Die meisten Unternehmen haben - ganz oder teilweise - die Prozesse im Zusammenhang mit den Ausgaben, die von den Mitarbeitern bei der Ausübung ihrer Tätigkeit verursacht werden, digitalisiert und automatisiert. Die Art von Ausgaben, die notwendig sind, um verschiedene Arten von arbeitsbezogenen Aufgaben zu erledigen.
Sie machen einen beträchtlichen Teil der Betriebskosten aus und können von kleinen Anschaffungen über Ausgaben für Software-Abonnements und Beratungsdienste bis hin zu Repräsentations- und Reisekosten usw. alles umfassen.
Auch wenn einige Unternehmen bereits auf digitale Lösungen aufgesprungen sind, die ihnen bei der Optimierung in diesem Bereich helfen, gibt es immer noch Unternehmen, die hinterherhinken und manuell arbeiten. Das funktioniert nicht, wenn wir das Jahr 2025 haben.
Darüber hinaus ist es eine Tatsache, dass eine Reihe von Unternehmen, die in diesem Bereich bereits digital sind, in Wirklichkeit nur mit einem teilweise digitalen und automatisierten Prozess arbeiten. Das funktioniert auch im Jahr 2025 nicht.
Wir geben ein paar Inputs, wie man es richtig macht und was die Vorteile sind.
Alle Kauf-, Zahlungs- und Transaktionsmethoden müssen unterstützt werden.
Ausgaben, die von Mitarbeitern verursacht werden, treten ständig auf und verteilen sich auf viele verschiedene Arten von Anschaffungen. Darüber hinaus ist es sehr unterschiedlich, wie sie bezahlt und abgerechnet werden.
Einige Einkäufe erfolgen auf der Grundlage einer klassischen Rechnung, bei anderen Einkäufen tätigen die Mitarbeiter die Ausgaben aus eigener Tasche, und einige Einkäufe werden mit Firmenkarten bezahlt.
Welche Methode verwendet wird, hängt natürlich von den Möglichkeiten ab, die der Lieferant/Händler bietet, und auch die Regeln und Grundsätze des Unternehmens spielen eine Rolle. Stellt das Unternehmen beispielsweise Firmenkarten für seine Mitarbeiter zur Verfügung oder nicht?
Um eine 360-Grad-Digitalisierung in diesem Bereich zu erreichen, müssen sich Unternehmen bewusst sein, dass alle möglichen Einkaufs-, Zahlungs- und Transaktionskanäle in einem digitalen Workflow verwaltet werden können , der vom Einkauf bis zur Buchhaltung und Rechnungslegung reicht.
Denken Sie auch daran, dass es Situationen geben kann, in denen dieses Zahlungsmittel nicht verwendet werden kann, auch wenn alle Mitarbeiter über Firmenkarten verfügen. In solchen Fällen ist es wichtig, dass Sie eine alternative Zahlungsmethode verwenden können - sonst wird der Prozess nur teilweise digital.
Mobilität ist gleich Flexibilität
Es ist mühsam, eine Excel-Tabelle auf einem Smartphone auszufüllen. Punkt!
Der traditionelle Geschäftsreisende ist online und benötigt Zugang zu intelligenten mobilen Plattformen, auf denen Verwaltungsaufgaben erledigt werden können.
Excel-Tabellen erfüllen nicht die Anforderung, unabhängig von Zeit und Ort effektiv zu sein. Kurzum, wir sehen immer mehr Anforderungen an die Fähigkeiten mobiler Plattformen.
Übrigens ist heutzutage nicht nur der Geschäftsreisende mobil und arbeitet von mehreren Standorten aus. Als Folge der globalen Pandemie der letzten Jahre arbeiten auch andere Arten von Arbeitnehmern in zunehmendem Maße von zu Hause aus und sind damit physisch von ihrem traditionellen Arbeitsplatz getrennt.
Deshalb funktioniert es nicht mehr, wenn Mitarbeiter gewohnt sind, Belege auf dem Schreibtisch des Buchhalters abzuladen. Spesen, Auslagen und Reisekosten müssen deshalb von überall aus bearbeitet werden können - digital und automatisch.
Auch das Hin- und Herschicken von E-Mails mit Rechnungen, die genehmigt und bezahlt werden müssen, ist lästig. Gut, diese Dokumente sind nicht papierbasiert, aber das allein macht den Prozess noch nicht digital, automatisiert oder flexibel.
