Why you need to get a travel expense solution right now

Da die COVID-19-Pandemie die ganze Welt fest im Griff hat, wurde bereits viel über „die neue Normalität“ geschrieben. Damit ist das Leben während und nach der Pandemie in all ihren Facetten gemeint. Natürlich könnt ihr auch meine Sichtweisen dazu erwarten. Daher werde ich mich in meinen nächsten Blogbeiträgen diesem Thema widmen, basierend auf einer Acubiz Zusammenhang. Sie haben gerade die Überschrift dieses Beitrags gelesen und vielleicht gedacht: Das ergibt doch keinen Sinn, da es derzeit ja fast keine Geschäftsreisen gibt. Wenn Sie das denken, liegen Sie tatsächlich falsch. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, warum – ich werde nämlich erläutern, warum eine Lösung für Reisekostenabrechnung auch dann von großem Nutzen ist, wenn derzeit keine Geschäftsreisen stattfinden.

TL;DRTrotz eines fast vollständigen Stillstands bei Geschäftsreisen während der COVID-19-Pandemie behielt die Spesenmanagement-Lösung von Acubiz ihre volle Relevanz, da sie weit mehr als nur Reisekosten abdeckt: Abonnements, Büromaterial, Marketingausgaben und alle von Mitarbeitern getätigten Ausgaben profitieren vom gleichen digitalen Workflow. Das weit verbreitete Missverständnis, dass Spesenmanagement-Software gleichbedeutend mit Reisekosten-Software ist, führt dazu, dass Finanzteams nicht über die Tools verfügen, die sie tatsächlich benötigen.

Es geht um weit mehr als nur um reisebezogene Ausgaben

Tatsache ist, dass Lösungen für die Spesenabrechnung wie es bei uns traditionell der Fall ist, ist dies eng mit Geschäftsreisen und verschiedenen damit verbundenen Anforderungen verbunden. Ich bin nun schon seit mehr als 20 Jahren in dieser Branche tätig, und die ersten Versionen der Lösungen wurden in der Tat auch speziell entwickelt, um den Prozess im Zusammenhang mit support zu Reisekosten. Dafür gibt es viele gute Gründe, denn bei dieser Art von Ausgaben besteht ein enormer Bedarf, den Verwaltungsaufwand zu verringern. Dieses Bild hat sich festgesetzt, und das ist auch der Grund, warum viele Entscheidungsträger im Finanzbereich in der aktuellen Situation der Meinung sind, dass Technologien zur Automatisierung der Spesenabrechnung derzeit überholt sind. Sie gehen einfach davon aus, dass diese Technologien eng mit Geschäftsreisen und insbesondere mit internationalen Geschäftsreisen verbunden sind. Das entspricht jedoch nicht der Realität.

Ich weiß, dass das Zeit braucht, aber ich dränge meine Marketingabteilung ständig dazu, dieses Image zu ändern, nämlich dass Acubiz per Definition mit Reisekosten in Verbindung gebracht wird. Interessant ist jedoch, dass wir am Verhalten unserer Kunden und Nutzer mit der Lösung erkennen können, dass sie ihre Eignung weit über Kostenmanagement die ausschließlich mit Reisen zusammenhängen, einschließlich internationaler Reisetätigkeiten. Wir haben die Nutzung unserer Lösung während der bisherigen Corona-Zeit analysiert und mit den Nutzungsdaten (derselben Kunden) im entsprechenden Zeitraum des Vorjahres verglichen. Während des Lockdowns im März und April verzeichneten wir natürlich einen deutlichen Rückgang der Anzahl der in der Lösung verarbeiteten Spesenabrechnungen, da viele Aktivitäten plötzlich eingestellt wurden. Noch interessanter ist jedoch, dass wir uns wieder erholt haben und auf Kundenebene im direkten Vergleich ein durchgehend stabiles Niveau von etwa 70 % des Transaktionsvolumens in unserem System verzeichnen. Die sozusagen fehlenden 30 % bei den jeweiligen Kunden stehen hauptsächlich im Zusammenhang mit deren internationalen Reisetätigkeit.

Der Punkt ist, dass ein System wie das unsere neben den Ausgaben, die ausschließlich mit Auslandsreisen zusammenhängen, auch viele andere Arten von mitarbeiterinitiierten Ausgaben abdeckt. Ein beträchtlicher Teil des aktiven Transaktionsvolumens entfällt auf Inlandsreisen und eine breite Palette weiterer Ausgabenarten, die sich mit großem Vorteil über die Lösung verwalten lassen.

