Quittungen sind auch für Unternehmen wichtig, da sie als Beleg für einen bestimmten Kauf dienen. Das bedeutet, dass Quittungen ein wichtiger Bestandteil der gesammelten Dokumentationsunterlagen sind, die für die Buchführung, Rechnungslegung und Rechnungsprüfung benötigt werden. Wenn ein Unternehmen nicht in der Lage ist, eine vollständige Dokumentation für alle Einkäufe und Ausgaben vorzulegen, kann es das Buchführungsgesetz nicht einhalten. Und nach dem dänischen Buchführungsgesetz müssen Quittungen bekanntlich 5 Jahre lang nach Ablauf eines Geschäftsjahres aufbewahrt werden.
In Dänemark sind wir mit einer Gesetzgebung gesegnet, die es erlaubt, Buchhaltungsunterlagen und zugehörige Dokumente (z. B. Belege) digital zu speichern. Dies ist schon seit mehreren Jahren der Fall, und 2015 wurde das Gesetz geändert, so dass es möglich wurde, digitale Buchhaltungsunterlagen im Ausland zu speichern, ohne dass eine Befreiung oder eine Meldung an die Behörden erforderlich ist.
Das hat den Unternehmen die Arbeit mit cloudbasierter Software erleichtert und auch günstige Bedingungen für die Arbeit mit digitalen Belegen geschaffen. Und lassen Sie uns eines klarstellen: Es besteht kein Zweifel, dass 100 % digitale Belege die Zukunft sind.
Digitalisierung von Belegen
Eine Möglichkeit, Papierbelege zu digitalisieren, ist der Einsatz von Technologie, sowohl Hardware als auch Software, um diese Aufgabe zu bewältigen.
Dies ist unter anderem die Aufgabe der Acubiz-Lösung für das Spesenmanagement, wenn ein Benutzer die Kameratechnologie seines Smartphones und die Acubiz-Software nutzt, um einen Beleg zu erfassen und zu digitalisieren, ihn mit Daten anzureichern und in der Cloud zu speichern, damit er in den Buchhaltungsprozess des Unternehmens einfließen kann.
Eine andere Art, über digitale Quittungen nachzudenken, besteht darin, den Papier- und Druckteil zu umgehen. Mit anderen Worten: 100 % digital.
Für viele Transaktionen werden bereits Quittungen geliefert, ohne dass Papier im Spiel ist. Dies gilt zum Beispiel für den Online-Handel, wo die Quittungen als HTML-Code oder PDF-basiert geliefert werden. Es gibt auch bestimmte POS-Lösungen, die die Lieferung von PDF-Bons anbieten, wenn der Kunde eine E-Mail-Adresse im System hinterlässt.
Es ist jedoch fraglich, ob diese Arten von Quittungen als 100 % digital angesehen werden können, da Format und Lesbarkeit sehr unterschiedlich sein können. Bei vielen BtB-Prozessen werden die Rechnungen außerdem im EDI-Format übermittelt.
Was die Einkäufe in den Geschäften betrifft, so müssen wir noch eine breite Digitalisierung sehen. Es gibt bereits Lösungen auf dem Markt, die diese Funktionalität bieten, sowohl im Inland als auch im Ausland.
Wir haben zum Beispiel Storebox, das digitale Quittungen von einer Reihe von Händlern und Einzelhändlern liefern kann. Darüber hinaus bieten einige Einzelhändler selbst die Lieferung digitaler Quittungen an, in der Regel, wenn sich der Kunde für ihr Treueprogramm anmeldet. Auch die globalen Tech-Giganten Apple und Google sind mit ihren Zahlungslösungen in diesen Bereich eingestiegen.
Infrastruktur und Ökosysteme sind der Schlüssel
Meiner Meinung nach ist das Angebot in diesem Bereich noch recht zersplittert und großmaschig. Mit anderen Worten, es gibt derzeit nur wenige Händler und Einzelhändler, die bei einem Kauf 100 % digitale Quittungen ausstellen.
Sie ist abhängig von Faktoren wie der Frage, ob der betreffende Händler an eine Lösung angeschlossen ist, ob die betreffende Zahlungskarte mit der Lösung funktioniert, der Funktionalität des POS-Systems, ob eine Geldbörse für die Zahlung verwendet wird oder ob die Zahlung über Apple Pay oder eine andere Zahlungsplattform abgewickelt wird.
Anders ausgedrückt: Ich glaube, es ist eine Frage, ob die Zustellung digitaler Belege in der gesamten Zahlungsinfrastruktur unterstützt wird. Und wenn wir von Kartenzahlungen sprechen, gilt das für alle Bereiche des Prozesses (Acquiring-Bereich, Interchange-Bereich und Issuing-Bereich).
Ich habe keine endgültige Antwort, aber damit 100 % digitale Belege einen echten Nutzen für das Geschäftsleben bringen, indem sie beispielsweise einen vollständig digitalen Belegfluss für Mitarbeiterausgaben ermöglichen, muss das Netz zweifellos feinmaschiger sein.
Ich muss ehrlich sein und sagen, dass, wenn digitale Quittungen hauptsächlich von Føtex, Netto, Bilka, Matas usw. abgeholt werden können, das Konzept für Geschäftskunden nicht genug Wert hat.
Deshalb glaube ich, dass der Schlüssel in der Zahlungsinfrastruktur liegt und dass gemeinsame Standards für digitale Belege festgelegt werden müssen.
Ein Blick in eines unserer Nachbarländer, Schweden, zeigt, dass dort ein Standard für digitale Quittungen definiert wurde. Vielleicht ist es eine Frage des stärkeren politischen Fokus auf Standardisierung in diesem Bereich, die wir brauchen, bevor wir von allen Einzelhändlern eine positive Antwort auf die Frage erhalten: "Kann ich bitte einen digitalen Beleg haben?"
