Die meisten Unternehmen haben - ganz oder teilweise - die Prozesse im Zusammenhang mit den Ausgaben, die von den Mitarbeitern bei der Ausübung ihrer Tätigkeit verursacht werden, digitalisiert und automatisiert. Die Art von Ausgaben, die notwendig sind, um verschiedene Arten von arbeitsbezogenen Aufgaben zu erledigen. Sie machen einen beträchtlichen Teil der Betriebskosten aus und können alles sein, von kleinen Anschaffungen über Ausgaben für Software-Abonnements und Beratungsdienste bis hin zu Repräsentations- und Reisekosten usw.
Auch wenn einige Unternehmen bereits auf die digitale solutions aufgesprungen sind, um sie in diesem Bereich zu optimieren, gibt es immer noch diejenigen, die zurückbleiben und manuell arbeiten. Das funktioniert nicht, wenn wir das Jahr 2022 haben. Darüber hinaus ist es eine Tatsache, dass eine Reihe von Unternehmen, die in diesem Bereich bereits digital sind, in Wirklichkeit nur mit einem teilweise digitalen und automatisierten Prozess arbeiten. Auch das funktioniert im Jahr 2022 nicht mehr.
Wir geben ein paar Inputs, wie man es richtig macht und welche Vorteile es hat.
Alle Kauf-, Zahlungs- und Transaktionsmethoden müssen unterstützt werden.
Ausgaben, die von Mitarbeitern verursacht werden, treten ständig auf und verteilen sich auf viele verschiedene Arten von Anschaffungen. Darüber hinaus ist es sehr unterschiedlich, wie sie bezahlt und abgerechnet werden. Manche Einkäufe werden mit einer klassischen Rechnung beglichen, bei anderen Einkäufen zahlen die Mitarbeiter aus der eigenen Tasche, und manche Einkäufe werden mit Firmenkarten bezahlt. Welche Methode verwendet wird, hängt natürlich von den Möglichkeiten ab, die der Lieferant/Händler bietet, und auch die Regeln und Richtlinien des Unternehmens spielen eine Rolle. Stellt das Unternehmen beispielsweise Firmenkarten für seine Mitarbeiter zur Verfügung oder nicht?
Um eine 360-Grad-Digitalisierung dieses Bereichs zu erreichen, müssen sich die Unternehmen darüber im Klaren sein, dass alle denkbaren Einkaufs-, Zahlungs- und Transaktionskanäle in einem digitalen Workflow verwaltet werden können , der vom Einkauf bis zur Buchhaltung und Rechnungslegung reicht. Denken Sie auch daran, dass es Situationen geben kann, in denen dieses Zahlungsinstrument nicht genutzt werden kann, obwohl alle Mitarbeiter über Firmenkarten verfügen. In solchen Fällen ist es wichtig, dass eine alternative Zahlungsmethode zur Verfügung steht - sonst wird der Prozess nur teilweise digital.
Mobilität ist gleich Flexibilität
Es ist mühsam, eine Excel-Tabelle auf einem Smartphone auszufüllen. Punkt! Der traditionelle Geschäftsreisende ist online und benötigt Zugang zu intelligenten mobilen Plattformen, auf denen administrative Aufgaben erledigt werden können. Excel-Tabellen erfüllen nicht die Anforderung, unabhängig von Zeit und Ort effektiv zu sein. Kurzum, wir sehen immer mehr Anforderungen an die Fähigkeiten mobiler Plattformen.
Übrigens ist heutzutage nicht nur der Geschäftsreisende mobil und arbeitet von mehreren Standorten aus. Als Folge der globalen Pandemie in den letzten Jahren arbeiten auch andere Arten von Arbeitnehmern in zunehmendem Maße von zu Hause aus und damit physisch losgelöst von ihrem traditionellen Arbeitsbereich. Deshalb funktioniert es nicht mehr, wenn Mitarbeiter gewohnt sind, Belege auf dem Schreibtisch des Buchhalters abzuladen.
Auch das Hin- und Herschicken von E-Mails mit Rechnungen, die genehmigt und bezahlt werden müssen, ist lästig. Gut, diese Dokumente sind nicht papierbasiert, aber das allein macht den Prozess noch nicht digital, automatisiert oder flexibel.
