Vor allem, wenn die Bearbeitung der Ausgaben manuell erfolgt, und wie der Titel schon sagt, richtet sich dieser Blogbeitrag an genau diese Unternehmen. Leider verwendet eine erstaunliche Anzahl von Unternehmen immer noch manuelle Arbeitsabläufe für genau das.
Unsere amerikanischen Kollegen von emburse haben im Jahr 2023 einen Bericht erstellt, aus dem hervorgeht, dass 51 % der befragten Unternehmen ihre Ausgaben immer noch manuell verwalten. Die Zahl könnte sogar noch höher sein. Unsere Untersuchung zeigt, dass 61 % der Unternehmen ihre Ausgaben immer noch manuell verwalten.
Unabhängig von der genauen Zahl liegt der Schluss nahe, dass viele Unternehmen ihre Ausgaben auch heute noch manuell verwalten.
Die Abwicklung von Reisekostenabrechnungen ist teuer und zeitaufwendig
Wenn wir über die manuelle Bearbeitung von Ausgaben sprechen, ist es unvermeidlich, die "Reisekostenabrechnung" nicht im gleichen Satz zu erwähnen. Das wird hiermit getan.
Die meisten Unternehmen, die Spesen manuell abrechnen, verwenden die klassische Reiseabrechnung. Der Arbeitsablauf bei der Reisekostenabrechnung sieht folgendermaßen aus: Sie sammeln die Kosten und Belege für eine bestimmte Tätigkeit. Anschließend wird die Reiseabrechnung eingereicht, zur Genehmigung an einen Vorgesetzten weitergeleitet und schließlich an die Finanzabteilung weitergeleitet, die sie in das Finanzsystem eingibt.
Sie denken vielleicht, dass das kompliziert klingt. Ist es auch. Es ist schwierig und zeitaufwendig für den Mitarbeiter, den Genehmiger und die Finanzabteilung. Außerdem ist es nicht nur schwierig, sondern auch teuer.
Warum ist die manuelle Ausgabenverwaltung teuer?
Die manuelle Verwaltung von Ausgaben ist aus zwei Gründen teuer:
- Anzahl der beteiligten Mitarbeiter und Zeitaufwand
- Die Möglichkeit eines Irrtums
Das alte Sprichwort "Zeit ist Geld" hat nach wie vor Gültigkeit. Und wenn es um Reiseabrechnungen geht, dauert es nach Angaben der Global Business Travel Association etwa 20 Minuten, eine Reiseabrechnung zu erstellen. Wir denken, das passt sehr gut. Ein Angestellter und ein Finanzbeamter werden immer beteiligt sein, ein Genehmiger oft auch. Wenn man davon ausgeht, dass alle diese Personen einen Stundenlohn haben, kann man ein Fünftel dieses Stundenlohns als Kosten für die Bearbeitung der Ausgaben betrachten.
Es besteht auch die Möglichkeit, dass Fehler auftreten. Derselbe Bericht kommt zu dem Schluss, dass eine von fünf Reiseabrechnungen (19 %) Fehler enthält (fehlende Informationen, falsche Eingaben, unklare Anhänge usw.). Das kostet zusätzliches Geld und 18 Minuten zusätzliche Zeit.
Was kostet die manuelle Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen?
Die Kosten für Reisekostenabrechnungen variieren je nachdem, wen Sie fragen. Es ist unmöglich, eine Zahl zu finden, die als Durchschnittskosten angesehen werden kann. In verschiedenen Berichten im Internet ist von 16 bis 58 $ die Rede.
Ein alter, aber oft zitierter Bericht der Aberdeen Group aus dem Jahr 2011 schätzt die Kosten für die Abwicklung einer Reiseabrechnung auf 29,38 US-Dollar, während die Global Business Travel Association die Kosten auf 58 US-Dollar schätzt.
