrichtlinien beseitigen viele Zweifel und minimieren die Anzahl der Fragen für Kollegen, Manager und die Finanzabteilung. Der Gedanke, ob es in Ordnung ist, diesen oder jenen Betrag auszugeben, entfällt, da klare Regeln dafür aufgestellt wurden, was in Ordnung ist und was nicht.
Gleichzeitig können Spesenrichtlinien dazu beitragen, die Ausgaben zu begrenzen, die von Mitarbeitern verursacht werden, die manchmal zu viel ausgeben.
Alle sind gleich
Wenn die Richtlinie für alle Mitarbeiter in allen Abteilungen gilt, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sich niemand ungerecht behandelt fühlt. Es ist auch eine gute Idee zu überlegen, ob die Richtlinie auch für das Führungsteam gelten soll.
Kombinieren Sie die Ausgabenpolitik mit dem internen Controlling
Die Spesenpolitik kann vorteilhaft durch digitale Tools unterstützt werden, die die interne Kontrolle und Transparenz erhöhen. Seit vielen Jahren hilft Acubiz vielen unserer Kunden bei der internen Kontrolle durch unseren Dienst Company Policy Manager. Der Company Policy Manager ist ein Dienst, der die Mitarbeiter bei der Einhaltung der Regeln, Richtlinien und Ausgabenpolitik des Unternehmens unterstützt - einschließlich der Spesenpolitik.
Mit dem Company Policy Manager kann ein Unternehmen Betragsgrenzen, Kontrollkriterien und Stichprobenhäufigkeiten festlegen. Es kann sein, dass in Ihrem Unternehmen ein Höchstbetrag für Bewirtungskosten von 750 DKK pro Person gilt. Wenn zwei Personen zusammen mehr als 1.500 DKK verbrauchen, wird die Person, die die Ausgaben registriert, benachrichtigt, dass der Höchstbetrag überschritten wurde. Der Mitarbeiter wird gebeten, einen Kommentar hinzuzufügen, und danach ist es Sache des Genehmigers und der Finanzabteilung, die Ausgabe zu bearbeiten.
Oft ist es nicht sinnvoll, alle Ausgaben zu kontrollieren. Die interne Kontrolle kann leicht vereinfacht werden: Nehmen wir an, ein Mitarbeiter hat mit der Firmenkarte eine Tasse Kaffee für 30 DKK gekauft. Wenn die Daten des Kartenherausgebers besagen, dass etwas für 30 DKK an einer Tankstelle gekauft wurde, und der Mitarbeiter den Kauf von 30 DKK als eine Tasse Kaffee registriert, ist es ziemlich wahrscheinlich, dass die Registrierung korrekt ist, weshalb es sinnvoll ist, die Ausgabe direkt an die Buchhaltung weiterzuleiten.
Wir hoffen, dass die Überschrift dieses Blogbeitrags jetzt noch mehr Sinn ergibt als vor dem Lesen. Wir hoffen auch, dass es klar ist, dass wir bei Acubiz der Meinung sind, dass die Spesenpolitik ein wichtiges Dokument für eine bessere Kontrolle der Ausgaben von Unternehmen ist. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Acubiz zu einem effizienteren Umgang mit Ihren Ausgaben beitragen kann, können Sie uns jederzeit gerne kontaktieren.