Von Reisekostenabrechnungim Rahmen des allgemeinen Kostenmanagements

Wir analysieren kontinuierlich die Nutzung von Acubiz und wussten bereits, dass viele unserer Kunden den Durchblick gewonnen haben und unsere Lösung für weit mehr als nur reisebezogene Ausgaben nutzen. COVID-19 hat die Rahmenbedingungen für Geschäftsreisen grundlegend verändert, und obwohl ich davon ausgehe, dass der internationale Reiseverkehr irgendwann wieder anlaufen wird, glaube ich auch, dass dieser Sektor einige dauerhafte Veränderungen erleben wird. Darauf werde ich in meinem nächsten Blogbeitrag zum Thema „Die neue Normalität“ zurückkommen. Vorerst geht es darum, dass Entscheidungsträger im Finanzbereich eher in Richtung allgemeines Spesenmanagement denken sollten als in Richtung Reisekostenabrechnung. Der Bedarf ist da – auch wenn der internationale Reiseverkehr derzeit auf einem Tiefpunkt ist.

Wenn ich das anderen erkläre, führe ich meist die Wohnungsbaugesellschaften als Beispiel an, die zu unseren Kunden zählen, wie zum Beispiel KAB zum Beispiel. In diesen Fällen besteht ein Großteil der Nutzer aus Hausmeistern und Hausverwaltern, die in den Immobilien arbeiten. Sie nutzen Acubiz beispielsweise, wenn sie eine Packung Schrauben benötigen, um einen kaputten Türgriff zu reparieren. Sie gehen einfach ins Kaufhaus und kaufen die Schrauben oder was auch immer sie für eine bestimmte Aufgabe benötigen, und reichen diesen Kauf dann als Spesen ein. Das geschieht direkt vor Ort – digital und mit allen erforderlichen Belegen. Und man muss sagen, dass ein Hausmeister als Nutzerprofil ziemlich weit vom typischen Geschäftsreisenden entfernt ist – aber der Bedarf an effizientes Kostenmanagement ist, wie ich schon sagte, immer noch da.

Hier geht es lediglich um die Digitalisierung und Automatisierung der Verwaltungsprozesse im Zusammenhang mit alle Arten von Ausgaben die von Mitarbeitern im Rahmen ihrer Arbeit initiiert werden. Wir alle haben erlebt, wie die COVID-19-Pandemie das Leben der Bürger und Unternehmen auf den Kopf gestellt hat, aber eines ist sicher: Die Digitalisierung und Automatisierung unserer Arbeitsweisen wird durch COVID-19 nicht aufgehalten werden! Wenn Sie als Unternehmen beschließen, Digitalisierungsprojekte aufgrund falscher Annahmen einzustellen oder zu verzögern, laufen Sie Gefahr, sich im Vergleich zu denjenigen, die ihre Digitalisierungsbemühungen zügig vorantreiben, in eine ungünstige Lage zu bringen.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine Spesenabrechnungssoftware nur dann sinnvoll, wenn Mitarbeiter häufig auf Geschäftsreisen sind?

Nein. Zwar wurden Spesenabrechnungs-Tools ursprünglich für Reisekosten entwickelt, doch hat sich ihr Anwendungsbereich mittlerweile auf alle mitarbeiterbezogenen Kosten ausgeweitet: Abonnements, Marketingausgaben, Anschaffungen von Ausrüstung, Verpflegung und vieles mehr. Selbst wenn keine Geschäftsreisen stattfinden, bietet derselbe digitale Workflow für die Erfassung von Belegen, die Genehmigung und die Buchhaltung einen Mehrwert.

Welche Ausgabenkategorien verwaltet Acubiz neben Reisekosten noch?

Acubiz deckt das gesamte Spektrum der Mitarbeiterausgaben ab, darunter Repräsentationskosten, Software-Abonnements, Werbung und Medienkäufe, Transportkosten, Verpflegung und Büromaterial. Alles, was eine Belegvorlage, Genehmigung und Buchung erfordert, fällt in den Anwendungsbereich, unabhängig davon, ob es sich um eine Geschäftsreise handelt oder nicht.

Warum halten manche Finanzverantwortliche Tools zum Ausgabenmanagement derzeit für irrelevant?

Diese Wahrnehmung hat historische Gründe: Frühe Versionen von Spesenabrechnungslösungen wurden speziell für die Abrechnung von Reisekosten entwickelt. Dieses Bild hat sich bis heute gehalten und führt dazu, dass manche Entscheidungsträger die Technologie als rein reisebezogen betrachten. Tatsächlich zeigen die Nutzungsdaten der Kunden jedoch, dass der Nutzen weit über den Reisebereich hinausgeht.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Einführung einer digitalen Lösung für das Spesenmanagement?

Der richtige Zeitpunkt ist, bevor Sie es dringend benötigen. Die Umsetzung in einer Phase mit geringerem Transaktionsvolumen, beispielsweise während einer Reiseflaute, ist eigentlich ideal. So lassen sich die Einführung reibungsloser gestalten, Schulungen ordnungsgemäß durchführen und Prozesse optimieren, bevor die Aktivitäten wieder anlaufen. Das Warten auf Spitzenzeiten erzeugt unnötigen Druck.