Unser Gründer und CEO, Lars de Nully, ist ein kompetenter und regelmäßiger Autor in unserem Blog, wo er viele Themen rund um das Thema Expense Management diskutiert und behandelt. Lars ist zweifelsohne eine der einflussreichsten und sachkundigsten Personen in Dänemark, wenn es um digitales Ausgabenmanagement geht. Deshalb lese und verfolge ich seine Blogbeiträge mit großem Interesse. In seinem letzten Blogbeitrag schrieb Lars darüber, wie wichtig es ist, die Benutzer in den Mittelpunkt zu stellen und wie wichtig eine gute Benutzererfahrung (UX) für die Akzeptanz der Software bei den Mitarbeitern ist.
Darauf möchte ich aufbauen. Aber ich beginne ein paar Schritte, bevor die UX entscheidend wird. Lars hat Recht, wenn er schreibt: "Eine gut gestaltete und durchdachte User Experience erhöht die Umsetzungserfolgsquote in einer Organisation erheblich". Das ist auf jeden Fall richtig. Glücklicherweise stellen wir fest, dass unsere Kunden unsere Anwendungen sowohl als intuitiv als auch als benutzerfreundlich empfinden. Meine wichtigste Aufgabe als Senior Consultant ist es, einen zufriedenen Käufer in einen glücklichen Kunden zu verwandeln. Meine Erfahrung sagt mir, dass es auch die Erfolgsquote und Freude deutlich steigert, wenn Mitarbeiter wissen, warum sie gewohnte Strukturen und aktuelle Arbeitsgewohnheiten ändern müssen.
Neue Arbeitsgewohnheiten erfordern mehr Kommunikation
Unter den Beratern von Acubiz herrscht allgemeiner Konsens darüber, dass ein gutes Change Management entscheidend für die erfolgreiche Einführung einer SaaS-Lösung ist. Es ist entscheidend, da eine neue Lösung in der Regel den Alltag der Mitarbeiter in Form von neuen Routinen, Arbeitsabläufen usw. beeinflusst. Die Menschen haben ein grundlegendes Bedürfnis zu wissen, warum vertraute Strukturen und bisherige Gewohnheiten geändert werden müssen.
Die Kommunikation über die Veränderung ist absolut unerlässlich, und es erzeugt Widerstand, noch bevor das Projekt gestartet wird, wenn das Unternehmen nicht kommuniziert, warum eine neue Lösung benötigt wird und was die Benutzer erwarten können. Dies ist allerdings eine Wahrheit mit einigen Änderungen. Einige Mitarbeiter lieben Veränderungen und nehmen sie sofort an, andere müssen wissen, warum der Prozess geändert werden muss, während einige von Anfang an Widerstand zeigen und besonders gute Argumente (und Zeit) brauchen.
Ich glaube, dass dies einer der interessantesten Teile meiner Arbeit ist. Ich sorge nicht nur dafür, dass die Lösung richtig konfiguriert ist, sondern helfe den Kunden auch dabei, dass Acubiz von den Mitarbeitern angenommen wird - auch wenn die Verantwortung dafür größtenteils beim Kunden liegt. Im nächsten Abschnitt werde ich auf zwei Ratschläge eingehen, die die Chancen für eine erfolgreiche Einführung erhöhen.
Schaffen Sie ein Verständnis für die neuen Arbeitsgewohnheiten
So weit, so gut. Die Arbeit, die Mitarbeiter an Bord zu holen und sie dazu zu bringen, die neue Lösung zu übernehmen und zu nutzen, kann beginnen. Ich möchte mich nicht als Experte für Veränderungsmanagement und Veränderungskommunikation aufspielen, aber ich bin gerne bereit, unsere eigenen Erfahrungen mit der Implementierung von Acubiz zu teilen. Bevor ein Unternehmen, das zu einem Kunden geworden ist, mit Acubiz in Kontakt getreten ist, hat es entweder einen anderen Anbieter von Spesenmanagement-Dienstleistungen genutzt oder einen manuellen oder teilweise manuellen Prozess verwendet. In jedem Fall wird sich der Prozess der Ausgabenverwaltung ändern, und das stellt Anforderungen an das Unternehmen, wenn es darum geht, die Akzeptanz der neuen Lösung bei den Mitarbeitern sicherzustellen.
