CFO'ens rolle er særligt udfordrende i forbindelse med årsafslutningen, da den indebærer gennemgang af alle afdelingers budgetter, regnskaber, effektivitet og meget mere. For økonomiafdelingen omfatter dette både debitorer og kreditorer samt de værktøjer og processer, der er nødvendige for at producere nøjagtige økonomiske resultater ved årsafslutningen. Det er ikke nogen lille opgave, så vi er her for at ruste dig til at tackle udgiftsstyring på den bedst mulige måde!
Hvor meget tid bruger dit team på manuel udgiftsstyring?
Regnskabsopgaver er ofte manuelle, tidskrævende og fejlbehæftede. Overvej, hvor mange timer dine medarbejdere bruger på at oprette, gennemgå og behandle udgiftsrapporter hver måned. Det kan og bør optimeres og automatiseres.
Automatiserede løsninger til udgiftsstyring erstatter ikke medarbejderne; de giver dem mulighed for at være mere produktive og bruge mere tid på værdiskabende opgaver, hvilket øger medarbejdertilfredsheden og giver bedre resultater for virksomheden.
Forestil dig, at dit team brugte 15-30 minutter på hver udgiftsrapport. I mindre organisationer kan det svare til over 10 timers arbejde om ugen for en enkelt bogholder. Det er en fjerdedel af en medarbejders arbejdstid på en enkelt uge. Det skaber ikke merværdi for virksomheden; det er en rutineopgave, der skal udføres effektivt.
Den tid, der bruges på manuel og arbejdskrævende administration af udlægshåndtering, kan omdirigeres til strategiske og forretningskritiske opgaver, der skaber værdi for virksomheden. Ved at automatisere din udgiftsstyringsproces kan du opnå netop det.
Hvordan sikrer du nøjagtighed og synlighed i din udgiftsstyring?
Er dine udgiftsrapporter behæftet med fejl? Hvordan holder du styr på medarbejdernes kvitteringer og udgifter? Overvej løsninger som Acubiz, der digitaliserer processen og sikrer nøjagtighed:
- OCR-teknologi: Scan kvitteringer med optisk tegngenkendelse for præcis dataindtastning.
- Digital arkivering: Opbevar udgiftsbilag elektronisk, så de er let tilgængelige og ikke går tabt.
- Automatiserede godkendelser: Implementer automatiserede godkendelsesprocesser baseret på Firmapolitikker.
- Rapportering i realtid: Få løbende indsigt i udgifter, så du kan handle hurtigt.
- Analyse og rapportering: Brug analyseværktøjer til at identificere besparelsesmuligheder.
- Regelmæssig revision: Gennemgå processen regelmæssigt for at afdække fejl og svagheder.
- Uddannelse af medarbejderne: Sørg for, at medarbejderne er uddannet i systemet og politikkerne.
- Kontrol af leverandører: Samarbejd med leverandører om præcise fakturaer.
- Datakvalitet: Oprethold konsekvent udgiftskodning for nøjagtig rapportering.
Hvordan sporer du udgifter og omkostninger i realtid?
Kan du nemt få adgang til detaljerede realtidsoplysninger om udgifter, godkendelser og status?
En Acubiz udgiftshåndteringsløsning giver dig indsigt i hver enkelt udgiftsproces, fra indsendelse til godkendelse, kontrol og betaling. Desuden giver det dig mulighed for at kategorisere udgifter efter afdeling, omkostninger, kategori eller andre relevante faktorer.
Hvis du er nysgerrig efter at vide, hvilken afdeling der har flest udgifter, om der bruges flest penge på brændstof eller flyrejser, eller hvilken udgiftskategori der udgør den største omkostningsfaktor for virksomheden, kan du finde ud af det med Acubiz. Denne indsigt giver værdifuld information til at træffe informerede beslutninger og rapportere om udgifter.
Overvej værdien af at have en samlet platform til udgiftsstyring, der giver øjeblikkelig indsigt.
Hvordan optimerer du dine leverandørrelationer med din udbyder af omkostningsstyring?
- Løbende evaluering: Gennemgå regelmæssigt dine leverandører for at sikre den bedste pris og de bedste vilkår. Vurder, om dine nuværende leverandører stadig opfylder dine behov, og om der er muligheder for forbedringer eller besparelser.
- Automatisering af processer: Implementer automatiserede løsninger til forhandling og optimering af processer. Automatisering af udgiftsstyring kan reducere fejl, øge effektiviteten og frigøre ressourcer til mere strategiske opgaver som f.eks. leverandørforhandlinger.
- Indsigt i data: Brug indsigter fra udgiftshåndteringsløsningen til at analysere udgiftsmønstre, volumen og tendenser. Disse indsigter giver en bedre forståelse af udgiftskategorier og muligheder for besparelser, der kan styrke din forhandlingsposition.
- Strategiske forhandlinger: Brug nøjagtige oplysninger fra udgiftsstyringsløsningen til at forhandle mere strategisk med leverandører. Præsenter faktabaserede argumenter baseret på tidligere udgifter og volumen for at opnå bedre priser og vilkår.
- Leverandørdialog: Etabler en åben dialog med leverandørerne, og del data og indsigter om samarbejdet. Diskuter muligheder for at optimere processer og opnå gensidige fordele gennem samarbejde.
- Fokus på kvalitet: Sørg for konsekvent kodning af udgifter for nøjagtig rapportering og analyse. Det sikrer større gennemsigtighed og præcision i udgiftsdata.
- Løbende tilpasning: Vælg en udgiftshåndteringsløsning, der kan tilpasse sig ændringer i din virksomheds behov og leverandørstruktur. Det giver mulighed for hurtige reaktioner på ændringer og bedre resultater.
Ved at overveje disse punkter og udnytte omkostningsstyringsløsningen som en strategisk partner kan du optimere leverandørforholdene, opnå besparelser og skabe gensidig værdi for både din virksomhed og din leverandør.
Hvordan forenkler du årsafslutningen og rapporteringen?
Er de sidste måneder af regnskabsåret stressende for dig og din afdeling?
At afslutte finansielle transaktioner kan være en skræmmende og tidskrævende opgave. Men du kan gøre det mindre besværligt for dig og din afdeling. Automatiserede udgiftshåndteringsløsninger hjælper dig med at holde styr på udgifter og kvitteringer eller fakturaer ved at gemme dem digitalt, så du nemt kan hente de nødvendige oplysninger og dokumenter ved udgangen af regnskabsåret. Der er ingen grund til at jagte løse papirer eller bede medarbejderne om at indsende deres udgifter til tiden.
Og hvis du nogensinde står over for en revision, vil processen gå glat takket være digital dokumentation.
Hvad kan du som CFO tage med dig fra denne artikel?
Som CFO er der flere vigtige spørgsmål, du skal stille dig selv for at sikre en effektiv udgiftsstyring, der kan optimere værdien for dine medarbejdere.
Ved at overveje den tid og de omkostninger, der bruges på manuelle opgaver, nøjagtighed og synlighed i udgiftshåndteringen og forenkling ved udgangen af regnskabsåret, kan du strategisk forbedre din virksomheds resultater og samtidig frigøre ressourcer til mere værdiskabende opgaver. Med den rette indsigt, automatisering og samarbejde med løsninger som Acubiz kan du forvandle din udgiftsstyring til en problemfri og værdiskabende proces.
Acubiz er en af de mange fremragende løsninger på dette område og har hjulpet virksomheder med at digitalisere og strømline udgiftshåndteringsprocesser i over 25 år.