Was ist richtig und was ist falsch? Wir haben selbst keine Zahlen dazu. Wir denken, es ist am fairsten, konservativ vorzugehen. Deshalb setzen wir in unseren Berechnungen 30 Dollar als Richtwert an - eine Zahl, die wir auch für sehr realistisch halten.
Die Formel zur Berechnung der Kosten ist einfach:
Die Kosten der Reisekostenabrechnung
x
Anzahl der Mitarbeiter
x
die Anzahl der durchschnittlichen Reiseabrechnungen des Mitarbeiters pro Monat
Wie bereits erwähnt, gehen wir von 30 $ aus, wobei wir davon ausgehen, dass jeder Mitarbeiter durchschnittlich anderthalb Reisekosten pro Monat hat. Der Einfachheit halber haben wir Beispiele mit 10, 50 und 100 Mitarbeitern vorbereitet (die alle Reisekosten abrechnen).
In den Berechnungsbeispielen wird die Zeit für die Fehlerkorrektur weggelassen.
- Unternehmen mit 10 Mitarbeitern:
Ein Unternehmen mit 10 Mitarbeitern gibt monatlich 450 Dollar für Reisekosten aus. In dänischen Kronen sind dies 3.140 DKK pro Monat und 37.680 DKK pro Jahr.
- Ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern:
Ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern gibt monatlich 2.250 $ für Reisekosten aus. In dänischen Kronen sind das 15.700 DKK pro Monat und 188.000 DKK pro Jahr.
- Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern:
Man muss kein Mathematikprofessor sein, um auszurechnen, dass ein Unternehmen mit 100 Beschäftigten doppelt so viel zahlt wie ein Unternehmen mit 50 Beschäftigten. Das sind 31.400 DKK pro Monat und 376.000 DKK pro Jahr.
Was ist mit all den versteckten Kosten?
Neben den offensichtlichen hohen finanziellen Kosten entstehen durch die manuelle Bearbeitung von Ausgaben auch mehrere versteckte Kosten und Nachteile.
- Zunächst müssen Sie sich mit einem Berg von Belegen herumschlagen.
- Zweitens: Quittungen können leicht verloren gehen.
- Drittens wenden Ihre Mitarbeiter unverhältnismäßig viel Zeit für etwas auf, das keinen Mehrwert schafft.
- Viertens ist es schwierig zu verfolgen, ob sich die Mitarbeiter an die Richtlinien und Vorschriften halten.
- Fünftens ist das Betrugsrisiko bei den Spesenbelegen leider größer.
Was ist also die Lösung?
Die Lösung besteht darin, ein System zu finden, das den gesamten Prozess von Anfang bis Ende digitalisieren und automatisieren kann. Wir bei Visma Acubiz können das. Und das tun wir schon seit 1997.
Wir können verstehen, dass Reisekostenabrechnungen sinnvoll sind, wenn Sie als Unternehmen nicht über ein System zur Bearbeitung von Ausgaben verfügen. Auf diese Weise werden alle Anhänge "eingesammelt". Bei Acubiz empfehlen wir Ihnen, mit unserem "Fast Track"-Konzept zu arbeiten, bei dem der Benutzer die Reisekostenabrechnung bearbeitet und abschließt, sobald sie anfällt. Die Spesen werden dann sofort abgerechnet, und die Finanzabteilung ist nicht überfordert, wenn sie zum Beispiel am Monatsende alle Reiseabrechnungen gleichzeitig bearbeiten muss.
Vergleichen wir die Zahlen aus den Berechnungsbeispielen mit einigen unserer eigenen Kunden. Daraus lässt sich schließen, dass sich durch die Anschaffung einer digitalen und automatisierten Lösung für das Spesenmanagement eine beträchtliche Menge Geld einsparen lässt.
In den meisten Fällen können Sie 66 % oder sogar mehr einsparen, wenn Sie sich von manuellen Arbeitsabläufen verabschieden.
Dann bleibt nichts anderes übrig, als zu sagen: Fang an!
