Da die COVID-19-Pandemie den ganzen Globus fest im Griff hat, ist bereits viel über "The New Normal" geschrieben worden. Das ist das Leben mit und nach der Pandemie in allen möglichen Zusammenhängen. Natürlich können Sie auch meine Sichtweise dazu erwarten. Deshalb werden sich die nächsten Blogs von meiner Seite aus mit diesem Thema beschäftigen, und zwar in einem Acubiz-bezogenen Kontext. Jetzt haben Sie gerade die Überschrift zu diesem Beitrag gelesen und vielleicht gedacht: Das macht doch keinen Sinn, denn Geschäftsreisen gibt es im Moment fast gar nicht. Wenn du das denkst, liegst du eigentlich falsch. Lesen Sie weiter und finden Sie heraus, warum eine Reisekostenabrechnungslösung von großem Nutzen ist, auch wenn es im Moment keine Geschäftsreisen gibt.
Es geht um viel mehr als reisebezogene Ausgaben
Tatsache ist, dass die Kostenabrechnung solutions wie die unsere traditionell eng mit Geschäftsreisen und den damit verbundenen Anforderungen verbunden ist. Ich bin jetzt seit mehr als 20 Jahren in diesem Geschäft, und die ersten Versionen von solutions wurden in der Tat auch speziell für support entwickelt, um den Prozess der Reisekostenabrechnung zu optimieren. Dafür gibt es viele gute Gründe, denn wenn es um diese Art von Ausgaben geht, gibt es einen großen Bedarf, die Verwaltungsarbeit zu erleichtern. Diese Art von Image bleibt haften, und das ist auch der Grund, warum viele Finanzentscheider in der gegenwärtigen Situation glauben, dass die Technologie zur Automatisierung von Reisekosten im Moment veraltet ist. Sie denken einfach, dass die Technologie eng mit der Geschäftsreisetätigkeit und insbesondere mit der internationalen Geschäftsreisetätigkeit verbunden ist. Das entspricht jedoch nicht der Realität.
Ich weiß, dass es Zeit braucht, aber ich dränge meine Marketingabteilung ständig dazu, dieses Image zu ändern, d.h. dass Acubiz per Definition mit Reisekosten verbunden ist. Das Interessante ist jedoch, dass wir anhand des Kunden- und Nutzerverhaltens sehen können, dass die Lösung ihre Eignung weit über das reine Reisekostenmanagement hinaus bewiesen hat, einschließlich internationaler Reiseaktivitäten. Wir haben die Nutzung unserer Lösung im bisherigen Corona-Zeitraum analysiert und mit den Nutzungsdaten (für dieselben Kunden) im entsprechenden Zeitraum des letzten Jahres verglichen. Während der Sperrung im März und April verzeichneten wir offensichtlich einen deutlichen Rückgang der Zahl der Ausgaben, die in der Lösung verarbeitet wurden, was auf die plötzliche Aussetzung vieler Aktivitäten zurückzuführen ist. Noch interessanter ist, dass wir wieder zurück sind und ein konstantes, stabiles Niveau von etwa 70 % des Transaktionsvolumens in unserem System verzeichnen, wobei wir einen Vergleich auf Kundenebene vornehmen. Die fehlenden 30 % bei den jeweiligen Kunden sind sozusagen hauptsächlich auf die internationale Reisetätigkeit der Kunden zurückzuführen.
Der Punkt ist, dass ein System wie das unsere viele andere Arten von Spesen umfasst, die von Mitarbeitern verursacht werden, abgesehen von denen, die nur mit internationaler Reisetätigkeit zu tun haben. Ein großer Teil des aktiven Transaktionsvolumens bezieht sich auf inländische Reisetätigkeit und eine breite Palette anderer Arten von Ausgaben, die mit großem Vorteil in der Lösung verwaltet werden können.
Von der Reisekostenabrechnung bis zum allgemeinen Kostenmanagement
Wir analysieren laufend die Nutzung von Acubiz und wir wussten bereits, dass viele unserer Kunden das Licht gesehen haben und unsere Lösung für viel mehr als reisebezogene Ausgaben nutzen. COVID-19 hat die Bedingungen für Geschäftsreisen völlig verändert, und während ich glaube, dass die internationale Reisetätigkeit irgendwann wieder zunehmen wird, glaube ich auch, dass dieser Sektor einige dauerhafte Veränderungen erleben wird. Darauf werde ich in meinem nächsten Blogbeitrag über "The New Normal" zurückkommen. Im Moment geht es darum, dass Finanzentscheider über ein allgemeines Kostenmanagement nachdenken sollten und nicht über die Reisekostenabrechnung. Der Bedarf ist da - auch wenn die internationale Reisetätigkeit derzeit auf ein Minimum reduziert ist.
Wenn ich das anderen erkläre, nehme ich meist die Wohnungsbaugesellschaften als Beispiel, die wir zu unseren Kunden zählen, wie zum Beispiel die KAB. In diesen Fällen besteht ein Großteil der Nutzer aus den Hausmeistern und Hausverwaltern, die in den Gebäuden arbeiten. Sie nutzen Acubiz, wenn sie zum Beispiel eine Packung Schrauben brauchen, um einen kaputten Türgriff zu reparieren. Sie gehen einfach ins Kaufhaus und kaufen die Schrauben oder was auch immer sie für eine bestimmte Aufgabe benötigen, und dann "verrechnen" sie diesen Kauf. Dies geschieht an Ort und Stelle - digital und mit allen erforderlichen Belegen. Und man muss sagen, dass ein Hausmeister vom Nutzerprofil her ziemlich weit vom typischen Geschäftsreisenden entfernt ist - aber der Bedarf an effizientem Spesenmanagement ist, wie gesagt, nach wie vor vorhanden.
Es geht ganz einfach um die Digitalisierung und Automatisierung des Verwaltungsprozesses im Zusammenhang mit allen Arten von Ausgaben, die von den Mitarbeitern bei der Ausübung ihrer Tätigkeit getätigt werden. Wir alle haben erlebt, wie die COVID-19-Pandemie viele Dinge für Bürger und Unternehmen auf den Kopf stellt, aber eines ist sicher: Die Digitalisierung und Automatisierung unserer Arbeitsabläufe wird durch COVID-19 nicht gestoppt werden! Wenn Sie sich als Unternehmen dafür entscheiden, Digitalisierungsprojekte aufgrund falscher Annahmen zu stoppen oder zu verzögern, riskieren Sie, sich im Vergleich zu denjenigen, die ihre Digitalisierungsbemühungen vorantreiben, in eine ungünstige Position zu bringen.
