Wie implementiert man eine Kostenmanagementlösung?

Ich habe bereits auf die Bedeutung der Vorarbeit, der Anbieterrecherche und der Auswahl der Lösung für einen erfolgreichen Implementierungsprozess hingewiesen. Auch wenn Sie sich anfangs für einen soliden Anbieter mit einer guten Portion Prozesskenntnis und der richtigen Lösung entschieden haben, besteht immer noch die Gefahr, dass Sie in der "Fifty-Fifty-Falle" landen.

Der Begriff "Fifty-Fifty-Falle" bezieht sich auf die Tatsache, dass 50 % der Unternehmen, die sich für die Investition in ein digitales Ausgabenmanagement Lösung investieren, nicht den vollen Nutzen daraus ziehen. Dies kann zum Beispiel passieren, wenn der Implementierungsprozess aus dem Ruder läuft.

Lesen Sie weiter und erhalten Sie einige wertvolle Tipps, wie Sie einen optimalen Umsetzungsprozess sicherstellen können

Prozesseinsicht und -abbildung

Entscheidend für den Implementierungsprozess ist, dass er auf einer detaillierten und sorgfältig abgestimmten Prozessbeschreibung basiert. 

Gemeinsam mit Ihrem Lieferanten oder Implementierungspartner sollten Sie Ihren Prozess aufdecken. Möglicherweise müssen Sie diesen auch im Hinblick auf mögliche Optimierungen und Prozessinnovationen anpassen. Denken Sie daran, dass ein hervorragender Lieferant Ihnen bei diesem Teil helfen wird, noch bevor die Implementierungsphase eingeleitet wird. 

Ein Tipp für die Durchführung der Prozessabbildung ist, dass Sie auch ein Audit der folgenden Punkte durchführen Ihrer Unternehmensregeln und -richtlinien für Mitarbeiterausgaben.

Der typische Ablauf der Ausgabenverwaltung ist recht einfach: Mitarbeiter > Genehmiger > Finanzen

Es ist jedoch wichtig, mehr ins Detail zu gehen. Die verschiedenen Arten von Nutzern müssen definiert und beschrieben werden. Der Genehmigungsfluss muss visualisiert werden. Handelt es sich um einen einfachen Prozess mit Genehmigung durch einen direkten Vorgesetzten? Oder handelt es sich zum Beispiel um einen Prozess mit Projekt- oder Abteilungsgenehmigung?

Außerdem müssen die Befugnisse und Genehmigungsstufen für jede Rolle abgebildet werden. Schließlich müssen alle Teilkomponenten und Abhängigkeiten erstellt werden. Zum Beispiel in Bezug auf notwendige ERP- und Gehaltssystem-Integrationen, Kreditkartenanbieter, Einrichtung von Buchungsstrings sowie einen Buchungsplan und Kostenkategorien/-arten.

Sortieren Sie Ihre Daten

Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Daten für den Lieferanten oder den Implementierungspartner bereitzustellen. Denken Sie daran, dass Sie in diesem Zusammenhang auf den Grad der Datensicherheit achten müssen, den Ihr Partner hat, und auf die Maßnahmen, die er in diesem Zusammenhang ergriffen hat. 

Bei der Aufbereitung Ihrer Daten kommt es auf Präzision an. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit für diese Aufgabe. Sie müssen Folgendes im Griff haben:

Benutzerdaten: Stammdaten und Kategorisierung Ihrer Nutzer sowie Daten für Kommunikationszwecke.

Maßangaben: Daten für die Einrichtung korrekter Buchungsstränge. Benötigen Sie Dimensionen für Abteilungen, Kostenstellen, Projekte usw.? Gibt es Abhängigkeiten zwischen den Dimensionen und welche sollen für die jeweiligen Benutzer sichtbar sein? Überlegen Sie, welche Entscheidungen die Benutzer bei der Bedienung der Lösung treffen können sollen.

Kontenplan und Kostenart: In Ihrer neuen Kostenmanagementlösung muss ein Buchungsplan eingerichtet werden, in den die Benutzer ihre Transaktionen eintragen. Achten Sie darauf, dass Sie diesen mit Blick auf Ihre Benutzer definieren, er muss logisch und leicht zu interpretieren sein. Im Zusammenhang mit dieser Arbeit müssen Sie auch Folgendes berücksichtigen MEHRWERTSTEUER Codes und Unternehmensrichtlinien für die jeweiligen Kostenarten berücksichtigen.

Grundsätze der Buchhaltung: Es ist wichtig, die Buchhaltungsprinzipien in der Spesenmanagementlösung anzugleichen, um sicherzustellen, dass der Austausch und die Buchhaltungsdaten korrekt mit unserem ERP-System.

Gehaltsabrechnungsdaten: Wenn Sie ein Gehaltssystem integrieren müssen Gehaltssystemzu integrieren, damit Saldo und Erstattung hier registriert werden, müssen Sie auch festlegen, welches System und welche Gehaltsposten Sie einrichten müssen.

Es ist auch wichtig, dass Sie überlegen, wie die oben genannten Daten in Zukunft gepflegt werden sollen. Die "Best of Breed"-Lösungen auf dem Markt bieten die Möglichkeit, die automatische Pflege von Benutzer- und Dimensionsdaten durch Integrationen einzurichten. Oft hängt es von der Komplexität Ihrer Einrichtung und Ihrer Organisation ab, ob es sinnvoller ist, diese Daten manuell in der Lösung zu pflegen.

Lesen Sie hier mehr über die Wahl zwischen "Best-of-Breed"- und "Best-of-Suite"-Lösungen.

Proof of Concept und Produktivsetzung

Wenn die Lösung mit Benutzertypen, Dimensionen, Buchhaltungsplänen und Integrationen konfiguriert ist, empfehle ich immer, einen Proof of Concept durchzuführen. Mit anderen Worten, ein Testzeitraum, der auf der Verarbeitung realer Transaktionen/Daten in der solutions. Während dieser Zeit ist es möglich, die Einrichtung zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.

In diesem Zeitraum müssen Sie auch den Live-Start vorbereiten. Eines der wichtigsten Dinge, an denen Sie hier arbeiten müssen, ist das Onboarding und die Schulung der Benutzer. Wenn Sie sich für die richtige Lösung entscheiden, wird diese auch mit einem hohen Maß an Benutzerfreundlichkeit und einer intuitiven Benutzeroberfläche geliefert. Daher sollten Sie in der Lage sein, diesen Teil des Prozesses mit relativer Leichtigkeit zu bewältigen, wenn wir von regelmäßigen Nutzern sprechen.

Ich will damit nicht sagen, dass Sie nichts tun sollten, aber stellen Sie sicher, dass Sie sich auf eine schnelle Einführung der Lösung konzentrieren. Damit meine ich, dass Sie die Nutzer dazu bringen, die mobile App herunterzuladen, sie mit dem Schulungsmaterial vertraut machen und sie dazu bringen, die App zu nutzen, sobald Sie sie in Betrieb nehmen.

Für die Nutzer in den Bereichen Finanzen und Verwaltung ist es wichtig, sie frühzeitig in das Projekt einzubinden. Sie müssen als Ihre internen Botschafter für das Tool fungieren. Ich empfehle einen Pro-/Super-User-Ansatz, bei dem Sie Ihren Lieferanten in die Schulung der Finanz- und Verwaltungsanwender einbeziehen müssen, damit diese das Wissen an die regelmäßigen Anwender weitergeben können. 

In diesem Zusammenhang ist es natürlich wichtig, dass alle Kommunikationsmaterialien und Schulungen, die vor der Inbetriebnahme der Lösung geplant werden müssen, bereitstehen.