Die digitale Buchhaltung - Teil 1

Ich habe mich schon immer für Automatisierung und Digitalisierung interessiert. Mit meinem eigenen Unternehmen, Acubiz, habe ich den größten Teil meiner Karriere genau diesem Thema gewidmet.

Der Kernbereich von Acubiz ist der Prozess rund um die Art von Ausgaben, die von den Mitarbeitern erstellt werden. Mit anderen Worten: Es geht uns darum, einen digitalen und automatisierten Ablauf vom Zeitpunkt des Auftretens einer Ausgabe bis zu ihrer Buchung und Abrechnung sicherzustellen? Dazu gehören alle damit zusammenhängenden rechtlichen Dokumentationsanforderungen, Zuordnungsmöglichkeiten, Anforderungen an den Genehmigungsprozess, Anforderungen an die Unternehmensrichtlinien sowie die eigentliche buchhalterische Erfassung.

Der Prozess rund um diese Art von Ausgaben ist nur einer von vielen im gesamten Komplex der Finanzprozesse. Oder anders ausgedrückt: eine Komponente auf dem Weg zur digitalen Buchhaltung. In diesem Blogbeitrag gehe ich auf die Prozesse rund um die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ein und nenne einige Tools, die bei der Optimierung und Digitalisierung helfen. Es handelt sich um zwei der wichtigsten Prozesse in der Finanzfunktion und in der Regel um die beiden teuersten Prozesse - aber warum verlassen sich so viele Unternehmen immer noch auf langsame manuelle Arbeit, wenn es um die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung geht?

Debitoren

Das Debitorenmanagement umfasst viele Teilprozesse und wird schnell zu einer komplexen Angelegenheit mit vielen Fallstricken, die einem Unternehmen potenziell schaden können.

Die Debitorenbuchhaltung umfasst traditionell viele manuelle Aufgaben wie Bonitätsprüfung, Registrierung und Verbuchung von Zahlungen, Bankabstimmung, Zahlungserinnerungen, Mahnungen, Einspruchsbearbeitung, Inkasso usw. Ein effizienter Prozess, der all diese Aufgaben umfasst, trägt zur Optimierung des Cashflows und zur Verbesserung der Liquidität bei. Zahlreiche Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen mit einem effektiven Cashflow schneller wachsen können und im Allgemeinen höher bewertet werden. Für eine Finanzabteilung ist also ein solider Prozess für das Cashflow- und Liquiditätsmanagement eines der wichtigsten Instrumente, um das Unternehmen auf eine bessere Leistung auszurichten.

Ein geradliniger und digitaler Prozess in der Debitorenbuchhaltung ist nicht nur großen Unternehmen vorbehalten. Ich will nicht behaupten, dass alle großen Unternehmen einen reibungslosen, digitalen und automatisierten Debitorenprozess haben, aber viele können sich noch verbessern. Aber das gilt auch für kleine und mittlere Unternehmen, und es gibt eine breite Palette von leicht zugänglichen solutions und Diensten auf dem Markt, die Unternehmen jeder Größe bei der Umstellung auf einen digitalen Debitorenprozess unterstützen.

Ich habe unten eine Handvoll Beispiele aufgelistet, die Sie sich ansehen sollten:

• Likvido - ein in Dänemark entwickeltes System zur Verwaltung von Schuldnern.
• Tesorio - Amerikanische Plattform zur Optimierung der Cashflow-Leistung.
• FarPay - Dänische Plattform für das Debitorenmanagement.
• Fenerum - ebenfalls eine in Dänemark entwickelte Software, die speziell für Unternehmen auf Abonnementbasis entwickelt wurde.
• Moneyflow - innovative Plattform, die die sofortige Bezahlung von Rechnungen ermöglicht.

Kreditorenbuchhaltung

Ähnlich wie bei der Debitorenbuchhaltung gibt es auch bei der Verwaltung der Kreditoren zahlreiche Teilprozesse und ebenfalls wichtige Dinge zu beachten. Auch die Arbeit rund um die Kreditorenbuchhaltung kann sehr zeitintensiv sein. Allein der Prozess der Kontrolle und Genehmigung von Lieferantenrechnungen, einschließlich der Überprüfung, ob die Rechnungsdaten mit den bestellten und gelieferten Waren übereinstimmen, kann Stunde um Stunde in Anspruch nehmen. Und dieser Zeitaufwand findet nicht nur in der Finanzabteilung statt, sondern auch im übrigen Unternehmen. Darüber hinaus wirkt sich die Art und Weise, wie Sie Zahlungen kontrollieren, auch auf Ihren Cashflow und Ihre Liquidität aus.