Automatisierung muss die Norm sein
Kurz gesagt, ein manueller Prozess läuft in etwa so ab: Der Mitarbeiter ist für die Erfassung, Speicherung und Verteilung der Belege und Spesenunterlagen an die Genehmiger und die Finanzabteilung verantwortlich. Die Genehmiger prüfen die Ausgaben und leiten sie an die Finanzabteilung weiter, die die Ausgaben schließlich kontrolliert und validiert und gleichzeitig einen Prozess zur Eingabe der Ausgabendaten in die Konten einleitet, damit die Buchhaltung im Finanzsystem erfolgen kann. Danach werden die Rechnungen und Belege zu Dokumentationszwecken aufbewahrt.
Auf der anderen Seite haben wir den automatisierten Prozess: Der Mitarbeiter nutzt eine mobile App, um die Ausgaben zu dokumentieren. Ein Bild des Papierbelegs wird mit der Smartphone-Kamera aufgenommen und die Daten werden automatisch ausgelesen. Handelt es sich um Rechnungen, werden diese automatisch gescannt und für die weitere Verarbeitung vorbereitet. Werden Firmenkarten verwendet, werden die Transaktionsdaten von diesen automatisch abgerufen und mit den richtigen Belegen gekoppelt. Der Mitarbeiter dokumentiert dann die Ausgaben digital und schickt sie in einen digitalen Workflow, der auch den Genehmiger und die Finanzabteilung erreicht. Der Vorgesetzte genehmigt die Spesen per Smartphone und die Finanzabteilung erhält die Spesendaten, die für die Buchhaltung bereitstehen. Der automatisierte Prozess bietet auch die Möglichkeit, verschiedene automatische Kontrollen und Validierungen der Ausgaben zu konfigurieren.
Die Automatisierung wird sich mit einer deutlich geringeren Fehlerquote und einer viel schnelleren Bearbeitungszeit auszahlen. In vielen Fällen können Unternehmen bis zu 80 Prozent an Verwaltungszeit einsparen.
Wir wollen Präzision - manuelle Prozesse bedeuten eine hohe Fehlerquote
Die manuelle Dateneingabe erhöht das Risiko von Fehlern. Noch komplizierter wird es, wenn mehrere Personen beteiligt sind. Wenn ein Mitarbeiter einen Einkauf tätigt, erhält er eine Quittung. Danach muss der Mitarbeiter die Daten des Belegs (durch Abtippen) erfassen, z. B. in einer Tabellenkalkulation, die dann möglicherweise ausgedruckt werden muss, damit der Beleg beigefügt werden kann. Wenn die Finanzabteilung einen Fehler entdeckt, muss sie Zeit für die Klärung und Korrektur des Fehlers aufwenden, aber es besteht auch das Risiko, dass der Fehler einfach nicht erkannt wird.
Nehmen Sie einen Einkauf, der mit einer Firmenkarte getätigt wurde. In einem automatisierten Prozess werden die Transaktionsdaten von der Karte automatisch abgerufen, strukturiert und mit einem Bild der Quittungen abgeglichen. Anschließend werden sie kategorisiert (z. B. Essen und Getränke, Taxi, Bahn, Parken usw.). Die Kontrolle der Ausgaben gemäß den Unternehmensrichtlinien und der Gesetzgebung (z. B. Steuervorschriften) ist in eine automatisierte Lösung integriert, so dass Genauigkeit und Transparenz gewährleistet sind. Der Punkt ist, dass die Daten jeder einzelnen Transaktion erfasst werden, sobald sie auftritt, und Sie erhalten präzisere Daten für Ihre Buchhaltung.
Daten in Echtzeit sind wichtig und sichern den Prozess
Ein großer Teil der Kosten eines Unternehmens ist von der Art, die wir eingangs beschrieben haben, und etwa zehn Prozent der Betriebskosten eines Unternehmens hängen mit Reisen und Repräsentation zusammen - es ist also sinnvoll, den Prozess im Zusammenhang mit diesen Kosten im Griff zu haben. Mit anderen Worten: Es ist wichtig, durch eine zeitnahe Buchführung einen ständigen Überblick zu haben.
Aber ein manueller Prozess, bei dem die Mitarbeiter im Laufe der Zeit Belege sammeln und zur Genehmigung und Buchführung in Stapeln einreichen, entweder physisch oder per E-Mail, kann schnell zu unangenehmen Überraschungen führen. Es ist langsam und verzögert die Buchführung, was zu einem ungenauen Überblick über die Kosten führt.
Durch ein automatisiertes Ausgabenmanagement können Unternehmen mit aktualisierten Daten arbeiten und erhalten eine ganz andere Grundlage für die Führung ihres Unternehmens.
