Can I have a digital receipt, please?

Quittungen sind auch für Unternehmen wichtig, da sie als Beleg für einen bestimmten Kauf dienen. Das bedeutet, dass Quittungen sind ein wichtiger Bestandteil der zusammengestellten Dokumentationsunterlagen, die für Buchhaltung, Buchhaltung und Wirtschaftsprüfung. Kann ein Unternehmen nicht für alle Einkäufe und Ausgaben vollständige Belege vorlegen, verstößt es gegen das Buchhaltungsgesetz. Und gemäß dem Dänisches Buchhaltungsgesetz, es ist allgemein bekannt, dass Belege ab dem Ende eines bestimmten Geschäftsjahres fünf Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

TL;DRDas dänische Recht erlaubt bereits die digitale Speicherung von Belegen, und zwar schon seit vor der Gesetzesänderung von 2015, die die cloudbasierte Speicherung ohne Sondergenehmigung ermöglichte. Acubiz argumentiert, dass vollständig digitale Belege, bei denen Papier überhaupt nicht mehr zum Einsatz kommt, der logische nächste Schritt sind und dass Lösungen wie der Smartphone-Erfassungsansatz von Acubiz und neue digitale Belegplattformen für den Point-of-Sale die Branche gemeinsam diesem Ziel näherbringen.

In Dänemark haben wir das Glück, dass die Gesetzgebung die digitale Speicherung von Buchhaltungsunterlagen und zugehörigen Belegen (z. B. Quittungen) erlaubt. Dies ist bereits seit mehreren Jahren der Fall, und im Jahr 2015 wurde das Gesetz dahingehend geändert, dass digitale Buchhaltungsunterlagen nun ohne Sondergenehmigung oder Meldung an die Behörden im Ausland gespeichert werden dürfen.

Dies hat es Unternehmen erleichtert, mit cloudbasierter Software zu arbeiten, und hat zudem günstige Voraussetzungen für die Arbeit mit digitale Quittungen. Und eines muss klar sein: Es besteht kein Zweifel daran, dass zu 100 % digitale Quittungen die Zukunft sind.

Digitalisierung von Belegen

Eine Möglichkeit, papierbasierte Belege zu digitalisieren, besteht darin, diese Aufgabe mithilfe von Technologie – sowohl Hardware als auch Software – zu bewältigen.

Das ist unter anderem das, was Die Spesenmanagement-Lösung von Acubiz was passiert, wenn ein Nutzer die Kamera seines Smartphones nutzt und die Acubiz-Software um einen Beleg zu erfassen und zu digitalisieren, ihn mit Daten anzureichern und in der Cloud zu speichern, damit er in den Buchhaltungsprozess des Unternehmens einfließen kann.

Eine andere Herangehensweise an digitale Quittungen besteht darin, den Teil mit Papier und Druck ganz zu umgehen. Mit anderen Worten: 100 % digital.

Bei vielen Transaktionen werden Quittungen bereits papierlos ausgestellt. Dies gilt beispielsweise für den Online-Handel, wo die Quittungen als HTML-Code oder im PDF-Format bereitgestellt werden. Es gibt auch bestimmte Kassensysteme, die die Zustellung von PDF-Quittungen anbieten, sofern der Kunde eine E-Mail-Adresse im System hinterlegt hat.

Es ist jedoch fraglich, ob diese Art von Belegen als zu 100 % digital angesehen werden kann, da Format und Lesbarkeit stark variieren können. Zudem werden Rechnungen in vielen B2B-Prozessen im EDI-Format übermittelt.

Was den Einkauf in stationären Geschäften angeht, steht eine umfassende Digitalisierung noch aus. Es gibt bereits Lösungen auf dem Markt, die diese Funktionalität bieten, sowohl im Inland als auch im Ausland.

Zum Beispiel haben wir Storebox, die digitale Quittungen von einer Vielzahl von Händlern und Einzelhändlern bereitstellen können. Darüber hinaus stellen wir fest, dass einige Einzelhändler die Bereitstellung digitaler Quittungen selbst anbieten, in der Regel dann, wenn sich der Kunde für ihr Treueprogramm anmeldet. Hinzu kommen die globalen Technologiegiganten Apple und Google, die mit ihren Zahlungslösungen in diesen Bereich eingestiegen sind.

Infrastruktur und Ökosysteme sind der Schlüssel

Meiner Meinung nach ist das Angebot in diesem Bereich nach wie vor recht fragmentiert und lückenhaft. Mit anderen Worten: Derzeit gibt es nur wenige Händler und Einzelhändler, die bei einem Kauf zu 100 % digitale Quittungen ausstellen.