Wenn es um die Kreditoren- und Debitorenverwaltung geht, gibt es auch digitale Tools, die diesen Prozess automatisieren können. Diese Arten von Tools werden oft als "Rechnungsmanagement" und "Purchase to Pay" solutions kategorisiert. Im Allgemeinen digitalisieren und rationalisieren diese Systeme den Prozess von der Kaufentscheidung bis zur Buchung und Bezahlung. D. h. von der Bestellung von Waren oder Dienstleistungen durch einen Antragsteller über die Genehmigung des Kaufs (möglicherweise auf mehreren Ebenen) bis hin zur Abwicklung der Buchhaltung und Zahlung. Software in diesen Kategorien digitalisiert in der Regel auch die Rechnungen und strukturiert deren Dateninhalt. Wenn Sie nach einer solchen Lösung suchen, ist es wichtig, dass Sie die Optionen gründlich untersuchen und sicherstellen, dass das System Ihren Geschäftsanforderungen entspricht. So eignet sich beispielsweise solutions mit der Kategorie "Purchase to Pay" solutions am besten für Unternehmen mit einem komplexen Kreditorenprozess.

Ich habe hier ein paar Beispiele für schöne solutions gefunden:

• Palette - voll funktionsfähige Purchase-to-Pay-Lösung, entwickelt vom schwedischen Unternehmen Palette Software.
• Acubiz Invoice Management - unsere firmeneigene Lösung für die Rechnungsverwaltung, die mit einem intuitiven mobilen Genehmigungsworkflow ausgestattet ist.
• Roger - Eine in Dänemark entwickelte Software für die Verwaltung von Kreditoren, einschließlich Genehmigung und Zahlung.
• MediusFlow - Software für die digitale Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung vom schwedischen Unternehmen Medius.

Wie eingangs erwähnt, liegt der Schwerpunkt von Acubiz auf den Ausgaben, die von den Mitarbeitern verursacht werden, zum Beispiel im Zusammenhang mit der Reisetätigkeit. Man nennt es auch Expense Management oder die Verwaltung von Auslagen, Auszahlungen oder Reisekosten. Für die meisten Unternehmen ist die Arbeit damit typischerweise ein Teil des Kreditorenprozesses. Gerade für das Spesenmanagement ist ein digitaler Service sehr sinnvoll, da viele Belege immer noch im klassischen physischen (papierbasierten) Format vorliegen. Sie haben wahrscheinlich auch bemerkt, dass ich erwähnt habe, dass wir auch eine Lösung für das Rechnungsmanagement im Angebot haben. Wie kommt das, werden Sie sich fragen? Nun, das liegt daran, dass der eigentliche Arbeitsablauf mit Genehmigung, buchhalterischer Erfassung und Abrechnung von Spesenbelegen bzw. Lieferantenrechnungen sehr ähnlich ist (es sei denn, Ihr Unternehmen hat komplexe Anforderungen an Lieferantenrechnungen). Deshalb ist es für Benutzer und Genehmigende sinnvoll, die Aufgaben auf ähnliche Weise und über eine erkennbare Schnittstelle zu erledigen.

Digitale und automatisierte Buchhaltung als Wettbewerbsvorteil

Ich bin fest davon überzeugt, dass eine automatisierte Buchhaltung Wettbewerbsvorteile für ein Unternehmen bringt. Ganz einfach: Wenn Sie den Cashflow und die Liquidität in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung optimieren, erhalten Sie einen größeren finanziellen Spielraum. Darüber hinaus können Sie durch die Automatisierung zeitliche Einsparungen erzielen. Dadurch wird Zeit für produktive, wertschöpfende Arbeit frei.

Wir wünschen Ihnen eine gute Fahrt auf dem Weg zur digitalen Buchführung.