Wir empfehlen Unternehmen, ein Verständnis für die Notwendigkeit von Veränderungen zu schaffen und ein Team von Schlüsselmitarbeitern zu definieren, das die Führung für die neue Lösung übernimmt.
Für Unternehmen kann es mehrere Gründe geben, in eine neue SaaS-Lösung zu investieren. Diese Gründe müssen den Mitarbeitern mitgeteilt werden. Andernfalls wird es schwierig sein, ein gemeinsames Verständnis für die Notwendigkeit der Veränderung zu schaffen.
Ich werde in diesem Beispiel die Perspektive von Acubiz einnehmen. Erklären Sie, dass Sie die Lösung ändern, weil die Finanzabteilung zu viel Zeit mit manuellen Prozessen verbringt und weil Sie den Prozess rund um die Ausgaben automatisieren und digitalisieren wollen. Oder weil erhebliche finanzielle Einsparungen in Form von niedrigeren Gesamtbetriebskosten erzielt werden sollen. Es kann auch sein, dass Sie Ihren Mitarbeitern digitale Tools zur Verfügung stellen wollen und dass die Genehmiger in der Lage sein müssen, Ausgaben, Zeiterfassungen, Kostenrechnungen usw. von unterwegs aus zu genehmigen. Die Gründe sind vielfältig. Erklären Sie sie.
Wenn die Mitarbeiter den Bedarf an der neuen Lösung erkannt haben, ist es wichtig, ein Team von Mitarbeitern in Schlüsselpositionen zu definieren, die mit ihrem starken formellen/informellen Einfluss, ihrem umfassenden Fachwissen und ihrer hohen Glaubwürdigkeit Vertrauen für die neue Lösung schaffen können. Mit anderen Worten: Stellen Sie ein Team aus Mitarbeitern zusammen, die in der Organisation respektiert werden. Sie müssen als Botschafter für die Lösung fungieren und in der Lage sein, als "Superuser" für den Rest der Mitarbeiter zu fungieren, die sich mit guten Ratschlägen und Fragen an sie wenden können. Es ist für die Mitarbeiter immer einfacher, eine Lösung zu übernehmen, wenn andere angesehene und vertrauenswürdige Kollegen die Führung übernehmen.
Es sollte erwähnt werden, dass die Komplexität der SaaS-Lösung ziemlich entscheidend ist, da bestimmte einfache solutions nur einige wenige Personen im Unternehmen betreffen und daher keine große und weitreichende Implementierung benötigen. Aber wenn es um SaaS solutions geht, die große Teile oder alle Mitarbeiter betreffen, ist es sehr sinnvoll, eine erfolgreiche Implementierung in Angriff zu nehmen.
Scheuen Sie sich nicht, den Verkäufer um Rat zu fragen
Wir empfehlen Ihnen, den ausgewählten Anbieter zu fragen, wie er seine Lösung einzuführen gedenkt. Der Anbieter muss in der Lage sein, solide Ratschläge zu geben. Wir bei Acubiz haben viele tausend solutions implementiert und geben unsere Erfahrungen gerne weiter. Wir sind der Meinung, dass eine minderwertige Implementierung von Anfang an zu einer geringeren Akzeptanz bei den Nutzern führt (eine gute Nutzererfahrung kann jedoch glücklicherweise eine Menge beheben).
Ich möchte dort enden, wo ich angefangen habe - mit der Bedeutung einer guten Benutzererfahrung, die Lars beschrieben hat. Eine Lösung mit einem hohen Maß an Benutzerfreundlichkeit und einer intuitiven Benutzeroberfläche bedeutet, dass sich die meisten Mitarbeiter relativ schmerzlos an das neue System gewöhnen werden. Und wenn sie gleichzeitig wissen, warum das Unternehmen die Lösung ändert, die Vorteile erkennen können und wissen, an wen sie sich mit Fragen wenden können, dann haben wir ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.
Es gibt noch mehr Tipps als die oben genannten, und ich habe das Vergnügen, in den kommenden Wochen und Monaten mehr darüber zu schreiben. Also, bleiben Sie dran!