Automatisierung muss die Norm sein
Kurz gesagt, ein manueller Prozess läuft in etwa so ab:
- Der Mitarbeiter ist für die Erfassung, Aufbewahrung und Verteilung von Belegen und Spesenabrechnungen an die Genehmiger und die Finanzabteilung verantwortlich.
- Die Genehmiger prüfen die Ausgaben und leiten sie an die Finanzabteilung weiter, die die Ausgaben schließlich kontrolliert und validiert und gleichzeitig einen Prozess zur Eingabe der Ausgabendaten in die Konten einleitet, damit die Buchhaltung im Finanzsystem erfolgen kann.
- Danach werden die Rechnungen und Quittungen zu Dokumentationszwecken aufbewahrt.
Auf der anderen Seite haben wir den automatisierten Prozess:
- Der Mitarbeiter verwendet eine mobile App, um die Ausgaben zu dokumentieren.
- Ein Bild des Papierbelegs wird mit der Smartphone-Kamera aufgenommen und die Daten werden automatisch gelesen.
- Wenn es sich um Rechnungen handelt, werden diese automatisch gescannt und für die weitere Bearbeitung vorbereitet.
- Wenn Firmenkarten verwendet werden, werden die Transaktionsdaten von diesen automatisch abgeholt und mit den richtigen Belegen gekoppelt
2. Der Mitarbeiter dokumentiert dann die Ausgaben digital und sendet sie an einen digitalen Workflow, der auch den Genehmiger und die Finanzabteilung erreicht.
3. Der Vorgesetzte genehmigt die Ausgabe über das Smartphone und die Finanzabteilung erhält die Ausgabendaten, die für die Buchhaltung bereit sind.
Der automatisierte Prozess bietet auch die Möglichkeit, verschiedene automatische Kontrollen und Validierungen der Ausgaben zu konfigurieren.
Die Automatisierung wird sich mit einer deutlich geringeren Fehlerquote und einer viel schnelleren Bearbeitungszeit auszahlen. In vielen Fällen können Unternehmen bis zu 80 Prozent an Verwaltungszeit einsparen.
Wir wollen Präzision - manuelle Prozesse bedeuten eine hohe Fehlerquote
Die manuelle Dateneingabe erhöht das Risiko von Fehlern.
Noch komplizierter wird es, wenn mehrere Personen beteiligt sind.
Wenn ein Mitarbeiter einen Einkauf tätigt, erhält er eine Quittung. Danach muss der Mitarbeiter die Daten des Kassenbons (durch Abtippen) erfassen, z. B. in einer Tabellenkalkulation, die dann eventuell ausgedruckt werden muss, damit der Kassenbon beigefügt werden kann. Wenn die Finanzabteilung einen Fehler entdeckt, muss sie Zeit für die Klärung und Korrektur des Fehlers aufwenden, aber es besteht auch das Risiko, dass der Fehler einfach nicht erkannt wird.
Nehmen Sie einen Kauf, der mit einer Firmenkarte getätigt wurde:
In einem automatisierten Prozess werden die Transaktionsdaten von der Karte automatisch abgerufen, strukturiert und mit einem Bild der Belege abgeglichen. Danach werden sie kategorisiert (z. B. als Mahlzeiten und Getränke, Taxi, Zug, Parkplatz usw.). Die Kontrolle der Ausgaben gemäß den Unternehmensrichtlinien und der Gesetzgebung (z. B. Steuervorschriften) ist in eine automatisierte Lösung integriert, so dass Genauigkeit und Transparenz gewährleistet sind.
Der Punkt ist, dass die Daten jeder einzelnen Transaktion erfasst werden, sobald sie stattfindet, und Sie erhalten genauere Daten für Ihre Buchhaltung.
Daten in Echtzeit sind wichtig und sichern den Prozess
Ein großer Teil der Kosten eines Unternehmens ist von der Art, die wir anfangs beschrieben haben, und etwa zehn Prozent der Betriebskosten eines Unternehmens hängen mit Reisen und Repräsentation zusammen - es ist also sinnvoll, den Prozess, der mit diesen Kosten zusammenhängt, unter Kontrolle zu haben.
Aber ein manueller Prozess, bei dem die Mitarbeiter im Laufe der Zeit Belege sammeln und zur Genehmigung und Buchführung in Stapeln einreichen, entweder physisch oder per E-Mail, kann schnell zu unangenehmen Überraschungen führen. Es ist langsam und verzögert die Buchführung, was zu einem ungenauen Überblick über die Kosten führt.
Durch ein automatisiertes Ausgabenmanagement können Unternehmen mit aktualisierten Daten arbeiten und erhalten eine ganz andere Grundlage für die Führung ihres Unternehmens.
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