Dies hängt von Faktoren ab, wie beispielsweise davon, ob der jeweilige Händler/Einzelhändler an eine Lösung angebunden ist, ob die betreffende Zahlungskarte mit der Lösung kompatibel ist, von der Funktionalität des Kassensystems, davon, ob für die Zahlung ein Wallet verwendet wird, oder davon, ob die Zahlung über Apple Pay oder eine andere Zahlungsplattform abgewickelt wird.

Anders ausgedrückt: Meiner Meinung nach stellt sich die Frage, ob die Bereitstellung digitaler Belege in der gesamten Zahlungsinfrastruktur unterstützt wird. Und wenn wir über Kartenzahlungen sprechen, gilt dies für alle Bereiche des Prozesses (Acquiring, Interchange und Issuing).

Ich habe zwar noch keine endgültige Antwort darauf, aber damit 100 % digitale Belege einen echten Mehrwert für das Geschäftsleben bieten – beispielsweise durch die Ermöglichung eines vollständig digitalen Belegflusses bei Spesenabrechnungen der Mitarbeiter –, besteht kaum ein Zweifel daran, dass das Netz noch feinermaschig sein muss.

Ich muss ehrlich sagen: Wenn digitale Quittungen hauptsächlich von Føtex, Netto, Bilka, Matas usw. abgerufen werden können, wird das Konzept für geschäftliche Nutzer nicht ausreichend wertvoll sein.

Deshalb bin ich der Meinung, dass der Schlüssel in der Zahlungsinfrastruktur liegt, und ich bin zudem der Ansicht, dass gemeinsame Standards für digitale Quittungen festgelegt werden müssen.

Wenn wir einen Blick auf eines unserer Nachbarländer, Schweden, werfen, wird deutlich, dass dort ein Standard für digitale Quittungen festgelegt wurde. Vielleicht brauchen wir einfach mehr politisches Engagement für die Standardisierung in diesem Bereich, bevor wir von allen Einzelhändlern eine positive Antwort erhalten, wenn wir fragen: „Könnte ich bitte eine digitale Quittung bekommen?“

Häufig gestellte Fragen

Sind digitale Belege in Dänemark als Spesenbelege rechtsgültig?

Ja. Die dänische Gesetzgebung erlaubt bereits seit mehreren Jahren die digitale Speicherung von Buchhaltungsunterlagen und zugehörigen Belegen, einschließlich Quittungen. Durch eine Gesetzesänderung aus dem Jahr 2015 wurden die Vorschriften weiter vereinfacht, indem die Speicherung digitaler Daten im Ausland ohne Sondergenehmigung oder Meldung an die Behörden gestattet wurde, was den Einsatz cloudbasierter Plattformen zur Spesenabrechnung ermöglicht.

Wie lange müssen Belege in Dänemark für buchhalterische Zwecke aufbewahrt werden?

Gemäß dem dänischen Buchhaltungsgesetz müssen Belege fünf Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sie sich beziehen, aufbewahrt werden. Die digitale Speicherung erfüllt diese Anforderung und ermöglicht einen deutlich schnelleren Zugriff als bei physischen Archiven. Ein digitales System verhindert zudem das Risiko, dass Papierbelege verloren gehen, verblassen oder beschädigt werden.

Was ist der Unterschied zwischen der Digitalisierung eines Papierbelegs und einem vollständig digitalen Beleg?

Die Digitalisierung eines Papierbelegs bedeutet, diesen mit der Kamera eines Smartphones zu erfassen und das Bild digital zu speichern. Ein vollständig digitaler Beleg bedeutet, dass der Schritt des Ausdrucks auf Papier gar nicht erst stattfindet: Der Händler sendet den Beleg als strukturierte Daten direkt an das Spesenabrechnungssystem des Käufers. Vollständig digitale Belege sind bei Online-Transaktionen und in einigen EDI-basierten B2B-Kontexten bereits weit verbreitet, doch die flächendeckende Einführung im stationären Einzelhandel ist noch im Gange.

Wie handhabt Acubiz die Erfassung und Speicherung von Belegen?

Acubiz-Nutzer fotografieren ihre Belege mit ihrem Smartphone mithilfe der Acubiz-App. Die Software extrahiert mittels OCR die wichtigsten Daten, ergänzt den Datensatz um relevante Metadaten und speichert ihn in der Cloud, wo er in den Buchhaltungsprozess übernommen wird. Auf diese Weise wird ein physischer Beleg bereits am Ort des Kaufs – und nicht erst am Ende einer Reise oder eines Spesenzyklus – in einen vorschriftsmäßigen digitalen Datensatz umgewandelt.