Quittungen sind wichtig. Eine Quittung ist Ihr Nachweis für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen. Quittungen sind für Verbraucher wichtig, wenn wir irgendwann einmal die gekauften Waren oder Dienstleistungen reklamieren müssen.
Quittungen sind auch für Unternehmen wichtig, da sie als Beleg für einen bestimmten Kauf dienen. Das bedeutet, dass Quittungen ein wichtiger Bestandteil der gesammelten Dokumentationsunterlagen sind, die für die Buchführung, Rechnungslegung und Rechnungsprüfung benötigt werden. Wenn ein Unternehmen nicht in der Lage ist, eine vollständige Dokumentation für alle Einkäufe und Ausgaben vorzulegen, kann es das Buchführungsgesetz nicht einhalten. Und nach dem dänischen Buchführungsgesetz müssen Quittungen bekanntlich 5 Jahre lang nach Ablauf eines Geschäftsjahres aufbewahrt werden.
In Dänemark sind wir mit einer Gesetzgebung gesegnet, die es erlaubt, Buchhaltungsunterlagen und zugehörige Dokumente (z. B. Belege) digital zu speichern. Dies ist schon seit mehreren Jahren der Fall, und 2015 wurde das Gesetz geändert, so dass es möglich wurde, digitale Buchhaltungsunterlagen im Ausland zu speichern, ohne dass eine Befreiung oder eine Benachrichtigung der Behörden erforderlich ist. Das hat den Unternehmen die Arbeit mit cloudbasierter Software erleichtert und auch günstige Bedingungen für die Arbeit mit digitalen Belegen geschaffen. Und damit eines klar ist: 100 % digitale Belege sind zweifellos die Zukunft.
Digitalisierung von Belegen
Eine Möglichkeit, Papierbelege zu digitalisieren, ist der Einsatz von Technologie, sowohl Hardware als auch Software, um diese Aufgabe zu bewältigen. Dies ist unter anderem die Aufgabe der Acubiz-Lösung für das Spesenmanagement, wenn ein Benutzer die Kameratechnologie eines Smartphones und die Acubiz-Software nutzt, um einen Beleg zu erfassen und zu digitalisieren, ihn mit Daten anzureichern und in der Cloud zu speichern, damit er in den Buchhaltungsprozess des Unternehmens einfließen kann.
Eine andere Art, digitale Quittungen zu denken, besteht darin, den Papier- und Druckteil zu umgehen. Also zu 100 % digital. Bei vielen Transaktionen werden Belege bereits papierlos zugestellt. Das gilt zum Beispiel für den Online-Handel, bei dem die Belege als HTML-Code oder PDF-basiert vorliegen. Es gibt auch bestimmte POS solutions , die die Zustellung von PDF-Belegen anbietet, wenn der Kunde eine E-Mail-Adresse im System hinterlässt. Es ist jedoch umstritten, ob diese Art von Belegen als 100 % digital angesehen werden kann, da Format und Lesbarkeit sehr unterschiedlich sein können. Außerdem werden Rechnungen in vielen BtB-Prozessen im EDI-Format zugestellt.
Wenn es um Einkäufe in physischen Geschäften geht, brauchen wir noch eine breite Digitalisierung. Es gibt bereits solutions auf dem Markt, die diese Funktionalität sowohl im In- als auch im Ausland bieten. Wir haben zum Beispiel Storebox, die digitale Belege von einem Portfolio von Händlern und Einzelhändlern liefern kann. Darüber hinaus sehen wir, dass einige Einzelhändler die Zustellung digitaler Quittungen selbst anbieten, in der Regel, wenn sich der Kunde für sein Treueprogramm anmeldet. Wir haben auch die globalen Tech-Giganten Apple und Google, die mit ihrer Zahlung in diesen Bereich eingestiegen sind solutions.
Infrastruktur und Ökosysteme sind der Schlüssel
Meiner Meinung nach ist das Angebot in diesem Bereich noch recht zersplittert und großmaschig. Mit anderen Worten, die Zahl der Händler und Einzelhändler, die bei einem Kauf 100 % digitale Quittungen ausstellen, ist derzeit begrenzt. Dies hängt von Faktoren ab, wie z. B. davon, ob der betreffende Händler an eine Lösung angeschlossen ist, ob die jeweilige Zahlungskarte mit der Lösung funktioniert, von der Funktionalität des POS-Systems, ob eine Geldbörse für die Zahlung verwendet wird oder ob die Zahlung über Apple Pay oder eine andere Zahlungsplattform abgewickelt wird. Anders ausgedrückt: Ich glaube, es ist eine Frage, ob die Bereitstellung digitaler Belege über die gesamte Zahlungsinfrastruktur hinweg unterstützt wird. Und wenn wir von Kartenzahlungen sprechen, gilt das für alle Bereiche des Prozesses (Acquiring-Bereich, Interchange-Bereich und Issuing-Bereich).
Ich habe keine endgültige Antwort, aber damit 100 % digitale Quittungen einen echten Nutzen für das Geschäftsleben bringen, indem sie beispielsweise einen vollständig digitalen Quittungsfluss für Mitarbeiterausgaben ermöglichen, besteht kaum ein Zweifel daran, dass das Netz feinmaschiger sein muss. Ich muss ehrlich sein und sagen, dass, wenn digitale Belege in erster Linie von Føtex, Netto, Bilka, Matas usw. abgerufen werden können, das Konzept für Geschäftsanwender nicht genug Wert hat.
Deshalb glaube ich, dass der Schlüssel in der Zahlungsinfrastruktur liegt, und ich glaube, dass gemeinsame Standards für digitale Belege definiert werden müssen. Wenn wir in eines unserer Nachbarländer, Schweden, schauen, ist es offensichtlich, dass ein Standard für digitale Quittungen definiert worden ist. Vielleicht ist es eine Frage der stärkeren politischen Konzentration auf die Standardisierung in diesem Bereich, die wir brauchen, bevor wir eine positive Antwort von allen Einzelhändlern erhalten, wenn wir die Frage stellen: "Kann ich bitte einen digitalen Beleg haben?"
